2025年企业档案管理规范手册

2025年企业档案管理规范手册1.第一章总则1.1适用范围1.2档案管理原则1.3档案管理人员职责1.4档案管理目标2.第二章档案分类与编码2.1档案分类标准2.2档案编码规则2.3档案分类与编码应用3.第三章档案收集与整理3.1档案收集流程3.2档案整理方法3.3档案归档要求4.第四章档案保管与安全4.1档案保管环境要求4.2档案安全防护措施4.3档案销毁管理规定5.第五章档案利用与检索5.1档案利用原则5.2档案检索方法5.3档案借阅与保密规定6.第六章档案信息化管理6.1档案信息化建设要求6.2档案数据管理规范6.3档案系统安全与备份7.第七章档案工作监督与考核7.1档案工作监督机制7.2档案工作考核标准7.3档案工作奖惩制度8.第八章附则8.1本规范解释权属于企业档案管理部门8.2本规范自发布之日起施行第一章总则1.1适用范围本章适用于各类企业在日常运营中产生的各类档案资料，包括但不限于合同、财务凭证、业务往来记录、员工档案、项目文档、技术资料、法律文件等。这些档案是企业运营的重要依据，也是企业法律合规和内部管理的关键支撑。根据《企业档案管理规范》（GB/T311-2020）及相关行业标准，本规范适用于所有涉及档案管理的组织和单位。1.2档案管理原则档案管理应遵循“统一领导、分级负责、归档管理、规范有序、安全保密”等基本原则。档案的收集、整理、保管、调阅、销毁等环节需严格遵循相关法规和标准，确保档案的真实、完整、有效和安全。同时，档案管理应注重信息化建设，推动档案数字化，提升管理效率和信息利用率。根据行业实践，企业应定期进行档案管理评估，确保管理措施与业务发展相适应。1.3档案管理人员职责档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉档案管理流程和相关法律法规。其职责包括档案的收集、分类、整理、保管、调阅、归档、销毁等全过程管理。档案管理人员需定期检查档案的完整性和安全性，确保档案资料的准确性和可追溯性。档案管理人员还应参与企业内部培训，提升全员档案管理意识和能力。根据行业经验，档案管理人员应具备至少3年以上的档案管理实践经验，且持有相关专业资格证书。1.4档案管理目标档案管理的目标是实现档案的高效利用、安全保存和合规管理。企业应通过建立完善的档案管理体系，确保档案资料的完整性、准确性和可追溯性，为企业的决策、运营和法律事务提供可靠依据。同时，档案管理应注重信息系统的建设，实现档案的电子化和信息化管理，提升管理效率和数据安全性。根据行业标准，企业应定期开展档案管理绩效评估，持续优化管理流程，确保档案管理工作的有效性和可持续性。2.1档案分类标准在企业档案管理中，档案的分类是确保信息有序存储与高效检索的基础。根据2025年企业档案管理规范手册，档案分类应遵循一定的标准，以保证分类的科学性与实用性。档案分类通常基于档案的内容、载体形式、使用目的以及管理需求等维度进行划分。例如，企业档案可按业务类型分为财务档案、合同档案、生产档案、人事档案等，每类档案再根据其具体内容进一步细分。档案的分类还应考虑其保存期限，如永久、长期、短期等，以确保档案的完整性和可追溯性。在实际操作中，企业档案的分类需结合行业特点与管理需求进行调整。例如，制造业企业可能更注重生产过程中的技术档案，而服务型企业则更关注客户关系管理相关的文件。档案分类的标准化有助于提高档案管理的效率，减少重复工作，提升档案利用的便捷性。同时，分类标准应定期更新，以适应企业业务的发展与管理要求的变化。2.2档案编码规则档案编码是实现档案分类与检索的重要手段，其规则应具备唯一性、可识别性和可扩展性。根据2025年企业档案管理规范手册，档案编码通常由多个部分组成，包括档案类型代码、档案归属代码、档案序号等。例如，档案类型代码可采用国际标准ISO27001中的分类体系，以确保分类的统一性；档案归属代码则根据企业组织架构进行编码，便于档案的归档与管理。在编码规则的制定过程中，企业应结合自身业务特点，制定符合实际的编码体系。例如，某大型制造企业可能采用“企业代码-档案类型代码-档案编号”三级编码结构，其中企业代码为统一的标识符，档案类型代码根据业务类别划分，档案编号则用于唯一标识每份档案。编码规则应具备一定的灵活性，以便在档案管理过程中进行调整与优化。在实际应用中，档案编码的制定需经过系统设计与审批，确保编码规则的稳定性和可操作性。同时，编码应与档案管理系统的数据库结构相匹配，以实现数据的自动检索与管理。企业应定期对编码规则进行审查，确保其与档案管理的实际需求保持一致。2.3档案分类与编码应用档案分类与编码的应用贯穿于企业档案管理的各个环节，从档案的归档、保管到调阅与销毁，均需依赖分类与编码体系。根据2025年企业档案管理规范手册，档案分类与编码的应用应覆盖档案的全生命周期管理。例如，在档案归档时，系统需根据分类标准自动将档案归入相应类别，并唯一的编码，以确保档案的准确存储与检索。在实际操作中，档案分类与编码的使用需结合信息化管理手段，如档案管理系统（FMS）或电子档案管理系统（EAM）。系统应具备自动分类、编码与检索功能，以提高档案管理的效率。例如，某企业通过引入档案分类编码系统，实现了档案的快速检索与调阅，减少了人工查找的时间成本。分类与编码体系还需与企业的业务流程相衔接，确保档案管理与业务活动的同步进行。在档案管理过程中，分类与编码的使用还需考虑档案的保管期限与安全要求。例如，长期保存的档案需采用特殊的存储条件，而短期保存的档案则需定期归档与销毁。分类与编码体系应与档案的保管期限相结合，确保档案的完整性和可追溯性。同时，企业应建立档案分类与编码的管理制度，明确责任分工，确保分类与编码体系的有效实施。3.1档案收集流程在档案管理中，档案的收集是一个系统性的工作，需要遵循一定的流程来确保信息的完整性与准确性。档案收集通常包括以下几个步骤：-分类与识别：在收集档案前，需对档案内容进行分类，明确其性质与用途，以便后续的整理与归档。例如，财务档案、业务档案、人事档案等，每类档案都有其特定的管理要求。-信息核实：在收集过程中，需对档案内容进行核实，确保其真实性和完整性。例如，原始凭证、合同、审批文件等，必须确保其来源合法、内容准确，避免因信息错误导致管理问题。-归档前的标准化处理：档案在收集完成后，需进行标准化处理，如统一格式、统一编号、统一存储方式等，以确保档案在后续管理中能够高效检索与使用。-权限与责任划分：档案的收集需明确责任人，确保档案在流转过程中不被遗漏或篡改。例如，档案管理员需对档案的收集、整理、归档全过程负责，确保档案管理的规范性。3.2档案整理方法档案整理是档案管理的重要环节，其目的是提高档案的可检索性与可用性。整理方法通常包括以下方面：-分类编码：根据档案的内容、性质、来源等，进行编码分类，便于后续检索。例如，使用国际标准分类法（如ISIC）或企业内部分类体系，确保分类标准统一。-文件排列：档案按时间、主题、类别等进行排列，通常采用“按时间顺序排列”或“按主题分类”的方式。例如，财务档案按月份或季度归档，业务档案按项目或客户归档。-文件编号与标签：为每份档案赋予唯一的编号，便于识别与管理。同时，使用标签或标签系统，对档案进行标记，如“重要”、“保密”、“需销毁”等，提高档案的可管理性。-电子化处理：对于电子档案，需进行数字化处理，确保其在存储、检索、共享等方面具备良好的性能。例如，使用档案管理系统（如EAM、ERP）进行电子档案的存储与管理。3.3档案归档要求档案归档是档案管理的最终环节，其要求包括以下方面：-归档时间与顺序：档案应按照一定的时间顺序进行归档，通常以“年度”或“季度”为单位，确保档案的完整性和连续性。例如，财务档案按年份归档，业务档案按季度归档。-归档内容与范围：档案归档需涵盖所有与企业运营相关的文件，包括但不限于合同、审批文件、财务凭证、会议记录、员工档案等。确保档案的全面性与完整性。-归档格式与存储方式：档案应按照统一的格式进行存储，如纸质档案应使用A4纸张，电子档案应使用标准格式（如PDF、XML），并确保存储介质的可靠性与安全性。-归档后的管理与维护：档案归档后，需建立完善的管理制度，包括档案的借阅、调阅、销毁等流程，确保档案的安全与保密。例如，重要档案需设置借阅权限，定期检查档案的完整性与可用性。-档案的长期保存与销毁：对于长期保存的档案，需按照国家或行业标准进行保存，如保存期限为10年以上的档案需按期归档。对于过期或无使用价值的档案，需按规定进行销毁，确保档案管理的合规性与安全性。4.1档案保管环境要求档案保管环境需满足一定的温湿度控制标准，以确保档案的物理完整性。一般建议温度保持在14-24℃之间，相对湿度控制在30%-60%之间，避免过高或过低的温湿度导致档案霉变或纸张脆化。档案存储区域应保持安静，减少噪音干扰，防止因振动或机械冲击导致档案损毁。同时，应避免阳光直射，防止紫外线照射造成档案老化。档案库房应配备恒温恒湿系统，确保环境稳定，减少因环境波动带来的档案损坏风险。应定期检查通风系统，确保空气流通，避免因空气不洁导致档案受污染。4.2档案安全防护措施档案安全防护需从多个层面入手，包括物理防护、电子防护及人员管理。物理防护方面，档案应存放在防潮、防尘、防虫的专用档案柜中，柜体应具备防盗功能，防止未经授权的人员进入。电子档案应使用加密存储技术，确保数据在传输和存储过程中的安全性，同时定期进行系统漏洞检查与更新。档案室应配备监控系统，实现24小时实时监控，确保异常情况能及时发现并处理。档案管理人员应接受定期安全培训，掌握应急处理流程，提升突发事件应对能力。4.3档案销毁管理规定档案销毁需遵循严格的程序，确保销毁过程合法合规。销毁前应进行清点与鉴定，确认档案内容无误后方可进行。销毁方式应采用物理销毁或化学销毁，确保档案彻底消除，不留痕迹。销毁后应填写销毁登记表，记录销毁时间、人员、销毁方式及负责人，确保可追溯。销毁档案应由具备资质的第三方机构进行，避免内部人员私自处理引发风险。5.1档案利用原则在档案管理过程中，档案利用原则是确保档案信息有效、安全、有序使用的基础。档案利用应遵循客观、公正、合法、保密的原则，确保档案在使用过程中不被篡改或破坏。根据行业实践经验，档案利用应优先满足机构内部的业务需求，同时兼顾外部单位的合理请求。例如，档案利用需经过审批流程，确保使用权限符合规定，避免信息泄露。档案利用应注重信息的时效性，及时归档和调阅，以提高档案的使用效率。5.2档案检索方法档案检索方法是档案管理的重要组成部分，其目的是通过系统、科学的方式查找所需档案。常见的检索方法包括分类检索、主题检索、关键词检索以及交叉检索。分类检索是依据档案的属性，如时间、类别、部门等进行分类，便于快速定位。主题检索则根据档案内容的关键词进行查找，适用于信息量较大的档案库。关键词检索是通过设定特定的检索词，如“项目名称”、“日期”等，提高检索效率。交叉检索则是结合多种检索方法，综合判断档案的归属。根据行业标准，档案检索应采用统一的分类体系，确保检索结果的准确性。5.3档案借阅与保密规定档案借阅是档案管理中的一项重要环节，其目的是保证档案的流通与利用。借阅应严格遵循借阅制度，借阅前需填写借阅申请表，经相关负责人审批后方可借出。借阅过程中，档案应按照规定期限归还，不得擅自复制或销毁。保密规定是档案借阅的核心内容，借阅档案需遵守保密协议，不得擅自向外部人员透露内容。根据行业规范，档案借阅应建立借阅登记制度，记录借阅人、时间、内容等信息，确保档案使用过程可追溯。涉及国家秘密或商业秘密的档案，应按照相关法律法规进行管理，确保信息安全。第六章档案信息化管理6.1档案信息化建设要求档案信息化建设需遵循国家相关标准与行业规范，确保系统架构、数据格式与接口符合国家档案局发布的《电子档案管理规范》。建设过程中应采用模块化设计，支持多平台接入与数据共享，提升系统扩展性与兼容性。根据行业经验，档案管理系统应具备至少三级数据安全等级，确保数据在传输与存储过程中的安全性。同时，系统需配备完善的访问控制机制，实现对档案权限的精细化管理，防止未授权访问与数据泄露。6.2档案数据管理规范档案数据管理需遵循统一的数据标准与结构，确保数据一致性与可追溯性。数据应按照分类编码规则进行存储，支持多维度检索，如按时间、类别、责任主体等进行查询。数据更新应遵循变更控制流程，确保历史数据的完整性和准确性。根据行业实践，档案数据应定期进行校验与审计，确保数据质量符合国家档案管理要求。同时，数据备份应采用异地冗余存储，确保在系统故障或自然灾害情况下，数据能够迅速恢复。6.3档案系统安全与备份档案系统安全建设应涵盖物理安全、网络安全与数据安全三个层面。物理安全需配备防盗、防潮、防雷等设施，确保档案实体的安全。网络层面应部署防火墙、入侵检测系统与加密传输技术，防止非法访问与数据窃取。数据安全方面，应采用加密存储与传输技术，确保数据在存储与传输过程中的机密性。备份策略应遵循“定期备份+异地存储”原则，确保数据在灾难恢复时能够快速恢复。根据行业经验，备份频率应根据数据重要性与业务需求设定，一般建议每日或每周进行一次全量备份，同时保留至少3个月的归档备份。7.1档案工作监督机制7.1.1监督机制的建立与运行档案工作监督机制是确保档案管理流程合规、高效运行的重要保障。该机制通常由企业内部的档案管理部门牵头，结合制度执行、专项检查、日常巡查等多种手段进行。监督内容涵盖档案的收集、整理、归档、保管、调阅、销毁等全过程，确保档案资料的真实、完整、安全和可用。7.1.2监督方式与频率监督方式包括定期检查、专项审计、第三方评估以及员工自查等。企业应根据档案管理的复杂程度，制定合理的监督频率，如季度检查、年度审计以及不定期抽查。监督结果将作为档案管理绩效评估的重要依据。7.1.3监督结果的应用监督结果将反馈至档案管理部门，并作为绩效考核、奖惩机制的重要参考。对于发现问题的部门或个人，将采取限期整改、通报批评、责任追究等措施，确保问题及时纠正，防止重复发生。7.2档案工作考核标准7.2.1考核指标体系考核标准涵盖档案管理的多个维度，包括档案的完整性、准确性、及时性、规范性以及保密性等。考核指标通常分为定量指标和定性指标，定量指标如档案归档率、调阅频率、销毁率等；定性指标如档案管理制度的执行情况、档案安全措施的有效性等。7.2.2考核周期与方式考核周期通常为季度或年度，采用定量分析与定性评估相结合的方式。定量分析通过数据统计得出，定性评估则通过现场检查、资料审核等方式进行。考核结果将作为档案管理人员的绩效评价依据。7.2.3考核结果的反馈与改进考核结果将通过书面通报、会议通报等方式反馈给相关责任人，并提出改进建议。对于考核不合格的部门或个人，将进行整改并纳入绩效考核体系，确保档案管理工作持续优化。7.3档案工作奖惩制度7.3.1奖励机制与激励措施为鼓励档案管理人员积极履行职责，企业应建立奖励机制，如年度优秀档案管理员评选、档案管理贡献奖、绩效奖金等。奖励措施应与档案管理的成效挂钩，激励员工提高档案管理的规范性和效率。7.3.2惩罚机制与责任追究对于档案管理中出现的违规行为，如档案丢失、损毁、泄露、不规范归档等，应依据制度规定进行处罚。处罚方式包括通报批评、扣减绩效、暂停职务、追究法律责任等