会计档案室规范管理制度

PAGE会计档案室规范管理制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的会计档案管理工作。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，按照经济业务事项的内容加以分类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。（二）会计账簿1.总账，是根据会计科目开设的账簿，用于分类登记单位的全部经济业务事项，提供资产、负债、所有者权益、费用、成本、收入等总括核算的资料。（1）现金日记账，由出纳人员根据现金收付款凭证，按业务发生顺序逐笔登记。（2）银行存款日记账，由出纳人员根据银行存款收付款凭证，按业务发生顺序逐笔登记。（3）明细分类账，是根据总账科目所属的明细科目设置的，用于分类登记某一类经济业务事项，提供有关明细核算资料。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.会计报表附注，对会计报表的编制基础、编制依据、编制原则和方法及主要项目等所作的解释。3.财务情况说明书，主要说明企业的生产经营状况、利润实现和分配情况、资金增减和周转情况、税金缴纳情况、各项财产物资变动情况；对本期或者下期财务状况发生重大影响的事项；资产负债表日后至报出财务报告前发生的对企业财务状况变动有重大影响的事项；以及需要说明的其他事项。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，是在银行对账单余额与企业账面存款余额的基础上，各自加上对方已收本单位未收账项数额，减去对方已付本单位未付账项数额，然后编制的调节表。2.银行对账单，是银行和企业核对账务的联系单，也是证实企业业务往来的纪录，也可以作为企业资金流动的依据。3.其他应当保存的会计核算专业资料，如会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。4.会计电算化存储的会计数据、程序文件及其他会计资料。三、会计档案的整理（一）分类标准1.会计凭证按照月份和种类进行分类，如收款凭证、付款凭证、转账凭证。2.会计账簿按照总账、明细账、日记账等类别分别整理。3.财务会计报告按照年度、季度、月度分别整理。4.其他会计资料按照类别单独整理。（二）编号规则1.会计凭证编号：按照月份顺序，每月从1号开始连续编号。例如，20XX年1月收款凭证第1号至第XX号，付款凭证第XX+1号至第XX+XX号，转账凭证第XX+XX+1号至第XX+XX+XX号。2.会计账簿编号：总账为“1”，现金日记账为“2”，银行存款日记账为“3”，各类明细账按照科目顺序依次编号，如“41”表示某类明细账中的第一个科目。3.财务会计报告编号：年度报告为“1”，季度报告为“2”，月度报告为“3”，并在编号后注明报告所属年度、季度或月份。4.其他会计资料编号：根据资料类别依次编号，如银行存款余额调节表为“41”，银行对账单为“42”等。（三）装订要求1.会计凭证应按月装订成册，每册厚度一般以1.52厘米为宜。2.装订时应去除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整。3.在凭证封面上，应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、凭证张数等，并由装订人在封签处签名或盖章。4.会计账簿应在年度终了后，将活页账页装订成册，加具封面，注明单位名称、账簿名称、年度、月份、起止页数等，并由记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）签名或者盖章。5.财务会计报告应在年度终了后，按照规定的格式和内容进行装订，加具封面，注明单位名称、年度、报告种类等，并由单位负责人和主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章；设置总会计师的单位，还须由总会计师签名并盖章。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证保管期限为30年。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告类：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告保管期限为永久。4.其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。（二）保管地点1.公司设立专门的会计档案室，用于存放会计档案。会计档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保会计档案的安全。2.会计档案可采用纸质形式或电子形式进行保管。电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储介质上，并定期进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止因自然灾害、意外事故等原因导致数据丢失。（三）保管要求1.会计档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和利用。2.会计档案管理人员应定期对会计档案进行检查和核对，确保档案的完整性和准确性。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。3.会计档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自将会计档案提供给无关人员查阅或复制。因工作需要查阅会计档案的，应按照规定办理审批手续，并在指定地点查阅，不得擅自将会计档案带出档案室。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.本公司内部人员查阅会计档案，需填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并经所在部门负责人签字批准。2.将《会计档案查阅申请表》提交给会计档案管理人员，会计档案管理人员根据申请表内容，提供相应的会计档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得在会计档案上涂画、标记、拆散原卷册，也不得擅自复制、借出会计档案。如需复制会计档案，应按照规定办理审批手续，并由会计档案管理人员进行复制。（二）借阅程序1.外单位因工作需要借阅本公司会计档案的，需持有单位介绍信，并填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等。2.将《会计档案借阅申请表》提交给公司财务负责人审批，经批准后，由会计档案管理人员与借阅单位办理借阅手续，并将会计档案交付借阅单位。3.借阅单位应在规定的时间内归还会计档案，如有特殊情况需要延期归还的，应提前向公司提出申请，并经批准后方可延期。4.会计档案管理人员应对借阅单位归还的会计档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向借阅单位索赔，并追究相关人员的责任。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度另有规定外，可以按照规定程序销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由公司档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.公司负责人在《会计档案销毁清册》上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。4.监销人在销毁会计档案前，应当按照《会计档案销毁清册》所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在《会计档案销毁清册》上签名盖章，并将监销情况报告本公司负责人。七、会计档案管理的监督与检查（一）监督部门公司内部审计部门负责对会计档案管理工作进行定期监督检查，确保会计档案管理工作符合本制度的规定。（二）检查内容1.会计档案的整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合本制度的规定。2.会计档案管理人员是否履行职责，是否存在违规操作行为。3.会计档案的安全保管情况，是否存在安全隐患。（三）问题处理1.对于检查