行政物资领取制度规范

PAGE行政物资领取制度规范一、总则（一）目的为了加强公司行政物资的管理，规范物资领取流程，确保物资的合理使用，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工。（三）基本原则1.按需领取原则：各部门及员工应根据工作实际需要，合理领取行政物资，避免浪费。2.审批规范原则：物资领取必须经过规定的审批流程，确保领取的合理性和必要性。3.责任明晰原则：明确物资领取过程中各环节的责任，做到责任到人。二、行政物资分类及定义（一）办公用品1.书写工具：如钢笔、圆珠笔、铅笔等。2.纸张类：如打印纸、复印纸、便签纸等。3.办公设备耗材：如墨盒、硒鼓、色带等。4.文件夹、档案袋、订书机、胶水、计算器等日常办公用品。（二）办公设备1.电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等。2.办公桌椅、文件柜、保险柜等办公家具。（三）通讯设备手机、固定电话及相关配件。（四）劳保用品安全帽、工作服、手套、防护鞋等，根据不同工作岗位需求配备。（五）其他物资包括清洁用品、绿植、饮用水等与办公环境相关的物资。三、物资领取流程（一）需求申请1.各部门员工根据工作需要，填写《行政物资领取申请表》（以下简称“申请表”）。申请表应详细注明所需物资的名称、规格、数量、用途等信息。2.部门负责人对本部门员工的物资需求进行审核，确认需求的合理性和必要性后，在申请表上签字批准。（二）审批流程1.对于一般性办公用品的领取，由部门负责人审批后，即可到行政部门领取。2.对于价值较高的办公设备、通讯设备等物资的领取，需经公司分管领导审批。申请表经部门负责人签字后，提交至分管领导处，分管领导根据实际情况进行审批，审批通过后方可领取。3.对于劳保用品的领取，根据不同岗位的需求标准，由部门负责人审核后，报人力资源部门备案，再到行政部门领取。（三）物资领取1.申请人持经审批后的申请表到行政部门领取物资。行政部门物资管理人员根据申请表上的内容，对物资进行发放，并在申请表上记录发放时间、发放人等信息。2.对于办公设备等大件物资，行政部门应安排专人协助申请人进行搬运和安装调试，确保设备正常使用。（四）特殊情况处理1.如遇紧急工作需要，无法提前填写申请表的，申请人可先电话向部门负责人说明情况，经同意后直接到行政部门领取物资。领取后，应及时补办申请表的审批手续。2.若所需物资行政部门库存无货，行政部门应及时记录需求信息，并告知申请人预计到货时间。在到货后，第一时间通知申请人领取。四、物资库存管理（一）库存盘点1.行政部门应定期对物资库存进行盘点，包括每月小盘点和每季度大盘点。盘点时，应详细记录物资的名称数量、规格、存放位置等信息。2.盘点结束后，编制《物资库存盘点表》，将实际库存数量与系统记录数量进行核对。如发现账实不符，应及时查明原因，并填写《物资盘盈盘亏报告表》，报相关领导审批后进行处理。（二）库存补充1.根据物资的使用频率、库存数量及预计需求等因素，行政部门制定物资库存补充计划。2.对于常用办公用品，应保持一定的安全库存，当库存低于安全库存时，及时进行采购补充。对于办公设备等价值较高的物资，应根据实际需求和预算进行采购，避免积压库存。（三）库存保管1.行政部门应设置专门的物资仓库，对各类物资进行分类存放。物资应摆放整齐，便于查找和发放。2.仓库应保持良好的通风、防潮、防火等条件，确保物资的质量不受影响。对于易损、易变质的物资，应采取特殊的保管措施。3.建立物资出入库登记制度，详细记录物资的出入库时间、名称、数量、领取人等信息。出入库登记应及时、准确，做到账账相符、账物相符，并定期进行核对和清理。五、物资使用监督与考核（一）使用监督1.各部门负责人应负责监督本部门员工对领取物资的使用情况，确保物资用于规定的工作用途，避免浪费和违规使用。2.行政部门有权对各部门物资使用情况进行不定期检查，如发现有浪费或违规使用物资的行为，应及时制止并要求整改。（二）考核机制1.将物资领取和使用情况纳入员工绩效考核体系。对于能够合理使用物资、节约资源的部门和个人，给予适当的奖励。2.对于存在浪费物资、违规领取等行为的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚，如警告、扣减绩效分数、经济处罚等。六、废旧物资管理（一）废旧物资界定1.已损坏无法正常使用的办公设备、办公用品等。2.因工作变更或其他原因不再使用的物资。（二）废旧物资回收1.各部门如有废旧物资需要处理，应填写《废旧物资回收申请表》，注明废旧物资的名称、数量、规格等信息，并提交至行政部门。2.行政部门对各部门提交的废旧物资回收申请进行审核，确认后安排专人进行回收。回收过程中，应做好记录，包括回收时间、回收人、废旧物资名称及数量等。（三）废旧物资处理1.对于可回收利用的废旧物资，行政部门应联系专业的回收公司进行回收处理，回收所得款项上缴公司财务。2.对于无法回收利用的废旧物资，经公司领导批准后，可按照环保要求进行妥善处理，如报废销毁等。处理过程中应做好记录，确保处理过