规范人员离职报告制度

PAGE规范人员离职报告制度一、总则（一）目的为了规范公司人员离职报告流程，确保公司人员离职工作的顺利进行，保障公司和员工的合法权益，维护公司正常的运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等各类与公司建立劳动关系的人员。（三）基本原则1.合法合规原则：离职报告制度的制定和执行应严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保公司和员工的行为符合法律要求。2.公平公正原则：在离职报告过程中，对待所有员工一视同仁，确保离职流程的公平公正，保障员工的合法权益不受侵害。3.及时准确原则：员工应及时、准确地向公司提交离职报告，公司各相关部门应及时处理离职申请，确保信息传递的及时性和准确性。4.交接完整原则：离职员工应按照规定完成工作交接，确保公司业务的连续性不受影响，同时保护公司商业秘密和知识产权。二、离职报告流程（一）员工提出离职申请1.离职意向沟通员工如有离职意向，应首先与直属上级进行私下沟通，说明离职原因和预计离职时间。直属上级应了解员工离职的真实想法，对员工进行适当的挽留和沟通，同时向员工介绍公司的相关政策和流程。2.提交书面申请员工在与直属上级沟通后，应填写《员工离职申请表》，详细说明离职原因、预计离职日期等信息。申请表应经员工本人签字确认，并提交给直属上级审核。（二）直属上级审核1.审核内容直属上级收到员工离职申请表后，应认真审核以下内容：离职原因是否合理，是否符合公司实际情况。预计离职日期是否影响部门正常工作安排，如有影响，需与员工协商调整。员工是否已完成手头重要工作任务，是否有未了结的工作事项。2.审核意见直属上级根据审核情况，在《员工离职申请表》上签署审核意见。如同意离职，应注明预计离职日期，并提交给人力资源部门；如不同意离职，应与员工进一步沟通，说明不同意的原因，并提出解决方案。（三）人力资源部门审核1.手续完整性审核人力资源部门收到直属上级审核通过的《员工离职申请表》后，首先审核员工离职手续的完整性，包括但不限于：是否已归还公司财物，如办公设备、文件资料、门禁卡等。是否已结清公司借款、报销等财务事项。是否已完成工作交接手续，交接清单是否完整。2.合规性审核人力资源部门同时审核离职申请是否符合公司相关规定和法律法规要求，如：离职程序是否符合公司内部流程，是否有越级申请等违规行为。是否存在竞业限制等相关约定，如有，需确认员工是否已妥善处理。3.审核结果反馈人力资源部门根据审核情况，在《员工离职申请表》上签署审核意见。如审核通过，通知员工办理离职手续；如存在问题，应及时与员工和相关部门沟通，要求员工补充或更正相关信息，直至审核通过。（四）离职手续办理1.工作交接离职员工应在规定时间内与接手人进行工作交接，填写《工作交接清单》，详细列出交接的工作内容、文件资料、客户信息、设备资产等。交接双方应签字确认，确保交接内容完整、准确。直属上级应负责监督工作交接过程，确保交接工作顺利进行。对于重要岗位或涉及核心业务的离职员工，公司可安排专人进行监交。2.财务结算离职员工应到财务部门办理财务结算手续，结清工资、奖金、福利等薪酬待遇，归还公司借款，报销已发生的费用。财务部门应在离职员工完成所有财务手续后，出具《离职财务结算证明》。3.行政手续办理离职员工应到行政部门办理相关行政手续，如归还办公设备、门禁卡、工作服等，注销公司内部账号、邮箱等信息。行政部门应在离职员工完成所有行政手续后，出具《离职行政手续证明》。4.竞业限制与保密协议处理对于涉及竞业限制和保密协议的离职员工，人力资源部门应按照协议约定，与员工进行沟通，明确员工在离职后的义务和责任。如员工违反竞业限制协议，公司将依法追究其法律责任。离职员工应签署《竞业限制与保密协议承诺书》，承诺离职后遵守相关协议约定，保守公司商业秘密和知识产权。（五）离职审批与通知1.离职审批人力资源部门将审核通过的《员工离职申请表》及相关证明材料提交给公司领导进行最终审批。公司领导根据公司实际情况和员工离职对公司的影响，签署审批意见。2.离职通知经公司领导审批通过后，人力资源部门应及时通知离职员工办理离职手续，并向相关部门和人员通报员工离职信息。离职通知应明确离职员工姓名、部门、离职日期等信息，确保各部门做好相应的工作安排。三、离职相关规定（一）试用期员工离职试用期员工如需离职，应提前[X]天向直属上级提交书面离职申请。直属上级和人力资源部门应按照本制度规定的流程进行审核和办理离职手续。试用期员工离职不享受公司正式员工离职的相关福利和补偿。（二）正式员工离职1.提前通知期正式员工离职应提前[X]天向直属上级提交书面离职申请。如因特殊情况无法提前[X]天通知，应与直属上级协商并获得同意。2.离职补偿公司按照国家法律法规和劳动合同约定，向符合条件的离职员工支付离职补偿。离职补偿的计算标准和支付方式按照相关规定执行。对于因员工个人原因主动离职的，公司不支付离职补偿；对于因公司原因解除劳动合同的，公司应按照规定支付离职补偿。3.竞业限制对于接触公司商业秘密、核心技术等重要信息的员工，公司可与其签订竞业限制协议。竞业限制期限、范围、经济补偿等按照协议约定执行。离职员工在竞业限制期限内，应遵守协议约定，不得在与公司有竞争关系的单位工作或从事与公司有竞争关系的业务。（三）兼职员工离职兼职员工离职应提前[X]天向直属上级提交书面离职申请。直属上级和人力资源部门应按照本制度规定的流程进行审核和办理离职手续。兼职员工离职不享受公司正式员工离职的相关福利和补偿，但公司应按照兼职协议约定支付其工作期间的报酬。四、工作交接管理（一）交接内容1.工作任务交接离职员工应将尚未完成的工作任务详细交接给接手人，包括任务的背景、目标、进展情况、下一步计划等。交接过程中，应向接手人提供必要的文件资料、数据信息等，确保接手人能够顺利开展工作。2.文件资料交接离职员工应将其保管的公司文件资料、档案等进行整理和交接，包括纸质文件、电子文档、合同协议等。交接清单应详细列出文件资料的名称、数量、存放位置等信息，并经双方签字确认。3.客户信息交接对于涉及客户信息的离职员工，应将客户资料、联系方式、业务往来情况等向接手人进行交接。交接过程中，应确保客户信息的安全和保密，不得泄露给无关人员。4.设备资产交接离职员工应将其使用的公司设备、资产等进行清点和交接，包括办公设备（如电脑、打印机、办公桌椅等）、工具器材、车辆等。交接清单应注明设备资产的型号、规格、数量、使用状况等信息，并经双方签字确认。（二）交接流程1.交接准备离职员工在接到离职通知后，应在规定时间内开始准备工作交接。首先，对自己手头的工作进行梳理，列出需要交接的工作任务、文件资料、客户信息、设备资产等清单。2.交接沟通离职员工与接手人进行沟通，确定交接时间和地点。交接过程中，离职员工应向接手人详细介绍交接内容，解答接手人的疑问，确保接手人能够理解和掌握交接的工作内容。3.实地交接离职员工和接手人按照交接清单进行实地交接，逐一核对工作任务的进展情况、文件资料的完整性、客户信息的准确性、设备资产的数量和状况等。交接双方应在交接清单上签字确认，如有问题应及时记录并协商解决。4.监交与审核对于重要岗位或涉及核心业务的离职员工，公司可安排专人进行监交。监交人应全程参与工作交接过程，确保交接工作的顺利进行和交接内容的真实、准确。交接完成后，监交人应在交接清单上签字确认。直属上级应对工作交接情况进行审核，如发现问题应及时督促离职员工和接手人进行整改。（三）交接责任1.离职员工责任离职员工应认真履行工作交接义务，确保交接内容完整、准确、清晰。如因离职员工未妥善交接导致公司利益受损或工作延误，离职员工应承担相应的责任。2.接手人责任接手人应积极配合离职员工进行工作交接，认真接收交接内容，并及时对交接的工作进行跟进和处理。如因接手人原因导致交接工作出现问题或影响工作正常开展，接手人应承担相应的责任。3.直属上级责任直属上级应负责监督工作交接过程，协调解决交接过程中出现的问题。如因直属上级监督不力导致交接工作出现问题，直属上级应承担相应的管理责任。五、保密与竞业限制（一）保密义务1.保密范围公司员工在工作期间接触到的公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息、管理信息等均属于保密范围。具体保密内容包括但不限于：公司产品研发、生产工艺、技术配方、技术诀窍等技术信息。公司财务报表、财务预算、成本核算、资金运作等财务信息。公司客户名单、客户需求、业务合作关系等客户信息。公司组织架构、管理制度、业务流程、决策文件等管理信息。公司未公开的发展战略、市场计划、营销方案等商业信息。2.保密措施公司采取以下保密措施，确保公司商业秘密的安全：与员工签订保密协议，明确员工的保密义务和违约责任。在公司内部建立保密制度，对涉及商业秘密的文件资料、计算机系统等进行严格管理。对接触公司商业秘密的员工进行定期培训，提高员工的保密意识。在公司办公区域设置保密标识，提醒员工注意保密事项。3.保密期限员工的保密义务自与公司签订保密协议之日起生效，至离职后[X]年内持续有效。在保密期限内，员工不得向任何第三方披露公司商业秘密，不得利用公司商业秘密为自己或他人谋取利益。（二）竞业限制1.竞业限制范围对于接触公司商业秘密、核心技术等重要信息的员工，公司可与其签订竞业限制协议。竞业限制的范围应根据员工的工作岗位和职责确定，一般包括与公司有竞争关系的业务领域、地域范围等。具体竞业限制范围在竞业限制协议中明确约定。2.竞业限制期限竞业限制期限最长不超过[X]年。在竞业限制期限内，离职员工不得在与公司有竞争关系的单位工作或从事与公司有竞争关系的业务。3.经济补偿公司按照竞业限制协议约定，向离职员工支付竞业限制经济补偿。经济补偿的标准和支付方式在竞业限制协议中明确约定。经济补偿应按月支付，支付期限为竞业限制期限。4.违约责任如离职员工违反竞业限制协议约定，公司有权要求其支付违约金，并要求其停止违约行为。违约金的数额按照竞业限制协议约定执行，一般为离职员工在竞业限制期限内获得的经济补偿总额的[X