公司档案管理制度

第1页，共5页集团公司档案管理制度编制日期审核日期批准日期

总则为加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性，特制定本制度。适用范围适用于集团档案的收集、整理、分类、利用及归档。定义档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图纸、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。档案编号：档号是以字符形式赋予档案的一组代码，是存取档案的标记，具有统计监督作用。综合部门：集团综合管理部或区域综合部。职责集团综合管理部建立健全集团档案管理制度，实施、指导和检查档案制度执行情况。收集、整理、分类、鉴定、统计、保管集团总部的档案和其他资料。负责集团总部档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保集团总部档案的安全。负责对各区域档案进行汇总备案。区域综合部负责区域总部档案的管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导区域其他部门档案管理。收集、整理、分类、鉴定、统计、保管区域总部的档案和其他资料。负责区域总部档案的利用和销毁管理。各相关部门负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合部门。工作规范与要求档案资料的收集各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集、整理并在固定时间报送至综合部门，综合部门应对报送的档案进行逐条检查。档案保密等级分为普通、机密和绝密三类，普通档案为公开性档案，对公司的经营和利益不会带来影响的；机密类档案为不易内部公开的文件如公司人事档案、劳动合同、员工薪酬资料；绝密级为：直接影响公司权益和利益的重要文件资料和信息，如：投资计划及其他决策方案、业务合同等。归档文件质量要求：归档文件材料要收集齐全、完整，格式、书写等符合要求。归档立卷做到分类清楚，组卷合理，期限划分准确，排列有序，编号准确。归档文件排列顺序，卷内目录填写，编号，装订等按照有关规定执行。综合部门根据报送档案的不同密级采取差异化归档形式，综合部门只有保管的义务，涉及保密类档案未经允许严禁保管人私自阅览，一经发现给予严厉惩罚甚至辞退，涉及严重损害公司利益的将追究其法律责任。档案编号档案类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊，档号编制应遵照以下要求执行：档号编制应遵循分类规则，设置一级、二级、三级等不同级别的类目，做到基本稳定、条理清楚，量大多设、量少少设，不交叉也不包含。档案编号格式为：集团区域-分类号-目录号-时间-流水号。第一部分：公司惯用缩写名称的首字母的拼音缩写（以能充分表述的4个英文字母表示），公司缩写名称一经使用不能更改。如：XX深圳，可表示为ZHSZ，XX上海，可表示为ZHSH；第二、第三部分：体档案编号的分类与目录参照《XX集团档案分类编号表》（试行版）。第四部分：存档时间，以档案存档年份+月份。如：2015年8月份，可表示为1508第五部分：流水号，为某类别下某小类某年某月的第几份档案，依序编码序号表示（序号预留三位数字）。范例：XX集团深圳区域行政管理类政府职能部门公文在2015年8月份归档的第1份档案，则档案编号为：ZHSZ-A-06-1508-001档案借阅公司正式员工可借阅公司开放范围内的各类档案，借阅人只需履行登记手续便可借阅。一般情况下，公司保密档案概不外借。若因工作需要借阅的，应办理相关审批手续。保密类、秘密类档案借阅，借阅人填写《档案借阅审批单》，经部门负责人、综合部门负责人同意后借阅。绝密类档案借阅除上述手续外必须有董事长审批方可借阅。开放范围内档案借阅时间最长不超过15天，保密类档案借阅时间最长不超过7天，如有特殊情形需延长借阅期限时，应按借阅程序办理续借手续。保密类档案外借一般只借复印件，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。档案销毁综合部门联合其他部门对已失去利用价值的档案进行盘点后销毁，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报相关领导鉴定批准，方可销毁。执行销毁任务时，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把经批准的销毁目录和相关批准手续文件，一并存档永久保存。档案统计档案统计工作应实现标准化，做到数字准确、字迹工整，不得潦草和涂改。综合部门建立“档案案卷目录”，做到账目清楚、手续完备、帐物相符，无差错遗漏项目，科学准确地反映库藏档案的门类、数量等状况。罚款各部门未认真督促和执行档案管理制度的，综合部门给予经办人口头警告。部门档案未按本制度要求归类建档的，给