打印用纸管理制度规范

PAGE打印用纸管理制度规范一、总则（一）目的为了加强公司打印用纸的管理，规范打印用纸的使用行为，提高纸张利用率，降低办公成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.节约原则：倡导全体员工树立节约意识，合理使用打印用纸，避免浪费。2.规范原则：明确打印用纸的采购、使用、回收等流程，确保各项工作规范有序进行。3.高效原则：在保证工作质量的前提下，提高打印用纸的使用效率，满足公司日常办公需求。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定和完善打印用纸管理制度，并监督制度的执行情况。2.统一采购公司所需的打印用纸，确保纸张质量符合要求，并建立纸张采购台账。3.定期对公司各部门的打印用纸使用情况进行统计和分析，提出改进建议。4.负责回收公司内可再利用的打印用纸，并进行分类整理和存放。（二）各部门1.负责本部门打印用纸的日常使用管理，指定专人负责纸张的领取、发放和使用登记。2.教育和引导本部门员工节约使用打印用纸，督促员工按照制度要求进行打印操作。3.配合行政部门做好打印用纸的回收工作，将本部门可再利用的纸张及时交回行政部门。（三）员工个人1.严格遵守公司打印用纸管理制度，自觉节约用纸，杜绝浪费行为。2.在打印文件前，仔细核对内容，确保无误后再进行打印，避免重复打印。3.合理设置打印格式，尽量双面打印，减少纸张使用量。4.积极参与公司的纸张回收工作，将废弃纸张分类整理后交至指定地点。三、采购管理（一）采购计划1.行政部门应根据公司各部门的用纸需求，结合以往用纸情况，制定年度打印用纸采购计划。采购计划应包括纸张的种类、规格、数量等内容。2.在制定采购计划时，应充分考虑纸张的质量、价格、环保等因素，选择性价比高的纸张供应商。3.采购计划应报公司领导审批后实施，如因工作需要调整采购计划，应及时办理相关审批手续。（二）供应商选择1.行政部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的纸张供应商。2.对拟选择的供应商进行资质审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量检测报告等相关证件的审核。3.与选定的供应商签订采购合同，明确纸张的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权益得到保障。（三）采购实施1.行政部门应按照采购合同的要求，及时与供应商沟通联系，确保纸张按时供应。2.对采购的纸张进行验收，检查纸张的质量、规格、数量等是否符合合同要求。如发现问题，应及时与供应商协商解决。3.建立纸张采购档案，记录采购过程中的相关文件、合同、发票等资料，以备查阅。四、使用管理（一）纸张领取1.各部门指定的纸张领取人员应到行政部门领取打印用纸，并填写纸张领取登记表，注明领取日期、纸张种类、规格、数量等信息。2.行政部门应按照各部门的用纸需求，合理发放纸张，避免浪费。对领取数量较多的部门，应进行适当控制，并要求说明原因。（二）打印操作1.员工在打印文件前，应认真核对文件内容，确保无误后再进行打印。如发现文件有误，应及时修改，避免重复打印。2.提倡双面打印，在打印设置中选择双面打印选项。对于重要文件或使用频率较低的文件，可根据实际情况选择单面打印。3.严格控制打印份数，根据文件的实际需求确定打印份数，避免多印。如因工作需要增加打印份数，应重新填写打印申请单，经部门负责人审批后再进行打印。（三）废弃纸张处理1.员工在使用完打印用纸后，应将废弃纸张分类整理，对于可再利用的纸张，如空白页、单面打印的废纸等，应统一交至行政部门进行回收。2.行政部门应定期对回收的废弃纸张进行整理和存放，对于可再次使用的纸张，应进行妥善保管，以备后续使用。3.对于不可再利用的废弃纸张，应按照公司的环保要求进行处理，避免随意丢弃造成环境污染。五、监督与考核（一）监督检查1.行政部门应定期对公司各部门的打印用纸使用情况进行监督检查，检查内容包括纸张领取登记、打印操作规范、废弃纸张回收等方面。2.对发现的问题及时提出整改意见，并要求相关部门和人员限期整改。整改情况应进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。（二）考核机制1.建立打印用纸使用考核机制，将各部门的打印用纸使用情况纳入绩效考核体系。考核指标包括纸张节约率、纸张回收率等。2.对在打印用纸管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励；对违反本制度规定，浪费纸张的部门和个人，进行批评教育，并根据情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括扣减绩效分、经济处罚等。六、培训与宣传（一）培训1.行政部门应定期组织公司员工进行打印用纸管理制度培训，提高员工的节约意识和规范使用纸张的能力。2.培训内容包括制度解读、节约用纸技巧、打印设备操作规范等方面，通过培训使员工了解本制度的要求和重要性，掌握节约用纸的方法和技能。（二）宣传1.利用公司内部宣传栏、电子显示屏等宣传阵地，宣传节约用纸的重要意义和相关知识，营造节约用纸的良好氛围。2.发布