如何规范供应商报价制度

PAGE如何规范供应商报价制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司供应商报价行为，确保采购成本的合理性、透明性和可控性，提高公司采购工作的效率和质量，维护公司利益，促进与供应商的良好合作关系。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购项目中涉及的供应商报价管理，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.公平公正原则：确保所有供应商在报价过程中享有平等的机会，不受歧视，报价依据客观、公正的标准进行评估。2.合法合规原则：供应商报价行为必须符合国家法律法规以及行业相关标准和规范，不得有任何违法违规操作。3.诚实守信原则：供应商应如实提供报价信息，不得虚报、瞒报价格及相关资料，确保报价的真实性和可靠性。4.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理规范报价制度，降低采购成本，提高公司经济效益。二、供应商选择与管理（一）供应商筛选标准1.资质信誉：具备合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照，具有良好的商业信誉，无不良记录。2.生产能力：拥有与所供应产品或服务相匹配的生产设备、技术工艺和生产规模，能够保证稳定的供应能力。3.质量保证：具备完善的质量管理体系，所供产品或服务符合国家、行业及公司规定的质量标准，能够提供有效的质量检测报告和售后服务承诺。4.价格竞争力：在同行业中具有合理的价格水平，能够根据市场变化和公司需求提供有竞争力的报价。（二）供应商准入流程1.供应商推荐：由采购部门、使用部门或其他相关部门根据业务需求推荐潜在供应商。2.资质审核：采购部门对推荐的供应商进行资质审核，收集并审查其相关证照、业绩、信誉等资料。3.实地考察：对于重要供应商或新合作供应商，采购部门会同相关部门进行实地考察，评估其生产经营状况、质量控制能力等。4.准入审批：经审核和考察合格的供应商，填写供应商准入申请表，报公司管理层审批，批准后纳入公司合格供应商名录。（三）供应商动态管理1.定期评估：采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估，评估结果作为供应商后续合作的重要依据。2.绩效评级：根据评估结果对供应商进行绩效评级，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于绩效评级为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改，整改仍不合格的，取消其合格供应商资格。3.供应商淘汰与更新：根据供应商绩效评级和公司业务发展需求，适时淘汰不合格供应商，引入新的优质供应商，保持供应商队伍的活力和竞争力。三、报价要求与流程（一）报价要求1.报价内容完整性：供应商应提供详细的报价清单，包括产品名称、规格型号、数量、单价、总价、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等内容，确保报价信息完整准确。2.价格构成合理性：报价应包含产品成本、运输成本、税费、利润等合理构成部分，不得故意抬高或压低价格，确保价格的合理性和真实性。3.价格有效期：供应商应明确报价的有效期，一般情况下，报价有效期不得少于[X]个工作日。在有效期内，供应商不得擅自变更报价。（二）报价流程1.采购需求发起：使用部门根据业务需要填写采购申请单，明确采购产品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货期等内容，提交至采购部门。2.采购任务分配：采购部门根据采购申请单，将采购任务分配给相应的采购人员。3.询价与报价邀请：采购人员向合格供应商发送询价函或报价邀请书，明确采购需求和报价要求，要求供应商在规定时间内回复报价。4.供应商报价提交：供应商应按照询价函或报价邀请书的要求，在规定时间内将报价文件密封提交至采购部门。报价文件应加盖供应商公章，并由法定代表人或授权代表签字确认。5.报价接收与登记：采购部门指定专人负责接收供应商报价文件，对报价文件进行登记，记录报价供应商名称、报价日期、报价内容等信息。6.报价初步审核：采购人员对供应商报价进行初步审核，检查报价内容的完整性、价格构成的合理性、报价有效期等是否符合要求。对于不符合要求的报价，采购人员应及时与供应商沟通，要求其补充或修正报价。四、报价评估与选择（一）评估指标1.价格因素：比较各供应商的报价高低，评估其价格竞争力。价格评估应综合考虑产品质量、交货期、售后服务等因素，避免单纯以价格最低作为选择供应商的唯一标准。2.质量因素：参考供应商的质量保证能力、过往供货质量记录等，评估所供产品或服务能否满足公司质量要求。3.交货期因素：考察供应商的交货期承诺是否可靠，能否按时满足公司生产经营需求。4.售后服务因素：评估供应商提供售后服务的能力和水平，包括维修、保养、退换货等方面的承诺和保障。5.其他因素：如供应商的信誉、合作经验、技术支持能力等，也可作为报价评估的参考因素。（二）评估方法1.综合评分法：根据各项评估指标的重要程度，设定相应的权重，对各供应商的报价进行综合评分。计算公式为：综合得分=价格得分×价格权重+质量得分×质量权重+交货期得分×交货期权重+售后服务得分×售后服务权重+其他得分×其他权重。根据综合得分高低选择供应商。2.最低价成交法：在满足采购需求的前提下，选择报价最低的供应商成交。但最低价成交法应在充分评估供应商质量、交货期、售后服务等因素的基础上谨慎使用，确保采购项目的顺利实施。（三）评估流程1.组建评估小组：采购部门会同使用部门、质量部门等相关人员组成评估小组，负责对供应商报价进行评估。评估小组成员应具备相关专业知识和经验，确保评估工作的公正性和客观性。2.资料收集与分析：评估小组收集各供应商的报价文件、资质证明、业绩资料、样品检测报告等相关资料，进行详细分析和比较。3.实地考察与调研：对于重要采购项目或存在疑问的供应商，评估小组可进行实地考察，与供应商进行面对面沟通交流，进一步了解其实际情况。同时，也可向其他客户或行业专家进行调研，获取更多关于供应商的信息。4.评估打分与讨论：评估小组根据评估指标和评估方法，对各供应商进行打分，并进行集中讨论。在讨论过程中，应充分发表意见，对评估结果进行综合分析和论证。5.评估结果确定：评估小组根据讨论结果，确定最终的供应商选择方案。评估结果应形成书面报告，报公司管理层审批。五、合同签订与执行（一）合同签订1.合同起草与审核：采购部门根据评估结果，起草采购合同。合同内容应明确双方的权利义务、产品或服务规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同起草完成后，应提交公司法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。2.合同签订与盖章：采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同，并加盖双方公章。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门了解合同内容，做好后续工作。（二）合同执行1.交货与验收：供应商应按照合同约定的交货期和交货地点，按时、足额交付货物或提供服务。采购部门会同质量部门等相关人员对所供货物或服务进行验收，验收合格后出具验收报告。对于验收不合格的产品或服务，采购部门应及时通知供应商进行整改或退换货。2.付款管理：采购部门应按照合同约定的付款方式和付款期限，及时办理付款手续。在付款前，采购部门应核对供应商发票、验收报告等相关凭证，确保付款依据充分、准确。对于逾期付款的供应商，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。3.合同变更与解除：在合同执行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除后，采购部门应及时调整相关工作安排，并做好善后处理工作。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门监督：公司审计部门定期对采购项目进行审计，检查供应商报价制度的执行情况，包括询价、报价、评估、合同签订与执行等环节是否合规、有效。对于发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.采购部门自查：采购部门应建立内部自查机制，定期对本部门的采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。同时，采购部门应加强对采购人员的培训和管理，提高其业务水平和廉洁自律意识。（二）外部监督1.供应商反馈：鼓励供应商对公司采购工作进行监督，如发现公司在供应商报价管理过程中存在违规行为或不合理要求，供应商可向公司采购部门或管理层反馈，公司应及时调查处理，并将处理结果反馈给供应商。2.行业监管：关注行业动态和监管要求，确保公司供应商报价制度符合行业规范和法律法规要求。积极配合行业主管部门的监督检查工作，及时整改存在的问题。七、违规处理（一）供应商违规处理1.警告与整改：对于供应商在报价过程中存在的轻微违规行为，如报价信息不完整、价格构成不合理等，采购部门应及时向供应商发出警告，要求其限期整改，并提交整改报告。2.暂停合作：对于供应商存在较严重违规行为，如虚报价格、提供虚假资料等，采购部门应暂停与其合作，并进行调查核实。如违规行为属实，采购部门应根据合同约定追究其违约责任，同时将其从合格供应商名录中删除。3.法律追究：对于供应商的违规行为给公司造成损失的，公司有权依法追究其法律责任，要求其赔偿经济损失。（二）公司内部人员违规处理1.批评教育：对于公司内部人员在供应商报价管理过程中存在的轻微违规行为，如未按规定流程操作、泄露报价信息等，由所在部门负责人对其