规范宣传用品发放制度

PAGE规范宣传用品发放制度一、总则（一）目的为加强公司宣传用品的管理，规范宣传用品的发放流程，确保宣传用品的合理使用，提高宣传效果，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在开展公司宣传活动、业务推广等工作中涉及宣传用品的申请、领取、使用及管理。（三）基本原则1.统一管理原则宣传用品的采购、存储、发放等环节由公司指定的部门统一管理，确保资源的合理调配和有效利用。2.按需发放原则根据工作实际需要，严格控制宣传用品的发放数量，避免浪费。3.规范使用原则员工应按照公司规定的用途和方式使用宣传用品，不得擅自改变或挪作他用。4.责任明晰原则明确各部门及相关人员在宣传用品管理过程中的职责，确保责任落实到人。二、宣传用品的分类及定义（一）纸质宣传品1.宣传册用于全面介绍公司产品、服务、企业文化等内容的多页印刷资料。2.宣传单页针对特定产品、活动或主题制作的单页宣传材料。3.海报张贴于公司办公场所、活动现场、公共场所等用于宣传的大幅印刷品。4.名片印有公司名称、员工姓名、职务、联系方式等信息的卡片，用于商务交往。（二）电子宣传品1.公司宣传片通过视频形式展示公司形象、业务范围、发展历程等内容的多媒体资料。2.产品演示视频针对公司产品特点、功能、使用方法等制作的视频，用于产品推广。3.电子文档资料如PPT演示文稿、PDF文件等，包含公司宣传、产品介绍等相关内容，可通过电子设备传播。（三）实物宣传品1.礼品带有公司标识或宣传信息的小礼品，用于客户回馈、活动奖品等。2.办公用品印有公司标志的笔记本、文件夹、笔等办公文具。3.宣传道具如展示架、展柜、模型等，用于产品展示或活动现场布置。三、宣传用品的采购与存储（一）采购流程1.需求申请各部门根据工作需要，提前填写《宣传用品采购申请表》，详细注明所需宣传用品的名称、规格、数量、用途等信息，并提交至公司指定的采购管理部门。2.审核审批采购管理部门对各部门提交的申请表进行审核，核实需求的合理性和必要性。对于金额较大或涉及重要宣传活动的采购申请，需提交公司领导审批。3.采购执行经审核审批通过后，采购管理部门按照公司采购制度的规定，选择合格的供应商进行采购。采购过程中应严格把控质量，确保所采购的宣传用品符合公司要求和相关标准。4.验收入库宣传用品到货后，由采购管理部门、质量检验部门及相关使用部门共同进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、外观等方面。验收合格后，办理入库手续，填写《宣传用品入库单》。（二）存储管理1.仓库设置公司应设立专门的宣传用品仓库，用于存放各类宣传用品。仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保宣传用品的安全存储。2.分类存放宣传用品应按照类别、规格、型号等进行分类存放，便于查找和管理。同时，应建立详细的库存台账，记录宣传用品的出入库情况。3.库存盘点定期对宣传用品仓库进行盘点，确保账实相符。盘点结果应形成报告，如有差异应及时查明原因并进行处理。四、宣传用品的发放（一）发放流程1.申请登记员工因工作需要领取宣传用品时，需填写《宣传用品领取申请表》，注明领取日期、部门、姓名、宣传用品名称、规格、数量、用途等信息，并提交至所在部门负责人审批。2.部门审批部门负责人对员工的领取申请进行审核，核实其用途的合理性和必要性。对于涉及重要宣传活动或大量宣传用品的领取申请，应重点关注并确保资源的合理使用。审批通过后，在申请表上签字确认。3.仓库领取员工持经部门负责人审批后的申请表到宣传用品仓库领取宣传用品。仓库管理人员根据申请表上的信息发放宣传用品，并在《宣传用品发放登记表》上进行登记，双方签字确认。（二）发放标准1.纸质宣传品根据工作实际需要，按照不同的宣传场景和目标受众，合理确定宣传册、宣传单页、海报等的发放数量。例如，对于一般性的业务推广活动，宣传单页每人每次发放数量不超过[X]份；对于大型展会或重要宣传活动，宣传册每人每次发放数量不超过[X]本。2.电子宣传品员工可根据工作需要通过公司内部网络平台下载电子宣传品，但应确保其使用符合公司规定和版权要求。如需拷贝存储，应提前向所在部门申请，并按照规定进行操作。3.实物宣传品礼品的发放应根据不同的活动性质和对象进行合理安排。例如，对于客户回馈活动，礼品每人发放价值不超过[X]元；对于内部员工培训或活动，办公用品的发放应根据实际需求进行，如笔记本每人每次发放数量不超过[X]本。宣传道具的发放应根据活动规模和实际需要进行调配，使用完毕后应及时归还仓库。（三）特殊情况发放1.临时紧急需求如遇临时紧急的宣传任务，需要立即领取宣传用品的，员工可先向所在部门负责人口头说明情况，经同意后直接到仓库领取。事后应及时补办领取申请手续。2.跨部门使用因工作需要，员工需跨部门领取宣传用品的，应在领取申请表上注明跨部门使用原因，并经双方部门负责人审批后，方可领取。五、宣传用品的使用与管理（一）使用要求1.员工应按照公司规定的用途和方式使用宣传用品，不得擅自改变其内容、形式或用途。2.在使用纸质宣传品时，应注意保持其整洁、完好，不得随意涂改、损坏或丢弃。3.电子宣传品的使用应严格遵守公司的信息安全规定，不得擅自传播、复制或用于其他非法目的。4.实物宣传品的使用应妥善保管，避免丢失、损坏或浪费。礼品的发放应符合公司的礼品管理规定，不得用于不正当目的。（二）使用记录员工在使用宣传用品后，应及时填写《宣传用品使用记录单》，记录宣传用品的使用时间、地点、活动名称、使用数量等信息。使用记录单应定期提交至所在部门负责人审核，并存档备查。（三）回收与处理1.对于已使用完毕或不再使用的宣传用品，员工应及时将其归还至所在部门或宣传用品仓库。2.仓库管理人员对回收的宣传用品进行检查，对于损坏、过期或不再适用的宣传用品，应进行分类登记，并按照公司规定的程序进行处理。处理方式包括报废、销毁、回收利用等，具体处理方式应根据宣传用品的性质和实际情况确定。（四）监督检查公司将定期对宣传用品的使用情况进行监督检查，检查内容包括宣传用品的发放记录、使用记录、库存情况等。对于发现的问题，将及时责令相关部门和人员进行整改，并视情节轻重给予相应的处罚。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自领取宣传用品。2.超标准、超范围领取宣传用品。3.擅自改变宣传用品的用途或内容。4.未按规定使用宣传用品，造成浪费或损坏。5.未及时归还已使用完毕或不再使用的宣传用品。6.其他违反本制度规定的行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的员工，公司将给予口头警告，并责令其立即整改。2.对于多次违规或情节严重的