规范合同明细管理制度

PAGE规范合同明细管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司合同明细管理，确保合同签订、履行、变更、终止等各个环节的清晰明确，保障公司合法权益，降低经营风险，提高合同管理效率，促进公司业务的健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在经济活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保合同合法有效。2.全面管理原则涵盖合同从起草、审核、签订、履行到归档等全过程的管理，明确各环节的职责和流程，实现合同的全生命周期管理。3.明确责任原则明确合同管理各环节的责任主体，做到责任清晰、分工明确，确保合同管理工作的有效落实。4.防范风险原则注重对合同风险的识别、评估和防范，通过规范合同明细管理，降低合同纠纷和违约风险，保障公司利益。二、合同明细管理职责分工（一）合同管理部门职责1.负责制定和完善公司合同管理制度，并监督执行。2.参与重大合同的起草、谈判、审核等工作，提供法律和政策方面的专业支持。3.负责合同文本的统一编号、归档和保管，建立合同管理台账，定期对合同执行情况进行统计分析。（二）业务部门职责1.负责本部门业务范围内合同的起草、发起和初步审核，确保合同条款符合业务实际需求。2.负责合同的谈判、签订和履行工作，及时向合同管理部门反馈合同履行过程中的相关信息。3.配合合同管理部门做好合同纠纷的处理工作，提供相关证据和资料。（三）财务部门职责1.参与合同涉及财务条款的审核，提出财务方面的意见和建议。2.根据合同约定，负责合同款项的收付管理，确保资金安全和准确入账。3.协助合同管理部门对合同执行情况进行财务监督和分析。（四）审计部门职责1.对合同签订、履行等过程进行审计监督，检查合同管理的合规性。2.对重大合同进行专项审计，防范合同风险。三、合同起草与审核（一）合同起草1.业务部门应根据业务需求和实际情况，起草合同文本。合同文本应具备明确的合同主体、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款，确保条款清晰、准确、完整。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的表述。对于格式合同，应仔细审查格式条款，确保其符合法律法规要求，不存在加重对方责任、排除对方主要权利等不合理条款。（二）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交至合同管理部门进行初审。合同管理部门主要从合同的合法性、合规性、完整性等方面进行审核，提出修改意见和建议。2.合同管理部门初审通过后，将合同文本分送财务部门、审计部门等相关部门进行会签。各部门应根据职责范围，对合同涉及的财务条款、审计事项等进行审核，并签署意见。3.对于重大合同或法律关系复杂的合同，合同管理部门应组织相关部门进行专题研讨，并可聘请外部法律顾问进行法律审查，确保合同合法有效，防范法律风险。4.业务部门应根据各部门的审核意见，对合同文本进行修改完善，直至审核通过。审核通过后的合同文本应由业务部门负责人签字确认，并提交公司领导审批。四、合同签订（一）签约主体资格审查1.在签订合同前，业务部门应对合同对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等进行审查，确保对方具备签订合同的合法资格和履行合同的能力。2.审查内容包括但不限于对方的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等证照的真实性、有效性，以及对方的法定代表人身份证明、授权委托书等文件的合法性。3.对于涉及重大交易或风险较高的合同，应要求对方提供近期的财务报表、信用报告等资料，评估其财务状况和信用风险。（二）合同签订流程1.经公司领导审批通过的合同，由业务部门负责与合同对方当事人进行签订。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，确保合同条款与审批后的文本一致。2.合同双方当事人应在合同文本上签字（或盖章），并加盖单位公章或合同专用章。签字（或盖章）应清晰、完整，符合法律法规和公司规定。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交至合同管理部门进行编号、归档，并将合同原件交至财务部门作为付款依据。五、合同履行（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人，确保合同按时、按质、按量履行。2.履行计划应报合同管理部门备案，合同管理部门应定期对履行计划的执行情况进行跟踪检查。（二）履行过程跟踪1.业务部门应按照履行计划组织实施合同履行工作，并及时向合同管理部门反馈合同履行过程中的相关信息，包括但不限于合同执行进度、质量情况、付款情况、对方履行情况等。2.合同管理部门应建立合同履行跟踪台账，对合同履行情况进行动态管理。如发现合同履行过程中出现异常情况或可能影响合同履行的问题，应及时通知业务部门采取措施解决，并向公司领导报告。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与合同对方当事人协商，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，业务部门应按照法律法规规定和合同约定的程序办理解除手续，并及时通知合同管理部门。解除合同后，应妥善处理善后事宜，包括但不限于清理债权债务、返还财产等。六、合同结算与支付（一）结算依据审核1.财务部门应根据合同约定和业务部门提供的结算资料，对合同款项的结算依据进行审核。结算资料应包括但不限于发票、验收报告、结算清单等，确保结算依据真实、准确、完整。2.审核内容包括发票的真实性、合法性、有效性，验收报告的内容是否与合同约定相符，结算清单的金额计算是否正确等。（二）支付审批流程1.财务部门审核通过后，按照公司资金支付审批流程办理付款手续。付款申请应注明合同编号、付款金额、付款方式、付款期限等信息，并附相关结算资料。2.付款申请经业务部门负责人、财务部门负责人、公司领导等审批通过后，由财务部门办理款项支付。（三）支付风险控制1.财务部门应加强对合同款项支付的风险控制，严格按照合同约定和审批程序进行支付，避免提前支付、超付等情况的发生。2.对于存在争议或风险较大的合同款项支付，财务部门应暂停支付，并及时与业务部门沟通协调，待问题解决后再行支付。七、合同纠纷处理（一）纠纷预警与报告1.在合同履行过程中，业务部门如发现可能引发合同纠纷的迹象或问题，应及时向合同管理部门报告，并采取相应的防范措施。2.合同管理部门应建立合同纠纷预警机制，对可能引发纠纷的合同进行重点关注和跟踪，及时收集相关信息，分析纠纷风险，为纠纷处理提供支持。（二）纠纷处理流程1.如发生合同纠纷，业务部门应及时与合同对方当事人进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。协商过程中，应注意收集和保留相关证据，如会议纪要、往来函件、合同文件等。2.如协商不成，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供详细的纠纷情况说明和相关证据资料。合同管理部门应会同法律事务部门等相关部门进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，可采取协商、仲裁、诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，应严格按照法律法规规定和公司授权程序进行操作，确保纠纷处理工作合法、合规、有效。八、合同档案管理（一）档案收集与整理1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关附件、补充协议、变更协议、履行过程中的往来文件等资料提交至合同管理部门。2.合同管理部门应按照档案管理要求，对合同资料进行分类、编号、装订，建立合同档案目录，确保档案资料的完整性和规范性。（二）档案保管与查阅1.合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全存放。2.建立合同档案查阅制度，严格限定查阅范围和查阅程序。因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经相关部门负责人审批后，方可查阅。查阅过程中，应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、销毁档