监理资料规范管理制度

PAGE监理资料规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司监理资料的规范化管理，确保监理资料真实、完整、有效，提高监理工作质量和水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司承接的各类建设工程项目监理资料的管理。（三）管理原则1.真实性原则：监理资料应如实反映监理工作的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖监理工作全过程的各类文件、记录应齐全，不得遗漏。3.有效性原则：资料应符合法律法规、行业标准及合同要求，具有可追溯性和证明效力。4.及时性原则：各项资料应随监理工作进度及时整理、归档，不得拖延。二、资料分类与内容（一）监理规划1.工程项目概况，包括工程名称、地点、规模、结构形式等。2.监理工作范围、内容、目标。3.监理工作依据，如法律法规、工程建设标准、监理合同等。4.监理组织形式、人员配备及进退场计划、监理人员岗位职责。5.监理工作制度，包括旁站、巡视、平行检验等制度。6.工程质量、造价、进度控制及安全生产管理的监理工作流程、方法和措施。7.监理设施配备情况。（二）监理实施细则1.专业工程特点。2.监理工作流程。3.监理工作控制要点及目标值，如质量验收标准、造价控制指标、进度节点等。4.监理工作方法及措施，包括旁站、巡视、平行检验、见证取样等具体操作要求。（三）施工组织设计/（专项）施工方案审查1.施工单位报审的施工组织设计或专项施工方案。2.监理机构的审查意见，包括是否符合工程建设强制性标准、是否满足施工实际需求等。（四）施工进度计划报审与调整1.施工单位提交的总进度计划、月进度计划等。2.监理机构对进度计划的审核意见，如是否合理、是否满足合同工期要求等。3.施工进度调整情况及监理机构的审批意见。（五）工程开工报审1.施工单位提交的工程开工报审表，附开工报告、施工许可证等相关资料。2.监理机构审查意见，包括施工场地条件、人员设备进场情况、施工组织设计及施工方案审批情况等是否具备开工条件。（六）工程复工报审1.因暂停施工后申请复工的施工单位提交的工程复工报审表。2.监理机构对复工条件的审查意见，如整改情况是否符合要求、安全隐患是否消除等。（七）工程材料、构配件、设备报审1.施工单位报送的工程材料、构配件、设备清单及质量证明文件。2.监理机构对进场材料、构配件、设备的检验意见，包括外观检查、质量证明文件审核、见证取样送检等情况。（八）见证取样和平行检验1.见证取样计划及见证记录，包括取样部位、数量、见证人员等。2.平行检验记录，如对原材料、构配件、设备及工程实体的检验数据和结果。（九）旁站记录对关键部位、关键工序施工过程进行旁站监理的详细记录，包括旁站时间、部位、施工情况、监理情况等。（十）巡视记录监理人员日常巡视施工现场的记录，包括巡视时间、范围、发现的问题及处理情况等。（十一）监理通知单1.针对施工单位存在的质量、安全、进度等问题发出的监理通知单。2.施工单位对监理通知单的回复及整改情况跟踪记录。（十二）工程暂停令1.因工程质量、安全等问题下达的工程暂停令。2.工程暂停原因及复工条件说明。（十三）工程质量验收资料1.检验批、分项工程、分部工程质量验收记录，包括验收时间、部位、内容、验收结论等。2.单位工程竣工验收资料，如竣工验收报告、质量评估报告等。（十四）工程造价控制资料1.工程计量报审与支付证书，包括工程量计量、工程款支付审核等情况。2.工程变更费用报审与签认，附变更原因、变更内容、费用计算等资料。3.费用索赔报审与审批，记录索赔事项、理由、金额及审批结果。（十五）工程监理月报1.本月工程概况，包括工程形象进度、施工质量、安全情况等。2.本月监理工作情况，如监理工作开展情况、监理指令执行情况等。3.本月工程质量、进度、造价、安全等方面存在的问题及处理情况。4.下月监理工作重点及建议。（十六）工程监理工作总结1.工程概况及监理工作目标。2.监理组织机构、人员及设施配备情况。3.监理工作成效，包括工程质量、进度、造价、安全控制情况等。4.监理工作中存在的问题及改进措施。5.经验与建议。（十七）其他资料1.与建设单位、施工单位、设计单位等相关单位的往来函件。2.工程照片、影像资料等。三、资料管理职责（一）项目总监理工程师职责1.全面负责监理资料的管理工作，确保资料管理符合本制度要求。2.组织制定监理资料管理工作计划和流程。3.审核重要监理资料，如监理规划、监理实施细则、工程质量评估报告等。4.定期检查监理资料的整理、归档情况，对存在的问题及时督促整改。（二）专业监理工程师职责1.负责本专业监理资料的收集、整理和审核工作。2.按照监理工作流程和规范，及时记录和填报相关资料，确保资料真实、准确、完整。3.对施工单位提交的涉及本专业的资料进行审查，提出审查意见。4.协助项目总监理工程师做好监理资料的归档工作。（三）监理员职责1.负责现场监理资料的原始记录工作，如旁站记录、巡视记录等。2.及时收集、整理施工过程中的各类资料，如工程材料报审表、检验批验收记录等，并交专业监理工程师审核。3.配合专业监理工程师做好资料的整理和归档工作。（四）资料员职责1.负责监理资料的统一收集、分类、整理、归档和保管工作。2.建立监理资料台账，记录资料的收发、借阅等情况。3.按照档案管理要求，对监理资料进行妥善保管，确保资料安全、完整。4.协助项目总监理工程师和专业监理工程师做好资料的查询、提供等服务工作。四、资料收集与整理（一）收集要求1.监理人员应在监理工作过程中及时收集与监理业务相关的各类资料，确保资料的及时性和完整性。2.施工单位提交的资料应符合合同要求和相关标准，资料内容应真实、有效，签字盖章齐全。3.对于重要资料，如工程变更文件、质量事故处理报告等，应要求施工单位提供原件或加盖单位公章的复印件。（二）整理要求1.资料应按照分类标准进行分类整理，同一类资料应按照时间顺序或逻辑顺序排列。2.资料应使用统一规格的纸张，字迹清晰、工整，签字盖章齐全。3.对于电子资料，应进行备份，并按照规定的命名规则进行命名，确保资料的可识别性和可追溯性。4.资料整理过程中应剔除无关资料，确保资料的简洁性和有效性。五、资料审核与审批（一）审核流程1.监理员收集整理的资料先交专业监理工程师进行审核。2.专业监理工程师审核后认为资料符合要求的，提交项目总监理工程师审批；如存在问题，应返回监理员或施工单位进行补充、修改，直至符合要求。3.项目总监理工程师对重要资料进行最终审批，审批通过的资料方可归档保存。（二）审核要点1.资料的真实性，是否与实际监理工作情况相符。2.资料的完整性，是否涵盖了监理工作的各个环节。3.资料的准确性，数据是否准确、逻辑是否清晰合理。4.资料的规范性，格式、签字盖章等是否符合要求。六、资料归档与保管（一）归档要求1.监理资料应定期进行归档，归档时间不得超过规定期限。2.归档资料应编制目录，注明资料名称、日期、编号等信息，便于查找和查阅。3.归档资料应采用纸质档案和电子档案相结合的方式，确保资料的长期保存和有效利用。（二）保管要求1.设立专门的资料档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮设施等。2.资料应分类存放，标识清晰，便于查找。3.定期对档案进行检查和清理，对损坏、变质的档案及时进行修复或处理。4.严格限制档案的借阅范围，借阅档案应办理借阅手续，按时归还。七、资料查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅监理资料的，应填写查阅申请表，经项目总监理工程师批准后，在资料员的陪同下查阅。2.查阅人员应爱护资料，不得在资料上涂改、标记、损坏。3.查阅结束后，查阅人员应及时将资料归还资料员，并在查阅申请表上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅监理资料的，应填写借阅申请表，注明借阅资料名称、借阅期限、借阅用途等，经项目总监理工程师批准，并办理借阅登记手续。2.借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅资料，不得转借他人，不得擅自复制、传播资料内容。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还资料，如资料有损坏或丢失，应照价赔偿。八、资料保密（一）保密范围监理资料中涉及的工程技术秘密、商业秘密、业主及施工单位的机密信息等均属于保密范围。（二）保密措施1.加强对监理人员的保密教育，提高保密意识。2.对涉及保密内容的资料进行标识，严格限制接触范围。3.资料档案室应采取必要的安全保密措施，如门禁系统、监控设备等。4.未经授权，任何人不得泄露监理资料中的保密信息。九、资料信息化管理（一）建立资料管理信息系统利用信息化技术建立监理资料管理信息系统，实现资料的电子化录入、存储、查询、统计分析等功能，提高资料管理的效率和准确性。（二）数据录入与维护1.资料员应及时将纸质资料录入管理信息系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性。（三）信息安全管理加强对资料管理信息系统的安全管理，设置不同级别的用户权限，防止数据泄露和非法访问。定期对系统进行备份，确保数据安全。十、监督与检查（一）定期检查公司定期对各项目监理资料管理情况进行检查，检