监理资料用章规范制度

PAGE监理资料用章规范制度一、总则（一）目的为加强公司监理资料用章管理，确保印章使用的合法性、严肃性和规范性，维护公司利益，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及监理资料用章的部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：印章使用必须严格遵守国家法律法规及行业标准要求。2.审批备案原则：用章需经规定的审批流程，并进行备案登记。3.专人负责原则：明确印章保管责任人，确保印章安全使用。4.痕迹可查原则：对用章过程进行详细记录，以便追溯和查询。二、印章种类及用途（一）公司公章1.用于以公司名义对外签订的监理合同、重要文件、报告等。2.证明公司的法人资格、授权委托等重大事项。（二）监理业务专用章1.用于监理过程中与业主、施工单位等相关方往来的文件、资料、报表等，表明监理工作的专业性和权威性。2.如监理通知、联系单、工程质量评估报告等文件的盖章确认。（三）项目监理部章1.仅适用于本项目监理部内部使用的文件、资料，如项目内部会议纪要、工作计划安排等。2.不得用于对外签订合同或具有法律效力的文件。三、印章保管（一）保管责任人1.公司公章由办公室指定专人负责保管。2.监理业务专用章由监理业务部门负责人指定专人保管。3.项目监理部章由项目总监理工程师指定专人保管。（二）保管要求1.印章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜等，确保印章存放环境安全，防止被盗、丢失或损坏。2.保管责任人应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章交予他人使用。3.如因工作需要暂时离开岗位，应将印章妥善封存，并告知相关人员。四、用章审批流程（一）用章申请1.凡需使用印章的部门或个人，应填写《监理资料用章申请表》，详细注明用章事项、文件名称、份数、用章时间等信息。2.申请表应由申请部门负责人或项目总监理工程师签字确认。（二）审批环节1.根据用章事项的性质和重要程度，按照以下审批流程进行：一般性文件用章：由部门负责人审批后，即可用章。重要文件、合同等用章：需经公司分管领导审批同意后方可用章。涉及重大事项或具有法律效力的文件用章：必须经公司法定代表人审批。2.审批人应认真审核用章申请内容，确保用章事项合法合规、真实有效。如不同意用章，应在申请表上注明理由。（三）用章登记1.印章保管责任人在用章前，应根据审批通过的申请表进行用章登记。2.登记内容包括用章日期、用章事项、文件名称、份数、申请人、审批人等信息。（四）用章操作1.印章保管责任人应严格按照审批意见和登记内容使用印章，确保印章加盖清晰、端正，位置准确。2.不得在空白纸张、表格、合同等文件上预先加盖印章。五、用章监督与检查（一）内部监督1.公司办公室负责对监理资料用章情况进行定期检查和不定期抽查。2.检查内容包括用章审批流程是否规范、用章登记是否完整、印章使用是否符合规定等。（二）违规处理1.如发现有违反本制度规定使用印章的行为，应立即责令停止，并进行调查处理。2.对于违规责任人，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；如造成公司经济损失或其他严重后果的，依法追究其法律责任。六、印章停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构变更、业务调整等原因，印章不再使用的。2.印章损坏、遗失或被盗的。（二）停用程序1.由印章保管责任人填写《监理资料印章停用申请表》，说明停用原因及印章情况。2.经公司领导审批同意后，发布印章停用通知，并收回印章。（三）销毁处理1.对于停用的印章，由办公室统一组织销毁。2.销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。3.销毁记录应妥善保存，以备查考。七、附则（一）解释权本制度由公司办公室负责解释