油卡管理制度规范

PAGE油卡管理制度规范最新一、总则（一）目的本制度旨在规范公司油卡的管理，确保油卡使用的合理性、安全性和透明度，有效控制公司车辆用油成本，提高资源使用效率，保障公司业务的正常开展。（二）适用范围本制度适用于公司所有配备油卡的车辆，包括公司自有车辆和租赁车辆。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保油卡管理活动合法合规。2.真实性原则：油卡使用记录必须真实、准确、完整，严禁虚假报账。3.节约性原则：鼓励合理用油，降低油耗，节约能源，减少不必要的浪费。4.安全性原则：加强油卡保管，防止丢失、被盗用，确保资金安全。二、油卡的申请与审批（一）油卡申请1.车辆使用部门根据车辆行驶里程、业务需求等情况，预估每月用油额度，填写《油卡申请表》，详细说明申请油卡的车辆信息、预计月用油量、申请理由等。2.申请表需由部门负责人签字确认，证明申请情况属实且符合部门实际工作需要。（二）审批流程1.《油卡申请表》提交至行政部门，行政部门对申请信息进行初步审核，核实车辆信息及申请额度的合理性。2.审核通过后，申请表流转至财务部门。财务部门根据公司预算安排以及以往用油情况，对申请额度进行最终审批。3.财务部门审批通过后，行政部门负责统一办理油卡开户及充值手续。三、油卡的发放与保管（一）油卡发放1.行政部门在油卡办理完成并充值后，及时将油卡发放至车辆使用部门指定的专人手中。2.发放过程需填写《油卡发放登记表》，详细记录油卡卡号、发放时间、领取人姓名、所属车辆等信息，并由领取人签字确认。（二）油卡保管1.油卡领取人负责油卡的日常保管，必须妥善保存，防止丢失、损坏或被盗用。2.如发现油卡丢失，领取人应立即向行政部门报告，并协助采取挂失等措施，避免造成经济损失。3.禁止将油卡转借他人使用，一经发现，将追究相关人员责任。四、油卡的使用（一）使用范围1.公司油卡仅限用于公司车辆加油，不得用于其他任何非公司车辆相关的加油消费。2.车辆在外出执行任务过程中，如遇特殊情况需在非指定加油站加油，必须提前向行政部门报备，经批准后方可使用现金支付加油费用，并在回公司后及时办理报销手续。（二）加油操作规范1.车辆加油时，加油人员应要求加油站工作人员在加油凭证上准确填写加油日期、加油量、加油金额、加油站名称等信息，并加盖加油站公章。2.加油完毕后，加油人员需当场核对加油凭证与实际加油情况是否一致，如有疑问应及时与加油站工作人员沟通解决。3.严禁使用油卡为私人车辆或其他无关车辆加油，严禁通过虚构加油业务等方式套取油卡资金。（三）油卡使用记录1.车辆使用部门应建立油卡使用台账（可采用电子表格形式），详细记录每辆车每次加油的日期、加油站名称、加油量、加油金额、行驶里程等信息。2.台账记录应及时、准确，每月末由专人负责汇总统计，并与加油凭证进行核对，确保账实相符。3.行政部门定期对各部门油卡使用台账进行检查，核实记录的完整性和准确性。五、油卡的充值与结算（一）充值管理1.根据车辆使用部门的用油情况及油卡余额，行政部门定期统计各车辆油卡的剩余金额，制定油卡充值计划。2.油卡充值金额应根据实际需求合理确定，避免过度充值造成资金闲置或浪费。3.充值申请由行政部门填写《油卡充值申请表》，注明充值车辆信息、充值金额、充值原因等，经财务部门审核后进行充值操作。（二）结算流程1.每月末，车辆使用部门将当月油卡使用台账及加油凭证整理成册，提交至行政部门。2.行政部门对台账和凭证进行审核，确保记录准确无误后，编制《油卡使用情况汇总表》，详细列出每辆车当月的加油明细及费用合计。3.《油卡使用情况汇总表》经行政部门负责人签字后，提交至财务部门。财务部门根据汇总表及相关凭证进行账务处理，与加油站进行费用结算，并将结算结果反馈给行政部门。4.财务部门定期对油卡使用情况进行分析，对比实际用油与预算情况，如有异常波动及时查明原因并采取相应措施。六、监督与检查（一）内部监督1.行政部门负责对油卡的日常管理工作进行监督检查，定期检查油卡使用台账、加油凭证等资料，核实油卡使用的真实性和合规性。2.财务部门负责对油卡充值、费用结算等财务环节进行监督，确保资金使用合理、安全，账目清晰准确。3.公司审计部门定期对油卡管理情况进行审计，重点审查油卡使用的合规性、费用支出的合理性以及内部控制制度的执行情况，发现问题及时督促整改。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用油卡的行为，一经查实，将视情节轻重给予相应的处罚。2.对于轻微违规行为（如加油记录不完整、未及时报备特殊加油情况等），责令相关责任人限期整改，并给予警告处分。3.对于严重违规行为（如套取油卡资金、转借油卡等），除追回违规所得外，并根据公司相关规定给予相应的经济处罚，情节严重的依法追究法律责任。七、信息管理与保密（一）信息管理1.行政部门负责建立油卡管理信息档案，包括油卡申请表、发放登记表、充值申请表、使用台账、加油凭证、审计报告等相关资料，确保资料的完整性和可追溯性。2.油卡管理信息档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行，以便于日后查询和审计。（二）保密规定1.涉及油卡管理的各类信息属于公司内部机密，所有参与油卡管理工作的人员必须严格遵守保密制度，不得泄露给无关人员。2.严禁通过任何方式（如网络、电话、邮件等）向外传播油卡管理的敏感信息，防止公司利益受损。八、附则（一）解释权本制度由公司行政部门负责解释。在执行过程中，