酒店会议活动策划合同范本

酒店会议活动策划合同范本本合同由以下双方于______年______月______日在______签订：甲方（活动主办方）：[甲方全称]法定代表人/负责人：[姓名]地址：[甲方地址]联系人：[姓名]联系电话：[电话号码]电子邮箱：[邮箱地址]乙方（酒店/会议策划公司）：[乙方全称]法定代表人/负责人：[姓名]地址：[乙方地址]联系人：[姓名]联系电话：[电话号码]电子邮箱：[邮箱地址]鉴于甲方拟举办会议活动，乙方具备相关场地及策划执行能力，甲乙双方经友好协商，就甲方委托乙方提供会议活动策划及相关服务事宜，达成如下协议：第一条服务范围与内容1.1乙方根据甲方需求，提供本次会议活动的整体策划服务，包括但不限于活动主题构思、流程设计、议程安排、场地布局建议、物料设计建议等。1.2乙方负责提供活动期间所使用的主会场[会场名称]的租赁服务，租赁期限自______年______月______日起至______年______月______日止，共计______小时/天。1.3乙方负责活动场地的整体布置，包括舞台搭建、背景板制作与安装、灯光系统租赁与调试、音响系统（包括话筒、音箱、调音台等）租赁与调试、基础电源接入及简单装饰布置。布置标准应符合专业会议要求，具体效果以双方确认的设计方案为准。1.4乙方提供活动期间所需的AV设备服务，包括投影仪（品牌/型号：[具体型号]）、LED显示屏（尺寸/数量：[具体规格]）、视频设备（如需，说明型号/功能）及灯光系统（具体灯型/数量：[具体描述]）。上述设备应确保功能正常，满足会议播放及照明需求。乙方需指派专业技术人员负责设备的安装、调试及活动期间的现场技术支持，确保设备正常运行。1.5乙方负责提供活动现场的主持人[数量]名，主持人应具备良好的表达能力和应变能力，能够按照活动流程顺利主持活动。1.6乙方负责提供活动期间的礼仪人员[数量]名，用于会场引导、物料传递等辅助工作，礼仪人员应形象端庄、沟通能力强。1.7乙方负责提供活动现场的签到、引导、物料分发等工作人员[数量]名，确保活动现场秩序良好，参与人员能够顺利入座及获取所需物料。1.8乙方负责提供活动期间的茶歇服务，包括咖啡、茶水、瓶装水、简单点心等。茶歇标准为[简述标准，如每[人数]人/小时提供[种类]饮品及[种类]点心]，具体安排及形式以双方确认方案为准。1.9乙方负责活动期间场地内的基础清洁和维护服务，确保活动场所环境整洁。1.10乙方负责活动的整体执行与管理，包括现场流程控制、协调讲师及其他服务供应商（如需）、处理现场突发状况，确保活动按计划顺利进行。1.11乙方负责活动所需邀请函的电子版设计，并根据甲方提供的名单进行发送（或邮寄），发送方式为[具体方式，如电子邮件/短信/邮寄]。1.12乙方负责活动结束后场地清理及设备拆除工作，确保场地恢复原状。第二条双方权利与义务2.1甲方权利与义务：a.按照合同约定及时向乙方提供举办活动所需的基本信息、活动主题、参会人数、预算范围、讲师信息（如需）以及其他乙方开展策划工作所必需的资料。b.对乙方提交的活动策划方案、场地布置方案、设备清单、物料设计稿、费用报价等进行审核，并在收到方案后______个工作日内以书面形式（包括但不限于邮件、书面文件）向乙方确认或提出修改意见。c.按照本合同约定的时间和金额，及时向乙方支付活动服务费用及各项款项。d.为乙方开展活动策划和执行工作提供必要的协助，包括但不限于提供活动所需房间、会议室、基础设备接入（如网络、电源）、协调酒店内部资源等。e.保证所提供活动资料的真实性，保证活动内容符合国家法律法规及社会公序良俗，不侵犯任何第三方的合法权益。f.遵守本合同各项约定，非经乙方书面同意，不得擅自变更活动时间、地点、规模或主要内容。2.2乙方权利与义务：a.根据甲方要求及市场行情，运用专业知识和经验，制定详细、可行的活动策划方案及执行方案，并按时提交给甲方审核。b.按照甲方确认的方案和标准，负责活动场地的布置、设备的安装调试与使用、人员的配备、茶歇的供应、活动的整体执行与管理，确保活动顺利进行。c.配备足够数量且具备相应资质和经验的专业人员执行各项服务，包括但不限于技术人员、主持人、礼仪人员、现场工作人员等。d.确保提供的服务和使用的设备、物料符合合同约定的标准和要求，保证活动质量。e.对在合作过程中了解到的甲方商业秘密、技术信息及活动具体内容承担保密义务，未经甲方书面许可，不得向任何第三方泄露。f.采取合理措施预防和处理活动中可能出现的风险和突发状况，并负责协调酒店内部资源以支持活动顺利进行。g.按照合同约定收取服务费用，并开具合法有效的发票。第三条费用与支付方式3.1本合同项下的服务费用总额为人民币______元（大写：______________________元整）。3.2该费用包含但不限于乙方提供的活动策划服务费、场地租赁费（主会场及可能使用的其他房间）、场地布置费、设备租赁费（AV设备、灯光等）、人员服务费（主持人、礼仪、工作人员等）、茶歇服务费。3.3费用已包含[说明是否包含税费，如：已包含增值税]。如需甲方另行承担其他费用，乙方应提前书面告知。3.4支付方式如下：a.本合同签订后______日内，甲方应向乙方支付合同总价款的______%，即人民币______元（大写：______________________元整），作为预付款。乙方在收到预付款后开始实质性工作。b.活动现场结束后______日内，甲方应根据乙方提交的最终费用结算单，支付剩余的______%，即人民币______元（大写：______________________元整），作为尾款。3.5甲方应将款项支付至乙方以下指定账户：开户名：[乙方账户名]开户行：[乙方开户银行]账号：[乙方银行账号]3.6乙方应在收到甲方款项后______日内，向甲方开具等额、合法有效的[增值税专用发票/普通发票]。第四条合同期限与生效4.1本合同自甲乙双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效。4.2本合同项下的服务期限为______年______月______日起至______年______月______日止，包括活动举办当天。第五条保密条款5.1甲乙双方对于在合作过程中获知的对方的商业秘密（包括但不限于经营信息、客户信息、财务信息等）、技术信息以及本次活动未公开的策划内容、参与人员名单等均负有保密义务。5.2未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方泄露上述保密信息，但法律法规另有规定或政府部门依法要求披露的除外。5.3本保密义务不因本合同的终止而失效，持续有效期限为本合同终止后______年。第六条违约责任6.1若甲方未按合同约定按时支付款项，每逾期一日，应按逾期支付金额的______%向乙方支付违约金，逾期超过______日，乙方有权暂停服务或解除合同，并要求甲方支付已完成工作的相应费用及违约金。6.2若乙方未按合同约定提供符合标准的服务或设备，导致活动效果受到明显影响，甲方有权要求乙方在______日内予以整改，整改仍不达标的，甲方有权要求降低服务费用或解除合同，并要求乙方赔偿由此造成的损失。6.3若因甲方原因（如提供资料错误、未及时确认方案等）导致活动延误或产生额外费用，由甲方承担相应责任。6.4若因乙方原因（如人员缺席、设备故障未及时修复等）导致活动延误或产生额外费用，由乙方承担相应责任。6.5任何一方违反本合同第五条保密义务，给对方造成损失的，应承担赔偿责任。6.6因不可抗力因素导致合同无法履行或部分无法履行，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方，并在合理范围内采取措施减少损失。第七条不可抗力7.1“不可抗力”是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、战争、政府行为、疫情等。7.2任何一方因不可抗力导致无法履行或无法完全履行合同义务时，应在不可抗力发生后______日内书面通知对方，并提供相关证明文件。7.3双方应根据不可抗力的影响程度，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。因不可抗力造成的损失，由双方各自承担。第八条争议解决8.1因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。8.2协商不成的，任何一方均有权向[乙方所在地/甲方所在地/合同签订地]有管辖权的人民法院提起诉讼。第九条其他条款9.1本合同附件（包括但不限于活动策划方案、报价单、场地布置图等）是本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等法律效力。9.2对本合同的任何修改或补充，均须经双方协商一致，并以书面形式作出，作为本合同的有效附件。9.3本合同中未约定的事项，依照中华人民共和国相关法律法规执行。9.4本合同一式______份，甲方执______份，乙方执