规范机关合同管理制度

PAGE规范机关合同管理制度一、总则（一）目的为加强本机关合同管理，确保合同依法订立、全面履行，有效防范合同风险，维护本机关合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关对外签订的各类合同、协议等具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。涉及国家秘密的合同，按照国家保密法律法规的规定执行。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。3.全面履行原则：合同各方应按照约定全面履行各自义务，确保合同目的实现。4.风险防控原则：注重对合同风险的识别、评估和防控，采取有效措施降低风险发生的可能性和影响程度。（四）管理职责1.合同管理部门：负责合同管理制度的制定、修订和组织实施；对合同签订、履行等全过程进行指导、监督和检查；参与重大合同的谈判、起草、审核等工作；负责合同文本的归档管理。2.业务部门：负责本部门合同的起草、发起、履行和日常管理工作；配合合同管理部门做好合同审核、风险防控等相关工作；及时向合同管理部门反馈合同履行情况及存在的问题。3.审核部门：包括法律事务部门、财务部门等。法律事务部门负责对合同的合法性、合规性进行审核；财务部门负责对合同的资金收付、财务风险等进行审核。各审核部门按照职责分工对合同进行审核，并出具审核意见。4.主管领导：负责对重大合同进行审批；协调解决合同履行过程中的重大问题；监督合同管理制度的执行情况。二、合同的签订（一）合同立项1.业务部门根据工作需要提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、对方当事人、合同标的、合同金额、履行期限、主要条款等内容，并附上相关背景资料。2.合同立项申请应经业务部门负责人审核同意后，报主管领导审批。主管领导根据实际情况决定是否批准立项。（二）合同起草1.合同一般由业务部门负责起草。起草合同应遵循本制度的基本原则，明确双方的权利义务，条款应具体、准确、完整，避免模糊不清或歧义。2.涉及专业性较强的合同，可邀请专业人员或法律顾问参与起草工作，确保合同内容符合专业要求和法律规定。（三）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本及相关资料提交审核部门进行审核。审核部门应在规定时间内完成审核工作，并出具审核意见。2.法律事务部门主要审核合同的主体资格、合同内容的合法性、合同条款的完整性、合同的风险防范措施等方面；财务部门主要审核合同的资金预算、资金支付方式、财务风险等方面。3.审核部门应认真审查合同，提出明确的审核意见。对于审核中发现的问题，业务部门应及时与对方当事人协商修改，并将修改后的合同文本再次提交审核。（四）合同审批1.经审核通过的合同，由业务部门提交主管领导审批。主管领导应根据审核意见和实际情况，对合同进行全面审查，做出批准或不批准的决定。2.对于重大合同或涉及金额较大、风险较高的合同，应提交机关领导班子会议审议决定。（五）合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与对方当事人签订。签订合同应使用机关统一印制的合同文本，不得使用未经审核或自行拟定的合同文本。2.签订合同前，业务部门应再次核对合同条款，确保合同内容与审批意见一致。合同应由法定代表人或经授权的代理人签字，并加盖机关公章或合同专用章。3.合同签订过程中，应严格按照规定的程序和权限进行操作，确保合同签订的合法性和有效性。三、合同的履行（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各项义务的履行时间、责任人等，并将履行计划报合同管理部门备案。2.履行计划应具有可操作性，确保合同能够按照约定顺利履行。（二）履行跟踪与监督1.业务部门应按照履行计划对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，协调解决履行过程中出现的问题。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行监督检查，重点检查合同履行是否符合约定、双方义务是否全面履行、有无潜在风险等。3.在合同履行过程中，如发现对方当事人存在违约行为或可能影响合同履行的情况，业务部门应及时采取措施，如发函催告、协商解决等，并将相关情况报告合同管理部门和主管领导。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订的程序进行审核、审批。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应按照法律法规的规定和合同约定，及时通知对方当事人，并办理相关解除手续。解除合同的协议也应按照合同签订的程序进行审核、审批。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况告知合同管理部门，并对合同履行情况进行总结和分析，评估对本机关的影响。四、合同的结算（一）结算申请1.合同履行完毕后，业务部门应根据合同约定和实际履行情况，及时填写《合同结算申请表》，详细说明结算金额、结算依据、付款方式等内容，并附上相关证明材料。2.《合同结算申请表》应经业务部门负责人审核签字后，提交财务部门审核。（二）结算审核1.财务部门应按照合同约定和财务管理制度，对合同结算申请进行审核。审核内容包括结算金额的准确性、结算依据的真实性、付款方式的合规性等。2.财务部门在审核过程中，如发现问题应及时与业务部门沟通核实，并提出修改意见。业务部门应根据审核意见进行调整，确保结算申请准确无误。（三）结算审批1.经财务部门审核通过的合同结算申请，报主管领导审批。主管领导应根据审核情况和实际支付能力，批准结算金额和付款方式等。2.对于金额较大的合同结算，应按照机关财务审批权限规定进行审批。（四）款项支付1.财务部门根据主管领导的审批意见，按照合同约定的付款方式和时间，及时办理款项支付手续。2.款项支付过程中，应严格遵守财务管理制度和相关法律法规的规定，确保资金支付安全、准确。五、合同的档案管理（一）归档范围本机关签订的所有合同文本及与合同相关的文件、资料，包括合同立项申请表、合同草案、审核意见、审批文件、变更协议、解除协议、结算申请表、付款凭证等，均应归档保存。（二）归档要求1.合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集、整理、归档工作。归档资料应齐全、完整、真实，按照合同类别和时间顺序进行分类整理。2.合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保存。纸质档案应装订成册，编制目录，便于查阅；电子档案应进行备份，并建立索引，确保电子档案的安全存储和快速检索。（三）查阅与借阅1.本机关内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅过程中应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、抽取、损毁档案资料。2.外单位人员因工作需要查阅合同档案的，应持有单位介绍信，并经本机关主管领导批准。查阅过程中，合同管理部门应安排专人陪同，严格监督查阅行为。3.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和合同管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[具体期限]，借阅人员应按时归还档案，不得转借他人。六、合同的风险防控（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期组织对合同风险进行识别和评估，分析合同在签订、履行、结算等过程中可能存在的风险因素，如法律风险、信用风险、财务风险等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，对高风险合同进行重点监控和管理。（二）风险防控措施1.针对不同类型的风险，制定相应的防控措施。对于法律风险，加强合同审核，确保合同内容符合法律法规要求；对于信用风险，在签订合同前对对方当事人的信用状况进行调查评估，选择