烟草外包制度规范

PAGE烟草外包制度规范最新一、总则（一）目的为规范烟草外包业务管理，确保外包活动符合相关法律法规及行业标准要求，保障烟草生产经营活动的顺利进行，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及烟草外包的业务活动，包括但不限于烟叶种植外包、烟草加工环节外包、物流配送外包等相关服务。（三）基本原则1.合法性原则外包业务必须严格遵守国家法律法规、烟草行业相关政策及标准规定，确保各项活动合法合规。2.质量保障原则以保障烟草产品质量为核心，对外包服务提供商进行严格筛选和管理，确保外包业务不影响烟草产品品质。3.风险可控原则识别、评估和控制外包业务过程中的各类风险，制定相应的风险应对措施，将风险控制在可接受范围内。4.监督管理原则建立健全监督管理机制，加强对外包业务全过程的监督检查，确保外包服务提供商严格履行合同约定。二、外包服务提供商选择与管理（一）提供商资质要求1.具有合法有效的营业执照、税务登记证等相关经营资质，经营范围应涵盖所承接的烟草外包业务。2.具备相应的专业技术能力和管理水平，拥有与业务规模相适应的专业设备、技术人员和管理人员。3.具有良好的商业信誉，近三年内无重大违法违规记录，在行业内具有较高的口碑和声誉。4.符合烟草行业相关准入条件，如烟叶种植外包商需具备适宜的种植土地、种植技术和经验等；烟草加工外包商需具备相应的生产加工资质和能力等。（二）选择流程1.需求调研相关部门根据业务需求，对外包业务的范围、要求、质量标准等进行详细调研和分析，形成需求报告。2.供应商征集通过多种渠道广泛征集潜在的外包服务提供商，如行业推荐、网络搜索、招标平台发布信息等。3.资格预审对征集到的供应商进行资格预审，审查其是否符合资质要求。收集供应商的相关资料，包括营业执照、资质证书、业绩证明、人员情况等，进行初步筛选。4.实地考察组织对通过资格预审的供应商进行实地考察，了解其生产经营场所、设备设施、管理水平、人员素质等实际情况。实地考察可邀请相关专业人员参与，如技术专家、质量管理人员等。5.综合评估成立评估小组，对实地考察合格的供应商进行综合评估。评估内容包括技术能力、管理能力、价格水平、服务质量、信誉等方面。采用定量与定性相结合的评估方法，为每个供应商打分。6.选定供应商根据综合评估结果，选定得分最高的供应商作为外包服务提供商。如得分相同，可进一步比较其他关键因素，或重新组织评估。选定后，签订外包服务合同。（三）合同管理1.合同签订与选定的外包服务提供商签订详细、明确的外包服务合同。合同应明确双方的权利和义务、服务内容、质量标准、价格条款、付款方式、违约责任等重要条款。2.合同执行监督定期检查外包服务提供商合同执行情况，确保其按照合同约定提供服务。建立合同执行台账，记录合同执行过程中的各项事项，如服务进度、质量验收情况、付款记录等。3.合同变更与终止如因业务需求变化或其他原因需要变更合同条款，应按照合同约定的程序进行协商和变更。如出现合同终止情形，应按照合同约定和相关法律法规办理终止手续，妥善处理善后事宜。（四）日常管理1.建立供应商档案为每个外包服务提供商建立专门的档案，记录其基本信息、资质情况、合同执行情况、考核评价结果等内容，并及时更新档案信息。2.定期沟通与协调与外包服务提供商保持定期沟通，及时了解业务进展情况，协调解决合作过程中出现的问题。定期召开沟通会议，共同商讨业务发展、质量改进等事项。3.培训与指导根据业务需求和外包服务提供商的实际情况，为其提供必要的培训和指导，帮助其提高服务质量和管理水平。培训内容可包括烟草行业标准、业务操作流程、质量管理要求等。三、外包业务流程规范（一）烟叶种植外包1.土地选择与准备外包服务提供商应根据烟草种植要求，选择适宜的种植土地。对土地进行平整、施肥、改良等准备工作，确保土壤条件符合烟叶种植标准。2.品种选择与育苗按照公司指定的品种要求，选择优质的烟草种子或烟苗进行育苗。严格控制育苗过程中的温度、湿度、光照等条件，确保烟苗质量。3.移栽与田间管理在适宜的时间进行烟叶移栽，合理控制种植密度。加强田间管理，包括中耕除草、追肥、病虫害防治等工作。严格按照烟草种植技术规范进行操作，确保烟叶生长良好。4.采收与初加工按照烟叶成熟度要求，适时进行采收。采收后的烟叶应及时进行初加工，如分级、烘烤等。初加工过程应严格控制工艺参数，确保烟叶质量符合标准。5.质量验收公司组织专业人员对外包种植的烟叶进行质量验收。验收内容包括外观品质、内在品质、等级纯度等方面。按照相关标准进行打分，验收合格后方可收购。（二）烟草加工外包1.原料接收与检验外包服务提供商接收公司提供的烟草原料时，应进行严格的检验。检查原料的数量、质量、包装等是否符合要求，如发现问题及时与公司沟通处理。2.加工过程控制按照公司制定的加工工艺和质量标准，进行烟草加工。加强加工过程中的设备维护、工艺执行、质量检测等工作，确保产品质量稳定。3.成品检验与包装加工完成的烟草成品应进行全面的检验，包括物理指标、化学指标、感官质量等方面。检验合格后进行包装，包装应符合相关标准和要求，确保产品外观质量良好。4.成品交付将检验合格、包装完好的烟草成品交付给公司。交付过程中应做好产品防护，确保产品质量不受影响。（三）物流配送外包1.订单接收与处理接收公司下达的物流配送订单，对订单信息进行详细核对和记录。及时安排车辆、人员等资源，确保订单按时处理。2.货物分拣与装车按照订单要求，对烟草货物进行准确分拣。在装车过程中，合理安排货物摆放，做好货物固定和防护措施，防止货物受损。3.运输过程管理选择合适的运输方式和路线，确保烟草安全、及时运输。加强运输过程中的车辆监控，实时掌握运输状态。严格遵守交通法规，确保运输安全。4.货物交付与签收将烟草货物安全送达指定地点，与收货方进行货物交接和签收。签收过程应严格按照规定进行，确保货物数量、质量等无异议。5.运输记录与反馈建立运输记录档案，详细记录运输过程中的各项信息，如订单号、运输时间、运输路线、货物状态等。及时向公司反馈运输情况，如出现异常情况应及时报告并采取相应措施。四、质量控制与监督（一）质量标准制定根据烟草行业相关标准和公司实际需求，制定详细的外包业务质量标准。质量标准应涵盖外包业务的各个环节，明确具体的质量要求和检验方法。（二）质量检验与检测1.定期检验对外包服务提供商提供的产品或服务进行定期检验。检验频率根据业务特点和风险程度确定，确保及时发现质量问题。2.不定期抽检除定期检验外，不定期对外包业务进行抽检。抽检范围应具有代表性，能够全面反映外包业务质量状况。3.委托检测对于专业性较强的质量指标，可委托具有资质的第三方检测机构进行检测。委托检测结果作为质量判断的重要依据。（三）质量问题处理1.问题识别通过检验检测、客户反馈等渠道，及时识别外包业务中的质量问题。对质量问题进行详细记录，包括问题描述、发现时间、涉及产品或服务范围等。2.原因分析组织相关人员对质量问题进行原因分析，找出导致问题产生的根本原因。原因分析可采用鱼骨图、5W1H等方法，确保分析结果准确、全面。3.整改措施制定与实施根据原因分析结果，制定针对性的整改措施。整改措施应明确责任部门、责任人、整改期限等。整改措施实施过程中，加强监督检查，确保整改工作按时完成。4.效果验证整改完成后，对整改效果进行验证。通过再次检验检测、客户反馈等方式，确认质量问题是否得到彻底解决。如整改效果未达到要求，应重新分析原因，制定进一步的整改措施。（四）监督机制1.内部监督成立专门的监督小组，定期对外包业务进行监督检查。监督小组成员应包括质量管理人员、技术专家、业务骨干等，确保监督工作的专业性和权威性。2.外部监督积极接受烟草行业主管部门、质量监督部门等外部机构的监督检查。对于外部监督提出的问题，及时整改落实，并将整改情况报告外部监督机构。3.客户反馈监督重视客户对烟草外包业务质量的反馈意见，及时处理客户投诉和建议。将客户反馈作为质量改进的重要依据，不断提高外包业务质量水平。五、安全管理（一）安全责任划分明确公司与外包服务提供商在安全管理方面的责任。公司负责制定安全管理制度和标准，对外包业务安全管理工作进行监督指导；外包服务提供商负责具体实施安全管理措施，确保业务活动安全进行。（二）安全培训与教育1.公司组织安全培训定期组织外包服务提供商相关人员参加安全培训，培训内容包括安全生产法律法规、烟草行业安全标准、安全操作规程等。提高外包人员的安全意识和操作技能。2.外包服务提供商自行培训外包服务提供商应根据自身业务特点，组织内部安全培训。培训内容应结合实际工作，确保员工熟悉安全要求和操作流程。（三）安全设施与防护1.配备必要的安全设施根据外包业务实际情况，配备相应的安全设施，如消防设备、通风设备、防护用品等。确保安全设施完好有效，满足安全生产需要。2.加强安全防护措施在业务活动过程中，采取必要的安全防护措施，如对烟草原料、成品进行防火、防潮、防盗等防护；对加工设备、运输车辆等进行定期维护保养，确保设备安全运行。（四）安全检查与隐患排查1.定期安全检查公司与外包服务提供商定期开展安全检查工作。检查内容包括安全制度执行情况、安全设施配备与运行情况、人员操作规范情况等。对检查中发现的问题及时记录，并下达整改通知。2.隐患排查与治理建立安全隐患排查治理机制，及时发现和消除安全隐患。对于重大安全隐患，应制定专项治理方案，明确治理责任、措施和期限，确保隐患得到彻底治理。（五）应急预案制定与演练1.应急预案制定针对外包业务可能出现的安全事故，制定完善的应急预案。应急预案应包括应急组织机构、应急响应程序、应急救援措施、后期处置等内容。2.应急演练定期组织应急演练，检验应急预案的可行性和有效性。通过演练，提高相关人员的应急处置能力，确保在安全事故发生时能够迅速、有效地进行应对。六、保密管理（一）保密范围界定明确烟草外包业务中涉及的保密信息范围，包括但不限于烟草种植技术、加工工艺、产品配方、客户信息、商业秘密等。（二）保密措施要求1.物理隔离对于涉及保密信息的场所、设备等，采取物理隔离措施，防止信息泄露。如设置专门的保密区域，配备门禁系统、监控设备等。2.人员管理与接触保密信息的外包服务提供商人员签订保密协议，明确保密责任和义务。加强对人员的保密教育和培训，提高保密意识。3.信息存储与传输对保密信息进行加密存储和传输，采用安全可靠的存储设备和传输渠道。严格控制信息访问权限，确保只有授权人员能够接触和处理保密信息。（三）保密监督与检查1.定期检查保密措施执行情况公司定期对外包服务提供商的保密措施执行情况进行检查，确保其严格遵守保密规定。检查内容包括物理隔离措施