药品请货制度规范要求

PAGE药品请货制度规范要求一、总则（一）目的为加强公司药品采购管理，规范药品请货流程，确保药品供应的及时性、准确性和合理性，满足临床需求，保障患者用药安全，特制定本制度规范要求。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及药品采购请货的所有部门和人员，包括但不限于采购部门、仓储部门、临床科室等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家药品管理相关法律法规以及行业标准，确保请货行为合法合规。2.质量优先原则：优先采购质量可靠、信誉良好的药品供应商提供的产品，保证药品质量符合国家规定和临床使用要求。3.计划管理原则：依据临床需求预测、库存状况等制定科学合理的请货计划，避免盲目请货和积压浪费。4.效率原则：优化请货流程，提高工作效率，确保药品及时供应，减少因请货延误导致的临床用药问题。二、请货计划制定（一）需求预测1.临床科室应定期（至少每月一次）对本科室药品使用情况进行分析，结合患者流量、病种变化、治疗方案调整等因素，预测未来一段时间内药品的需求数量和品种。2.医院信息系统（HIS）应提供药品使用数据的统计分析功能，为临床科室需求预测提供数据支持。临床科室可根据HIS数据，绘制药品使用趋势图，直观了解药品使用规律，提高需求预测的准确性。（二）库存管理1.仓储部门应建立完善的药品库存管理制度和信息系统，实时监控药品库存动态，准确记录每种药品的出入库数量、库存余额等信息。2.根据药品的有效期、周转率等因素，设定合理的库存上下限。对于易过期、周转率高的药品，库存下限应适当提高；对于贵重药品、用量较少的特殊药品，库存上限应严格控制。3.定期对库存药品进行盘点，确保账实相符。如发现库存差异，应及时查明原因并进行处理。同时，根据盘点结果调整库存信息，为请货计划制定提供准确依据。（三）请货计划编制1.临床科室根据需求预测结果，结合库存状况，每月[具体日期]前填写《药品请货计划表》，详细列出所需药品的名称、规格、剂型、数量、预计使用日期等信息。2.对于急救药品、特殊情况下急需的药品，临床科室可随时填写《紧急药品请货单》提交至采购部门，采购部门应优先处理此类请货需求。3.采购部门收到临床科室提交的请货计划后，应进行汇总整理，并结合库存情况、供应商供货周期等因素，对请货计划进行审核和调整。如发现请货数量不合理或库存充足无需请货等情况，应及时与临床科室沟通协商，确保请货计划的科学性和合理性。4.采购部门根据审核后的请货计划，编制月度请货总表，明确各药品的请货数量、请货时间等信息，并提交至仓储部门和相关领导审批。三、请货流程（一）请货申请提交1.采购部门在每月[具体日期]前，将经审批后的月度请货总表发送至各药品供应商。请货总表应通过电子文档（如Excel表格）形式发送，并确保信息准确无误。2.对于紧急请货需求，采购部门应在收到《紧急药品请货单》后[规定时间]内，通过电话、邮件等方式向供应商发出请货通知，并在后续及时补办请货申请手续。（二）供应商确认与备货1.供应商收到请货通知后，应在[规定时间]内对请货信息进行确认。如发现请货品种、数量、规格等与实际情况不符，应及时与采购部门沟通协调，明确正确的请货信息。2.确认请货信息无误后，供应商应按照约定的供货周期和质量标准进行备货。在备货过程中，应严格执行药品生产质量管理规范（GMP），确保药品质量合格，并做好货物的包装、标识等工作。（三）发货与运输1.供应商完成备货后，应及时安排发货。发货前，应对货物进行再次核对，确保发货品种、数量、规格等与请货单一致。2.选择具备合法资质、信誉良好的物流运输企业进行药品运输。运输过程中，应采取必要的防护措施，如冷藏、保温、防潮、防震等，确保药品质量不受影响。同时，应按照规定做好运输记录，包括运输时间、运输路线、温度记录（适用于冷藏药品）等信息。（四）到货验收1.药品到货前，仓储部门应做好收货准备工作，包括安排验收场地、准备验收工具、通知质量验收人员等。2.药品到货时，仓储部门收货人员应核对送货单与请货单信息是否一致，检查货物的外包装是否完好、有无破损、变形等情况。如发现异常，应及时与运输企业和供应商联系，查明原因并做好记录。3.质量验收人员按照药品验收标准和操作规程，对到货药品的质量进行逐批验收。验收内容包括药品的外观、性状、规格、数量、有效期、检验报告等。对于特殊管理药品（如麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品等），应严格按照相关法律法规和管理规定进行验收。4.验收合格的药品，质量验收人员应在送货单和验收记录上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的药品，应填写《药品拒收报告单》，注明拒收原因，及时通知采购部门与供应商协商处理。四、请货记录与档案管理（一）请货记录1.采购部门、仓储部门应建立完整的请货记录档案，对每次请货的相关信息进行详细记录。请货记录应包括请货日期、请货部门、药品名称、规格、剂型、数量、请货原因、供应商名称、供货周期、到货日期、验收情况等内容。2.使用纸质记录的，应确保记录清晰、完整、可追溯；使用电子记录的，应做好数据备份和安全管理，防止数据丢失或泄露。请货记录应保存至药品有效期满后[规定年限]，但不得少于[最低年限]。（二）供应商档案管理1.采购部门应建立供应商档案，对与公司有业务往来的药品供应商进行全面管理。供应商档案应包括供应商基本信息（如企业名称、法定代表人、地址、联系方式等）、营业执照、药品生产许可证或经营许可证、质量保证协议、供货品种清单、价格清单、信誉评价记录等内容。2.定期对供应商档案进行更新和维护，及时了解供应商的经营状况、质量情况、供货能力变化等信息。对于出现质量问题、供货不及时等不良记录的供应商，应进行重点关注和评估，必要时采取暂停合作、更换供应商等措施。五、监督与考核（一）内部监督1.公司质量管理部门应定期对药品请货制度的执行情况进行监督检查，重点检查请货计划的制定与执行、请货流程的合规性、请货记录与档案管理等方面。2.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。整改完成后，质量管理部门应进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核机制1.建立药品请货工作考核机制，对采购部门、仓储部门、临床科室等相关部门和人员的请货工作进行量化考核。考核指标包括请货计划准确率、药品及时供应率、库存周转率、药品质量验收合格率、请货记录完整性等。2.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对未达到考核要求的部门和个人，进行通报批评，并责令其分析原因，制定改进措施。连续多次考核不达标且整改不力的，将视情节轻重给予相应的纪律处分或调整岗位处理。六、附则（一）解释权本制度规范要求由公司[具体部门]负责解释。（二）修订与废止1.本制