国企办公室部门制度规范

PAGE国企办公室部门制度规范一、总则（一）目的为加强国企办公室部门的规范化管理，提高工作效率，确保各项工作有序、高效开展，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于国企办公室部门全体工作人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和公司各项规章制度，确保办公室工作合法合规。2.高效务实原则：以提高工作效率为核心，注重工作实效，追求工作质量。3.分工协作原则：明确各岗位职责，加强内部协作，形成工作合力。4.服务至上原则：牢固树立服务意识，为公司领导、各部门及全体员工提供优质、高效的服务。二、岗位职责（一）办公室主任岗位职责1.全面负责办公室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.协调办公室与公司其他部门之间的工作关系，确保各项工作顺利衔接。3.负责审核办公室各类文件、报告、会议纪要等，确保文件质量。4.组织安排公司重要会议、活动，做好会议记录和活动总结。5.负责办公室人员的工作调配、绩效考核和培训发展。6.完成公司领导交办的其他临时性工作任务。（二）文秘岗位岗位职责1.负责公司各类文件的起草、审核、印发、归档等工作。2.做好公司文件资料的整理、分类、保管，确保文件资料的完整性和安全性。3.协助办公室主任组织会议，做好会议通知、会议资料准备、会议记录等工作。4.负责公司对外公文的收发、登记、传阅、催办等工作，及时处理各类文件。5.参与公司重要文稿的撰写，为公司决策提供文字支持。6.完成领导交办的其他文字处理工作。（三）档案管理岗位岗位职责1.制定并执行公司档案管理制度，规范档案管理流程。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.做好档案的保管、利用和统计工作，确保档案的安全和完整。4.按照规定期限对档案进行鉴定和销毁，做好档案销毁记录。5.为公司各部门提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪工作。6.参与公司档案信息化建设，推进档案数字化管理。（四）行政事务岗位岗位职责1.负责公司办公用品、设备的采购、管理和发放工作。2.做好公司办公区域的环境卫生管理，定期组织清洁和检查。3.负责公司车辆的调度、使用管理和维护保养，确保车辆安全运行。4.办理公司员工的入职、离职、调动等手续，做好员工人事档案管理。5.组织公司各类福利活动，如节日慰问、生日福利等，增强员工归属感。6.完成公司领导交办的其他行政事务性工作。（五）机要保密岗位岗位职责1.负责公司机要文件的收发、传递、保管和清退工作，严格执行机要文件管理制度。2.做好公司保密工作，制定保密制度和措施，加强保密宣传教育。3.对公司涉及国家秘密、商业秘密的文件、资料、信息等进行保密管理，防止泄密事件发生。4.负责公司保密要害部门、部位的安全管理，定期进行保密检查。5.协助有关部门查处公司泄密事件，提出处理意见和建议。6.完成领导交办的其他机要保密工作任务。三、工作流程与规范（一）文件管理流程1.文件起草：由相关部门或人员负责起草文件，确保文件内容准确、完整、清晰。2.文件审核：起草完成的文件先由起草部门负责人审核，再提交办公室文秘岗位进行格式、文字等方面的审核，重要文件需经办公室主任审核把关。3.文件印发：审核通过的文件，按照规定的发文流程进行编号、排版、印制，加盖公司印章后印发。4.文件归档：文件印发后，文秘岗位及时将文件原件及电子文档进行整理归档，确保文件资料的完整性和可查性。5.文件传阅：对于需要传阅的文件，文秘岗位按照规定的传阅范围和顺序进行传阅，并做好传阅记录，确保文件及时传达到相关人员。6.文件催办：对于需要办理的文件，文秘岗位负责跟踪催办，及时了解文件办理进度，确保文件得到及时处理。（二）会议组织流程1.会议筹备：办公室根据公司领导要求或工作需要，确定会议主题、时间、地点、参会人员等，制定会议议程和会议资料，提前通知参会人员。2.会议通知：文秘岗位负责起草会议通知，明确会议的各项要求，通过邮件、短信、电话等方式及时通知参会人员。3.会议资料准备：根据会议议程，准备好会议所需的文件、资料、发言稿等，确保会议资料齐全、准确。4.会议记录：安排专人负责会议记录，详细记录会议内容、讨论情况、决议事项等，确保会议记录真实、完整。5.会议纪要撰写：会议结束后，文秘岗位及时整理会议记录，撰写会议纪要，经办公室主任审核后印发给参会人员和相关部门。6.会议总结：办公室对会议的组织情况、会议效果等进行总结分析，为今后的会议组织提供经验参考。（三）档案管理流程1.档案收集：各部门按照档案管理制度的要求，定期将应归档的文件、资料等移交至档案管理岗位。2.档案整理：档案管理岗位对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案整齐有序。3.档案装订：对纸质档案进行装订，确保档案牢固、整齐。4.档案上架：将整理装订好的档案上架存放，按照分类顺序排列，便于查找和利用。5.档案查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案时，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理岗位查阅。档案管理岗位做好查阅登记，严格控制查阅范围和时间。6.档案借阅：因特殊原因需要借阅档案的，需填写档案借阅申请表，经办公室主任批准后，办理借阅手续。档案管理岗位对借阅档案进行跟踪管理，确保按时归还。7.档案鉴定与销毁：档案管理岗位定期对档案进行鉴定，对已过保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。（四）行政事务管理流程1.办公用品采购：行政事务岗位根据各部门需求，制定办公用品采购计划，选择合适的供应商进行采购。采购完成后，及时办理入库手续，并做好发放登记。2.办公区域环境卫生管理：制定办公区域环境卫生管理制度，明确清洁标准和责任分工。定期组织清洁人员进行清洁打扫，并进行检查考核。3.车辆管理：建立车辆管理制度，规范车辆调度、使用、维护保养等流程。驾驶员按照规定做好车辆日常检查和保养工作，确保车辆安全运行。车辆使用前需填写车辆使用申请表，经批准后使用。4.员工人事档案管理：负责员工人事档案的建立、整理、保管和查阅工作。员工入职时，及时收集整理相关档案资料；员工离职时，按照规定办理档案转出手续。5.福利活动组织：根据公司安排，策划组织各类福利活动，如节日慰问、生日福利等。提前做好活动方案制定、物资准备、人员通知等工作，确保活动顺利开展。（五）机要保密管理流程1.机要文件收发：机要保密岗位负责机要文件的收发工作，严格执行签收、登记、编号、传阅、保管、清退等制度。2.保密制度制定：根据国家保密法律法规和公司实际情况，制定完善的保密制度和措施，明确保密责任和保密要求。3.保密宣传教育：定期组织公司员工进行保密宣传教育，提高员工的保密意识和保密技能。4.保密检查：定期对公司保密工作进行检查，重点检查保密制度执行情况、涉密文件资料管理情况、保密要害部门部位安全情况等，及时发现和整改存在的问题。5.泄密事件处理：一旦发生泄密事件，机要保密岗位应立即采取措施，保护现场，及时报告公司领导，并协助有关部门进行调查处理。对泄密责任人依法依规进行严肃处理。四、工作纪律与行为规范（一）考勤制度1.办公室工作人员应严格遵守公司考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.请假应提前按照规定程序办理请假手续，经批准后方可离开工作岗位。请假期间应保持通讯畅通，以便及时处理工作事务。3.办公室负责对工作人员的考勤情况进行统计和公示，对违反考勤制度的行为按照公司规定进行处理。（二）工作纪律1.遵守工作时间，坚守工作岗位，不得擅自离岗、串岗。工作时间内不得从事与工作无关的事情。2.严格遵守公司各项规章制度，保守公司机密，不得泄露公司商业秘密、技术秘密和其他敏感信息。3.认真履行工作职责，积极主动完成工作任务，不得推诿扯皮、敷衍塞责。对工作中出现的问题应及时报告并妥善处理。4.加强团队协作，相互支持、配合，不得搬弄是非、破坏团结。与其他部门沟通协作时应态度诚恳、礼貌待人。（三）行为规范1.着装整洁、得体，符合职业形象要求。在办公区域不得穿着拖鞋、短裤等过于随意的服装。2.言行举止文明礼貌，使用文明用语，不得在办公区域大声喧哗、争吵。3.爱护办公设备和办公用品，节约使用资源，杜绝浪费现象。对损坏的设备应及时报修，对丢失或损坏的办公用品应照价赔偿。4.保持办公区域环境整洁，不得随意丢弃垃圾，个人物品摆放整齐有序。五、绩效考核与激励机制（一）绩效考核指标1.工作任务完成情况：根据各岗位工作职责，对工作任务的完成数量、质量、进度等进行考核。2.工作质量：包括文件起草质量、会议组织效果、档案管理规范程度、行政事务处理水平等方面的考核。3.工作效率：考核工作任务的完成速度和及时性，是否能够按时或提前完成工作任务。4.协作能力：评价与其他部门及同事之间的协作配合情况，是否能够积极主动地提供支持和帮助。5.创新能力：鼓励员工在工作中提出创新性的想法和建议，对工作方法、流程等进行改进和优化。（二）绩效考核周期绩效考核以季度为周期进行，每季度末对办公室工作人员进行考核评价。（三）激励机制1.对绩效考核成绩优秀的员工，给予表彰和奖励，包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。对连续多次获得优秀成绩的员工，在薪酬调整、职业发展等方面给予优先考虑。2.对绩效考核成绩不合格的员工，进行诫勉谈话，提出改进要求和期限。如在规定期限内仍未达到要求，按照公司规定进行相应的处理，如降职、调岗、扣发奖金等。3.设立专项奖励，对在工作中表现突出、为公司做出重大贡献的员工，给予特别奖励，激发员工的工作积极性和创造力。六、培训与发展（一）培训计划制定根据办公室工作需求和员工个人发展需要，制定年度培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间等。（二）培训内容1.业务知识培训：包括文件管理、会议组织、档案管理、行政事务处理、机要保密等方面的专业知识培训，提高员工的业务能力和工作水平。2.技能培训：如办公软件操作技能、沟通技巧、写作技巧等培训，提升员工的综合素质和工作效率。3.法律法规培训：组织员工学习国家相关法律法规和公司规章制度，增强员工的法律意识和合规意识。4.职业道德培训：加强员工职业道德教育，培养员工的敬业精神、责任感和团队合作精神。（三）培训方式1.内部培训：由办公室主任或业务骨干担任培训讲师，定期组织内部培训课程，分享工作经验和业务知识。2.外部培训：根据培训需求，选派员工参加外部专业培训机构举办的培训课程或讲座，拓宽员工视野，学习先进的管理理念和工作方法。3.在线学习：利用网络学习平台，为员工提供丰富的学习资源，员工可自主选择学习课程，提升自身能力。4.实践锻炼：通过安排员工参与实际工作项目、轮岗交流等方式，让员工在实践中锻炼和成长，提高解决实际问题的