行政管理工作流程标准化手册

行政管理工作流程标准化手册一、总则（一）编制目的为规范本单位行政管理工作流程，提升工作效率与服务质量，确保各项行政事务合规、有序开展，特制定本标准化手册。（二）适用范围本手册适用于本单位及下属机构的行政管理工作，涵盖公文处理、会议组织、办公用品管理、档案管理、后勤服务等核心行政职能。（三）编制依据依据《党政机关公文处理工作条例》《企业档案管理规定》等法律法规，结合本单位实际管理制度与业务需求编制。二、流程体系架构（一）流程分类按行政职能划分为公文管理流程（收文、发文、督办）、会议管理流程（筹备、组织、跟进）、办公用品管理流程（需求、采购、发放）、档案管理流程（收集、整理、利用）、后勤服务流程（场地管理、设施维护、接待服务）等五大类，覆盖行政工作全场景。（二）流程层级一级流程：总览某类行政工作的核心环节（如“公文管理总流程”），明确关键节点与责任主体。二级流程：细分一级流程的具体环节（如“收文流程”“发文流程”），规范操作步骤及时限。三级流程：针对二级流程的操作细则（如“收文登记标准”“会议纪要格式规范”），提供标准化模板与执行要求。三、核心流程标准化操作（一）公文管理流程1.收文流程接收：行政部文书岗接收外部来文（纸质/电子形式），当场核查文号完整性、文件份数与格式规范性，1个工作日内登记《收文登记表》（要素：来文单位、文号、标题、接收时间、份数）。拟办：文书岗结合文件内容与单位职责，1个工作日内提出拟办意见（如“呈送部门领导审阅”“转财务部协办”），附文件报部门负责人签批。承办：相关部门接收签批文件后，2个工作日内明确承办人及时限（急件24小时内启动，普通件3个工作日内反馈进展）；承办中需跨部门沟通的，由文书岗统筹协调。督办：行政部督查岗跟踪承办进度，超期未办的向承办部门发《督办通知单》，记录督办情况并报部门领导。归档：承办完毕后，文书岗3个工作日内将文件及办理记录移交档案岗，按《档案分类目录》归档。2.发文流程拟稿：业务部门或行政部拟稿，格式符合《党政机关公文格式》，注明主送、抄送单位及密级（如需）；拟稿人签字后，部门负责人审核内容合规性。审核：行政部文秘岗1个工作日内审核格式规范性（如字体、排版、附件），提出修改意见后返回拟稿部门完善。签发：按权限报领导签发（部门文件由部门负责人签发，单位文件由分管领导或主要领导签发），签发后确定文号、印发日期。排版印制：文秘岗或文印室2个工作日内完成排版，核对无误后印制（份数含存档、分发、报送需求）。分发：文书岗按签发意见分发文件，登记《发文登记表》，电子公文同步上传OA系统。归档：发文原稿及分发记录由文书岗3个工作日内移交档案岗归档。（二）会议管理流程1.会议筹备需求提报：部门提前2个工作日提交《会议申请单》（含主题、时间、地点、参会人员、议程、材料需求），部门负责人签字后报行政部。审批：行政部1个工作日内审核（时间冲突、场地可用性、材料准备情况），报分管领导审批；急会可简化流程，事后24小时内补单。筹备执行：行政部会务岗协调场地（提前1个工作日布置桌椅、投影、茶水），提前1个工作日发会议通知（含议程、材料、注意事项）；需准备材料的，会务岗提前审核并协调印制。2.会议组织签到：会务岗提前15分钟组织签到，统计出席情况并反馈主持人。主持与记录：主持人按议程推进会议，记录岗同步做好会议记录（电子档+纸质，清晰记录决议、行动项、责任人、时限）。服务保障：会务岗保障茶水供应、设备运行，突发情况（如设备故障联系技术岗、人员缺席通知主持人调整议程）即时处理。3.会后跟进纪要整理：记录岗24小时内整理会议纪要，经主持人审核后发参会人员及相关部门。行动项督办：行政部督查岗跟踪行动项落实，每周汇总进度并报领导；逾期未完成的，向责任部门发《督办提醒函》。资料归档：会务岗3个工作日内将会议材料（申请单、通知、签到表、纪要、材料）移交档案岗归档。（三）办公用品管理流程1.需求申报部门每月末提交《办公用品需求表》（注明品名、规格、数量、用途），部门负责人签字后报行政部采购岗。采购岗结合《办公用品库存台账》（实时更新库存数量、保质期），2个工作日内汇总需求并确定采购量。2.采购与验收采购：采购岗选择合格供应商（按《供应商管理办法》），签订采购合同（或订单），约定交货时间、质量标准（如A4纸克重≥70g）。验收：货到后，行政部仓管员与采购岗共同验收，核对数量、质量，填写《验收单》；不合格品3个工作日内退换。3.发放与库存管理发放：每月5日、20日为固定发放日，仓管员按《需求表》发放，部门指定领取人签字，登记《发放台账》。库存：仓管员每月末盘点库存，更新台账；低于安全库存（如A4纸剩余5箱）时触发采购流程；做好防潮、防盗及保质期管理（如硒鼓、墨水）。（四）档案管理流程1.档案收集各部门按《档案分类目录》整理文件（含电子、纸质），每年6月、12月集中移交行政部档案岗；移交时填写《档案移交清单》，双方签字确认。特殊档案（如合同、项目资料）于项目结束后30日内移交。2.档案整理档案岗按年度、类别、保管期限（永久、30年、10年）整理档案；纸质档案编号、装订，电子档案建立目录并双份备份（本地+云端）。3.档案利用内部借阅：员工填写《档案借阅单》，部门负责人审批后，档案岗登记并提供档案；借阅期限不超过7个工作日，逾期需续借。外部借阅：需单位领导审批，签订保密协议；档案岗全程跟踪，确保档案归还。4.档案销毁达到保管期限的档案，档案岗提出销毁申请，附《档案销毁清单》报分管领导审批；会同纪检、审计部门监销，留存销毁记录。四、流程优化与持续改进（一）流程评估定期评估：每半年由行政部牵头，各部门参与，通过“流程执行效率（如公文处理时限达标率）”“合规性（如档案移交及时率）”“满意度（如会议服务满意度）”等指标，评估流程执行情况，收集问题与建议。专项评估：遇业务调整、制度更新时，开展专项评估，确保流程适配新需求。（二）优化机制问题整改：对评估发现的问题，明确责任部门、整改时限，行政部跟踪落实；整改完成后，验证效果并更新流程。流程更新：每年修订手册，发布新版本；同步开展培训，确保全员知悉新流程。五、保障措施（一）组织保障成立“流程管理小组”，行政部负责人任组长，各部门指定流程专员，负责流程执行监督、问题反馈与跨部门协调。（二）培训与宣贯新员工入职培训包含流程内容，每年组织全员流程培训（线上课程+线下答疑），发放手册电子版（OA系统可查）、纸质版（按需领取）。流程更新后，3个工作日内完成培训宣贯，确保执行层理解新要求。（三）监督与考核行政部每月抽查流程执行情况，结果纳入