程控电话管理制度规范

PAGE程控电话管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司程控电话的管理，规范使用行为，确保通信畅通，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有程控电话的使用、维护及管理。（三）基本原则1.确保通信安全、稳定、畅通，满足公司日常工作及业务开展的通信需求。2.合理使用资源，避免浪费，提高程控电话的使用效益。3.严格遵守国家相关法律法规及行业标准，规范操作流程。二、管理职责（一）行政部门1.负责公司程控电话系统的整体规划、建设及升级改造。2.制定程控电话使用的相关规章制度，并监督执行。3.负责与电信运营商的沟通协调，办理电话线路租用、费用结算等相关事宜。4.定期对程控电话设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。5.处理程控电话使用过程中的一般性故障，协调专业维修人员解决重大故障。（二）各部门1.负责本部门程控电话的日常使用管理，指定专人负责电话的使用和维护。2.监督本部门员工正确使用程控电话，杜绝违规行为。3.配合行政部门做好程控电话系统的相关工作，如线路调整、设备维修等。（三）使用人员1.严格遵守本制度及相关操作规程，正确使用程控电话。2.爱护程控电话设备，不得随意拆卸、损坏或转借他人。3.发现电话故障及时向本部门负责人报告，配合维修人员进行维修。4.妥善保管个人使用的电话号码及密码，不得泄露给他人。三、程控电话的使用（一）拨打规定1.公司内部电话应使用内部短号拨打，不得使用外线号码拨打内部电话，以节省通信费用。2.拨打外线电话时，应先确认对方号码是否正确，避免误拨。3.严禁拨打与工作无关的私人电话，如因特殊情况需要拨打私人电话，应尽量缩短通话时间。（二）接听规定1.电话铃响三声内必须接听，礼貌问候并自报部门名称及姓名。2.认真倾听对方讲话，做好记录，并及时准确地传达相关信息。3.如遇重要事项或紧急情况，应及时向本部门负责人汇报，并按照指示进行处理。4.对于不明来电，应谨慎对待，如有疑问可向行政部门咨询。（三）通话录音1.根据工作需要，行政部门可对部分重要电话进行录音。2.录音资料应妥善保管，保存期限根据相关规定执行，以备查阅。3.未经批准，任何人不得擅自删除或修改通话录音。四、程控电话的维护与管理（一）设备维护1.行政部门应定期对程控电话设备进行巡检，检查设备运行状况，及时发现并处理潜在问题。2.建立设备维护档案记录，详细记录设备的维护时间、维护内容、故障处理情况等。3.对于设备的维修和更换，应填写维修申请单，经相关领导审批后，由行政部门负责联系专业维修人员进行处理。（二）线路管理1.确保电话线路的安全畅通，不得私自改动线路或擅自增加电话终端设备。2.如因工作需要调整线路，应提前向行政部门提出申请，经批准后由专业人员进行操作。3.定期检查线路连接情况，防止线路老化、损坏等问题影响通信质量。（三）密码管理1.程控电话系统的管理密码由行政部门专人负责保管，定期更换。2.使用人员的个人密码应妥善保管，不得告知他人。如发现密码泄露，应及时通知行政部门进行处理。（四）故障处理1.当程控电话出现故障时，使用人员应立即向本部门负责人报告，并说明故障现象。2.本部门负责人应及时通知行政部门，行政部门根据故障情况安排维修人员进行处理。3.在故障处理过程中，使用人员应积极配合维修人员，提供必要的协助。4.对于因不可抗力等原因导致的通信中断，行政部门应及时采取应急措施，尽快恢复通信。五、费用管理（一）费用结算1.公司程控电话的通信费用由行政部门统一与电信运营商结算。2.行政部门应每月核对电话费用明细，确保费用准确无误。如发现异常情况，应及时与电信运营商沟通解决。（二）费用控制1.各部门应合理使用程控电话，控制通信费用支出。行政部门定期对各部门的电话费用进行统计分析，对费用过高的部门进行预警。2.严禁利用公司程控电话进行私人长途、国际电话等高额消费行为，一经发现，将追究相关人员责任，并要求其承担相应费用。六、培训与考核（一）培训1.行政部门应定期组织程控电话使用及维护方面的培训，提高员工的操作技能和维护意识。2.培训内容包括程控电话的基本操作、常见故障处理、安全注意事项等。3.新员工入职时，应进行程控电话使用方面的培训，确保其熟悉相关规定和操作流程。（二）考核1.行政部门将程控电话的使用管理情况纳入员工绩效考核体系。2.考核内容包括电话使用规范、故障报告处理及时性、费用控制等方面。3.对于违反本制度的员工，将根据情节轻重给予相应的处罚。七