规范扶贫档案管理制度

PAGE规范扶贫档案管理制度一、总则（一）目的为加强扶贫档案管理，确保扶贫工作档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在扶贫工作中的凭证和参考作用，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织参与的所有扶贫项目档案管理工作，包括但不限于扶贫项目申报、实施、验收等全过程中形成的各类文件、资料、记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映扶贫工作实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集、整理扶贫工作各环节形成的档案资料，确保档案的完整性。3.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，保证档案的质量。4.保密性原则：对涉及扶贫对象个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案，应严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善扶贫档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门做好扶贫档案的收集、整理、归档等工作。3.集中保管扶贫工作档案，建立档案数据库，实现档案信息的有效管理和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的安全和有效。（二）项目实施部门职责1.负责本部门扶贫项目档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的真实、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门。3.在项目实施过程中，严格执行档案管理制度，规范档案形成过程中的各项记录。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作。3.对档案进行妥善保管，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅等手续。三、档案收集与整理（一）收集范围1.扶贫项目规划、实施方案、可行性研究报告等文件。2.扶贫对象识别、审核、公示等相关资料。3.扶贫资金申请、审批、发放、使用等记录。4.扶贫项目实施过程中的会议记录、工作台账、检查验收报告等。5.扶贫对象帮扶记录、脱贫成效证明等。6.其他与扶贫工作相关的文件、资料、照片、影像等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、准确收集。2.收集的档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照扶贫项目类别、时间顺序、文件性质等进行分类。2.编号：对每一份档案给予唯一的编号，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行整齐装订，确保档案的牢固和美观。四、档案归档与保管（一）归档要求1.项目实施部门应在项目结束后[X]个工作日内，将整理好的档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门应按照档案分类方案，对接收的档案进行认真核对，无误后进行归档。3.归档的档案应编制归档清单，双方签字确认。（二）保管期限1.扶贫项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.具有重要查考利用价值的档案应列为永久保管；在一定时期内具有查考利用价值的档案应列为长期保管，保管期限为[X]年；只在短期内具有查考利用价值的档案应列为短期保管，保管期限为[X]年。3.具体保管期限的划分应根据国家相关规定和扶贫工作实际情况确定。（三）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅扶贫档案的，查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合规定的，安排专人负责查阅，并在指定地点进行。查阅人不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅档案时，查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅扶贫档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人、档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期满后，应及时归还档案管理部门。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员等组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》。（二）销毁程序1.《档案销毁清单》经档案鉴定小组组长签字、档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中，应安排专人进行监督，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，与《档案销毁清单》一并保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立扶贫档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，对档案信息进行分类存储、检索查询、统计分析等，为扶贫工作决策提供有力支持。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责档案信息的录入工作，确保录入数据的准确、完整。录入的数据应与纸质档案内容一致。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，及时更新档案信息，保证数据的时效性。（三）安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。3.制定应急预案，应对可能出现的系统故障、数据丢失等情况，确保档案信息化管理工作的正常运行。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门的扶贫档案管理工作进行监督检查，及时发现问题并督促整改。2.监督检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理质量、档案保管条件等。（二）考核评价1.建立扶贫档案管理工作考核评价机制，将档案管理工作纳入各部门绩效考核体系。2.考核评价指标包括档案管理