超市库存管理操作规范

超市库存管理操作规范为规范超市库存管理流程，优化库存周转效率，保障商品供应稳定性，同时降低运营成本、减少损耗，结合超市业态运营特点，制定本操作规范。本规范适用于超市门店及仓储中心的商品库存全流程管理，涵盖入库、出库、盘点、系统维护及异常处理等环节。一、入库管理规范（一）到货验收环节供应商送货到店（或仓储中心）后，收货人员需同步开展订单核对、商品质检、数量清点三项工作：订单核对：对照采购订单（或补货单），逐项核对送货单的商品名称、规格、包装、数量是否一致；若存在型号不符、送货数量偏差（超出订单±5%范围）等问题，需当场标注并暂停验收，同步反馈采购部门确认处理方案。商品质检：重点检查商品外观（如包装破损、变形、污渍）、保质期（距保质期不足1/3的食品/日化品需单独标记）、质量合格证明（如生鲜检疫报告、日化质检单）；生鲜类商品需核验新鲜度（如蔬果腐烂率、肉类色泽气味），不合格商品直接启动拒收流程。数量清点：整箱商品采用“抽验+全验”结合（整箱商品随机抽取30%开箱核验，零散商品100%清点），若抽验发现误差率超过3%，则对该批次商品全验；验收完成后，收货人员与送货人员共同签字确认《到货验收单》。（二）信息录入与系统更新验收通过的商品需4小时内完成系统录入，确保“账实同步”：仓储人员根据商品类别（生鲜、食品、日化、百货等）、保质期、销售优先级，在WMS（仓储管理系统）中录入批次号、生产日期、保质期、入库数量、存放货位等信息；生鲜类商品需额外标注“到货时间”“新鲜度等级”。系统录入后，需打印《入库单》并与《到货验收单》、质检报告等附件归档，便于后续追溯。（三）仓储规划与上架管理商品需按“分区分类、先进先出、动线优化”原则存放：分区管理：仓储区按商品属性划分为“生鲜冷藏区（0-4℃）、生鲜冷冻区（-18℃以下）、食品常温区、日化百货区”，并设置“待检区、退货区、报损区”；货架采用“字母+数字”编码（如A-01货架），货位信息同步更新至WMS系统。上架规则：同品类商品集中存放，新入库商品需放置在同品类货架的“待出货层”（即原有库存的外层/上层），确保“先进先出”；易碎品、重物下放至货架下层，轻量商品、高频销售商品放置在中层（便于拣货）；货位标签需清晰标注商品名称、规格、库存上限/下限。二、出库管理规范（一）订单审核与库存校验门店补货单、线上订单需经“系统预核+人工复核”双重校验：系统自动校验订单商品的库存数量、可用量（扣除已锁定库存），若库存不足则触发“缺货预警”，同步推送至采购/补货岗；人工复核需核对订单的“紧急程度”（如生鲜需当日配送）、“特殊要求”（如礼盒装、指定批次），确认无误后生成《出库任务单》。（二）拣货作业规范拣货人员需严格遵循“按单拣货、路径最优、商品保护”原则：依据WMS系统的“货位指引”，按“先生鲜后干货、先重货后轻货、先整箱后零散”的顺序拣货，避免重复动线；拣货时需核对商品批次（优先拣选临期/早批次商品）、数量、包装完整性，若发现商品损坏、保质期异常，需立即替换并记录异常原因；拣货完成后，在系统中标记“已拣货”，并将商品转运至“待发货区”，与配送/收银岗完成交接。（三）出库核验与单据管理商品出库前需完成“三核对”：核对《出库任务单》与实际商品的名称、规格、数量是否一致；核对商品批次（尤其是临期商品）是否符合销售要求；核对配送地址、收货人信息（针对线上订单）。核验无误后，出库人员与接收人员签字确认《出库单》，并将单据原件归档，电子档同步上传至系统。三、库存盘点管理（一）日常周期盘点采用“循环盘点法”，按品类/货位划分盘点周期：生鲜类商品（易损耗）：每日闭店后盘点，重点核对“当日进货量、销售量、损耗量”，确保账实误差率≤2%；食品/日化类：每周盘点1/7货位（按货架编码循环），误差率≤0.5%；百货类（低周转）：每月盘点1/4货位。盘点人员需填写《周期盘点表》，标注差异商品的“实际库存、系统库存、差异原因”，经主管签字后提交至财务/运营岗。（二）月度全面盘点每月最后一个自然日闭店后开展全面盘点，流程如下：提前1天冻结库存（禁止出入库操作），打印《月度盘点清单》（含商品名称、系统库存、货位）；分组盘点（每组2人，1人清点、1人记录），采用“实地清点+系统核对”，生鲜类需称重/计数，干货类需拆箱核验；盘点完成后，各组提交《盘点差异表》，由仓储主管、财务人员共同复盘差异原因（如漏录、错拣、损耗、失窃）。（三）差异处理与库存调整差异率≤0.3%（百货类≤0.5%）的，由仓储主管签字后直接调整系统库存；差异率＞0.3%的，需成立“差异调查组”，追溯近3日的出入库单据、监控录像，确认责任归属（如员工失误、供应商少送、失窃等）；因损耗、失窃产生的差异，按公司《损耗管理办法》追责；因系统漏洞、流程缺陷产生的差异，需优化管理流程并更新系统规则。四、库存系统管理（一）数据维护与实时更新出入库操作需实时录入系统，禁止“先操作后补录”；仓储人员每2小时抽查10笔单据，核对系统数据与实物库存的一致性；商品信息变更（如保质期调整、包装升级）需由采购部门发起“信息变更单”，经仓储、财务确认后更新系统，确保“一品一码一信息”。（二）库存预警设置系统需设置“三重预警”机制：缺货预警：当商品库存低于“安全库存”（销售周期×日均销量×1.2）时，自动推送补货建议至采购岗；临期预警：食品类商品距保质期不足1/2、日化类不足1/3时，系统标记“临期商品”，并按剩余天数分级预警（如30天、15天、7天）；滞销预警：连续30天无销售且库存＞安全库存的商品，标记为“滞销品”，推送至运营岗制定促销方案。（三）报表分析与策略优化每月5日前，仓储部门需输出《库存分析报告》，包含：库存周转天数（生鲜≤5天，食品≤30天，百货≤90天）；滞销品占比（≤5%）、临期品金额（≤2%）；库存结构优化建议（如淘汰低效SKU、增加畅销品备货）。运营、采购部门需根据报告调整采购计划、促销策略，持续压缩无效库存。五、异常情况处理（一）滞销品处理运营岗联合采购岗制定“滞销品清单”，优先采用“组合促销”（如买一送一、满减）、“关联销售”（如生鲜搭赠日化）消化库存；促销后仍滞销的商品，与供应商协商退货（需在保质期1/2前完成），或申请“内部员工折扣”“捐赠处理”，禁止长期积压。（二）报损管理商品报损需经“鉴定-审批-处理”流程：仓储人员发现破损、变质商品后，填写《报损申请表》，附商品照片、质检说明，经店长/仓储主管审批后，转移至“报损区”；报损商品需“账实同步核销”，并在系统中标记“报损原因”（如运输破损、过期、质量问题），便于追溯责任；生鲜类报损需每日统计“损耗率”（损耗量/进货量），若＞5%需分析原因（如陈列不当、保鲜设备故障）并整改。（三）应急补货与调拨门店突发缺货（如促销爆品、突发客流）时，可申请“跨店调拨”：由需求门店发起调拨申请，经区域经理审批后，调出门店2小时内完成拣货、配送，双方在系统中完成“调拨入库/出库”操作；仓储中心缺货时，采购岗需启动“紧急采购”，同步协调供应商“直送门店”，确保24小时内补货到位。六、执行与监督培训与考核：新员工入职需完成“库存管理实操培训”（含系统操作、盘点流程），每月开展“库存管理考核”（理论+实操），考核结果与绩效挂钩；流程审计：每季度由总部审计组抽查门店/仓储的库存单据、系统数据