合同审查审批流程管理标准化手册

合同审查审批流程管理标准化手册前言为规范企业合同审查审批流程，防范合同法律风险，提高合同管理效率，保证合同签订的合规性与合理性，特制定本手册。本手册旨在明确合同审查审批各环节的责任主体、操作规范及控制要求，为企业合同管理提供标准化指引。一、适用范围与业务场景本手册适用于企业内部各类经济合同的审查审批管理，包括但不限于：采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同、保密协议等。具体业务场景涵盖：对外合作项目合同签订前的审查与审批；内部部门间协作协议的规范管理；合同变更、解除及续签的流程管控；涉及重大金额、重要资源或法律风险的合同专项管理。二、全流程操作指引合同审查审批流程分为合同发起→初步审查→专业审查→合规审查→审批决策→签署归档六个环节，各环节责任主体、操作内容及输出成果（一）合同发起责任主体：业务部门（合同承办人）操作内容：合同承办人根据业务需求，准备合同草案及相关附件（如对方主体资格证明、技术协议、价格构成说明等），保证内容真实、准确、完整。填写《合同审查审批表》（见模板一），注明合同名称、编号、类型、对方主体信息、合同金额、签订期限、核心业务条款等基本信息，并附合同草案及附件材料。提交材料至本部门负责人进行初步审核，确认合同发起的必要性及业务需求的合理性。输出成果：合同草案、《合同审查审批表》及相关附件材料。（二）初步审查责任主体：业务部门负责人操作内容：审查合同发起的必要性：是否符合企业战略规划、年度经营计划及业务需求，是否存在重复签约或无效合同风险。审查业务条款完整性：检查合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等核心业务条款是否明确、合理。审查对方主体基本信息：核实对方单位名称、统一社会信用代码、法定代表人、住所地等信息是否与营业执照一致，必要时要求对方提供最新年检的营业执照复印件。审查材料完整性：确认《合同审查审批表》填写无误，合同草案及相关附件材料齐全。输出成果：业务部门负责人签署初步审查意见的《合同审查审批表》，通过后提交至法务部门。（三）专业审查责任主体：法务部门（或指定专业审查人员）操作内容：法律条款合规性审查：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管规定；审查合同主体、内容、形式是否合法，是否存在无效或可撤销条款；核对违约责任、知识产权、保密条款、争议解决方式等法律条款的明确性与可执行性。文本规范性审查：检查合同文本结构是否清晰，条款编号是否连续，用语是否专业、准确，避免歧义；保证合同附件与内容一致，附件签署页与签署页对应。风险提示与修改建议：对审查中发觉的法律风险点提出明确修改意见，并反馈至业务部门。输出成果：法务部门签署专业审查意见的《合同审查审批表》，附《合同审查意见表》（见模板二），明确通过、修改后通过或不通过的结论及理由。（四）合规审查（根据合同性质确定是否需其他部门参与）责任主体：财务部门、人力资源部门、审计部门等（根据合同类型确定）操作内容：财务部门审查（涉及资金收支的合同）：审查合同价款、支付方式、结算周期、税费承担等财务条款是否符合企业财务管理制度；核对对方收款账户信息是否合法合规，防范资金风险；评估合同履约对企业现金流、预算执行的影响。人力资源部门审查（涉及劳动、劳务的合同）：审查合同条款是否符合《劳动合同法》等相关规定，保障员工合法权益；核实岗位设置、薪酬标准、保密义务等条款与企业管理制度的衔接性。审计部门审查（重大经济合同或涉及大额资金的合同）：审查合同签订程序是否合规，决策流程是否符合权限规定；核合同内容是否符合企业内部控制要求，是否存在舞弊风险。输出成果：各相关部门签署合规审查意见的《合同审查审批表》，明确审查结论及修改建议。（五）审批决策责任主体：按合同金额及重要性划分审批权限（见下表）：合同类型金额区间审批人日常采购/服务合同≤10万元业务部门负责人+法务部门负责人10万-50万元业务部门负责人+法务部门负责人+分管副总经理＞50万元业务部门负责人+法务部门负责人+分管副总经理+总经理重大经营合同不论金额总经理+董事会（如需）涉外/特殊类型合同不论金额总经理+法务总监+董事长操作内容：审批人根据《合同审查审批表》及各部门审查意见，重点审查合同的经济性、合规性、风险可控性及审批流程的规范性。对“修改后通过”的合同，审批人需确认修改意见是否落实；对“不通过”的合同，注明理由并退回业务部门重新发起或终止流程。审批通过后，形成最终审批意见，确认合同可进入签署环节。输出成果：签署最终审批意见的《合同审查审批表》，明确审批结论。（六）签署归档责任主体：业务部门（合同承办人）、档案管理部门操作内容：合同签署：业务部门根据审批通过的合同文本，安排双方签署。采用书面形式的合同，应保证签字（盖章）清晰、完整，法定代表人或授权代表人签字需附授权委托书（如需）；电子合同需符合《电子签名法》规定，使用可靠的电子签名及认证服务。合同分发：签署后，业务部门留存原件至少2份，其中1份交档案管理部门归档，另1份交财务部门（涉及资金往来的）或相关部门作为履约依据。合同归档：业务部门在合同签署后5个工作日内，将合同原件、《合同审查审批表》、审查意见表、附件材料等整理成册，移交档案管理部门；档案管理部门对合同材料进行编号、登记、入库管理，保证合同档案的完整性与安全性，便于后续查阅。输出成果：签署生效的合同原件、完整的合同档案资料。三、标准化表单模板模板一：合同审查审批表合同编号合同名称合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他______对方单位名称统一社会信用代码法定代表人合同金额（元）大写：_________________小写：_______合同履行期限自_年_月_日至_年__月__日业务部门合同承办人联系方式：_____________审查意见业务部门负责人签字：_________日期：______法务部门签字：_________日期：______财务部门签字：_________日期：______人力资源部门签字：_________日期：______审批意见分管副总经理签字：_________日期：______总经理签字：_________日期：______备注模板二：合同审查意见表合同编号合同名称审查部门/人员审查日期审查内容一、主体资格□符合□不符合□需补充材料：_________二、条款完整性□完整□不完整□需补充：_________三、法律合规性□合法□不合法□风险点：_________四、财务条款□合理□不合理□需修改：_________五、其他意见审查结论□通过□修改后通过□不通过修改建议（可附页）审查人签字日期：______模板三：合同台账合同编号合同名称合同类型对方单位合同金额签订日期履行期限审批状态归档编号责任部门四、关键控制点与风险提示（一）主体资格审查风险风险点：对方主体不具备相应民事行为能力、超越经营范围或存在失信/涉诉记录，导致合同无效或履约风险。控制措施：签订前通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实对方主体信息，要求对方提供加盖公章的营业执照复印件及法定代表人证件号码明，必要时开展尽职调查。（二）条款完整性风险风险点：合同核心条款缺失或约定不明（如质量标准、违约责任、争议解决方式），导致履约争议或维权困难。控制措施：使用企业制定的标准化合同范本，对非标条款需逐项审查，保证核心要素明确、无歧义，避免使用“大概”“左右”等模糊表述。（三）审批流程合规风险风险点：未按权限审批或跳过审查环节，导致合同决策失误或违规签订。控制措施：严格执行分级审批制度，严禁越权审批；审批流程需在线上或线下留痕，保证各环节意见可追溯。（四）合同履行监控风险风险点：合同签订后未跟踪履行情况，对方违约未能及时发觉，造成企业损失。控制措施：业务部门作为履约责任主体，需定期跟踪合同履行进度，建立《合同履行跟踪表》，发觉异常情况及时上报并采取应对措施。（五）档案管理风险风险点：合同档案丢失、损坏或保管不当，导致后续维权或审计无据可依。控制措施：档案管理部门建立