合同审批与归档标准化操作手册

合同审批与归档标准化操作手册为规范公司合同全生命周期管理，明确各部门职责分工，防范合同风险，提高审批效率，保证合同归档的完整性与安全性，特制定本手册。本手册适用于公司所有类型合同（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同等）的审批与归档流程，涉及业务部门、法务部、财务部、行政部及管理层等相关主体。一、适用范围与业务场景（一）适用合同类型本手册涵盖公司经营管理中各类对外经济合同，包括但不限于：采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包采购等；销售类合同：产品销售、服务提供、定制开发等；合作类合同：战略合作、项目合作、代理合作等；劳动类合同：劳动合同、劳务合同、实习协议等；其他类合同：租赁合同、保密协议、知识产权合同等。（二）适用业务场景新合同签订：业务部门与外部合作方达成合作意向，需签订书面合同时；合同变更：已签订合同需履行内容（如金额、期限、履行方式等）变更时；合同续签：合同到期前，双方同意续签时；合同补签：因特殊情况需对已履行的业务进行合同补签时。二、标准化操作流程详解（一）合同发起与草拟发起主体：业务部门（如销售部、采购部、人力资源部等）为合同发起第一责任人。操作内容：（1）业务部门根据合作需求，收集对方主体资格信息（如营业执照、法定代表人证件号码明等），确认合作方具备履约能力；（2）按照公司《合同示范文本库》（如有）选择对应模板，或根据实际需求起草合同文本，明确合同要素（如合同主体、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等）；（3）填写《合同审批流程表》（见附件1），注明合同基本信息（合同名称、编号、对方主体、金额、类型等）及部门内部审核意见。输出成果：合同草稿、《合同审批流程表》（部门负责人签字版）。（二）部门内部审核审核主体：业务部门负责人。审核内容：（1）合同内容是否符合业务需求，合作条款是否合理；（2）合同主体信息是否真实、完整，合作方资质是否符合要求；（3）合同履行风险是否可控，是否有相应风险防控措施；（4）合同金额是否在部门预算范围内，是否符合公司授权审批规定。操作要求：（1）部门负责人需在1个工作日内完成审核，在《合同审批流程表》上签署“同意”“修改后同意”或“不同意”的明确意见；（2）若“修改后同意”，业务部门需根据意见修改合同后重新提交审核；若“不同意”，终止流程并说明理由。输出成果：签署审核意见的《合同审批流程表》、修改后的合同草稿（如适用）。（三）法务审核审核主体：法务部（或公司法务专员*）。审核内容：（1）合同主体是否适格，是否存在法律禁止或限制的情形；（2）合同条款是否合法合规，是否存在显失公平、无效或可撤销风险；（3）违约责任、争议解决方式等核心条款是否明确、可执行；（4）合同文本是否规范，是否存在歧义或漏洞。操作要求：（1）法务部需在2个工作日内完成审核，重大或复杂合同可延长至3个工作日；（2）审核通过后，在《合同审批流程表》上签署“同意”意见；需修改的，注明修改意见，业务部门调整后重新提交；（3）法务部需建立《合同审核台账》，记录合同名称、编号、审核日期、审核人及主要意见。输出成果：签署审核意见的《合同审批流程表》、法务修改意见书（如适用）。（四）财务审核审核主体：财务部（或财务主管*）。审核内容：（1）合同价款、支付方式、结算条款是否符合公司财务制度；（2）发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、税率、开票时间等约定是否合规；（3）涉及资金支付的，是否有明确的付款节点、金额及审批流程；（4）合同成本预算是否合理，是否符合公司成本控制要求。操作要求：（1）财务部需在1个工作日内完成审核，在《合同审批流程表》上签署“同意”或“修改后同意”意见；（2）若涉及大额资金支付或特殊财务条款，需同步与业务部门、法务部沟通确认。输出成果：签署审核意见的《合同审批流程表》。（五）管理层审批审批主体：根据合同金额及重要性，分别由以下层级审批：（1）一般合同：部门负责人、法务部、财务部审核通过后，报分管副总*审批；（2）重大合同：金额超过[具体金额，如50万元]或涉及公司核心业务的，需经分管副总审核后，报总经理*审批；（3）特别重大合同：如战略投资、重大资产处置等，需提交总经理办公会或董事会审议。审批内容：（1）合同是否符合公司战略规划及经营目标；（2）合同风险与收益是否匹配，审批权限是否符合规定；（3）其他需管理层决策的重大事项。操作要求：（1）管理层需在2个工作日内完成审批，在《合同审批流程表》上签署“同意”或“不同意”意见；（2）“不同意”的，需注明理由，流程终止并退回业务部门。输出成果：签署审批意见的《合同审批流程表》。（六）用印与签署用印主体：行政部（或公章管理员*）。操作内容：（1）业务部门持最终审批通过的《合同审批流程表》及合同文本，到行政部申请用印；（2）行政部核对审批流程完整性、合同文本与审批意见一致性，确认无误后加盖公司公章或合同专用章；（3）用印后，合同文本份数需满足双方各执1份（如需多份，注明用途），行政部留存1份原件用于归档。签署要求：（1）合同需由双方法定代表人或授权代表签字，授权代表需提供《授权委托书》；（2）签署时需保证合同文本完整无涂改（若有修改，需双方在修改处盖章或签字确认）。输出成果：双方签署并盖章的合同原件（至少一式两份）。（七）合同分发与执行分发主体：业务部门。操作内容：（1）业务部门在合同签署后2个工作日内，将合同原件分发给合作方（如需）、法务部、财务部、行政部及相关部门；（2）同步在《合同信息登记表》（见附件2）中登记合同编号、签署日期、履行期限、责任人等信息，并报行政部备案。执行要求：（1）业务部门负责跟踪合同履行情况，保证按约定履行义务（如交付货物、提供服务、支付款项等）；（2）履行过程中若发生变更、解除或纠纷，需及时向法务部、财务部及管理层汇报，按流程处理。输出成果：合同分发记录、《合同信息登记表》（更新版）。（八）归档准备准备主体：业务部门（合同履行责任人）、行政部。操作内容：（1）合同履行完毕或终止后，业务部门收集与合同相关的全部材料，包括：合同审批流程表、合同原件、补充协议、变更文件、履行凭证（如验收报告、付款凭证、发票等）、沟通函件等；（2）对材料进行分类整理，去除无关或重复文件，保证材料真实、完整、清晰。输出成果：完整的合同履行材料包。（九）归档提交与审核提交主体：业务部门。审核主体：行政部（或档案管理员*）。操作内容：（1）业务部门在合同终止后10个工作日内，将整理好的材料包提交至行政部，并填写《合同归档清单》（见附件3）；（2）行政部核对材料完整性、规范性，检查是否缺少必备文件（如审批表、合同原件、履行凭证等），核对《合同归档清单》与材料一致性；（3）审核通过后，双方在《合同归档清单》上签字确认；若材料不齐，业务部门需在3个工作日内补充完善。输出成果：签署确认的《合同归档清单》、完整的合同归档材料包。（十）档案管理与查阅管理主体：行政部（档案室）。归档要求：（1）行政部对归档材料进行编号、登记、装订，存入专用档案盒，标注合同名称、编号、日期、保管期限等信息；（2）合同档案保管期限根据合同类型及法律法规要求确定，一般合同不少于10年，重大合同不少于20年，劳动合同保存至员工离职后2年。查阅要求：（1）因工作需要查阅合同档案的，需填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人签字后，报行政部审批；（2）查阅时需在档案室指定区域进行，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，确需复印的，经行政部批准后加盖“档案复印专用章”；（3）涉密合同档案（如涉及商业秘密、核心技术等）的查阅，需经总经理审批，并由行政部专人陪同。输出成果：规范化的合同档案、《合同档案查阅登记表》。三、相关表单模板附件1：《合同审批流程表》合同名称编号合同类型对方主体名称合同金额履行期限发起部门发起日期审核流程审核意见业务部门负责人法务部财务部分管副总总经理（如需）用印记录用印日期备注附件2：《合同信息登记表》合同编号合同名称对方主体签署日期履行期限合同金额责任部门责任人履行状态（待履行/履行中/已完成/终止）备注附件3：《合同归档清单》合同编号合同名称归档日期材料总数序号材料名称份数页数备注1合同审批流程表2合同原件3补充协议（如有）4履行凭证（如验收报告）……提交人签字审核人签字四、操作要点与风险提示（一）操作要点主体审查：合同签订前务必核查合作方营业执照、授权委托书等资质文件，保证其具备履约能力，避免“皮包公司”无效签约风险。条款明确：合同条款需具体、可量化，避免使用“大概”“左右”等模糊表述，价款、履行期限、违约责任等核心内容需明确无歧义。流程完整：严格执行“发起-部门审核-法务审核-财务审核-管理层审批-用印签署”流程，严禁跳过审批环节或先签后批。材料归档：合同履行过程中的所有相关材料（包括沟通记录、变更文件、凭证等）需同步收集归档，保证档案完整性。（二）风险提示合规风险：若合同条款违反法律法规或监管要求，可能导致合同无效或产生行政处罚，法务审核需重点关注合法性。履约风