机关事业单位档案管理职责与要求

机关事业单位档案管理职责与要求档案作为机关事业单位履职活动的原始记录，承载着历史传承、决策支撑、合规治理的核心价值。规范档案管理行为、明确管理职责与要求，是维护档案完整与安全、提升档案利用效能的关键前提。本文结合机关事业单位工作实际，从职责划分、管理要求两方面梳理实践要点，为档案管理工作提供实操指引。一、档案管理职责划分（一）档案管理部门（或综合档案室）职责档案管理部门是单位档案工作的统筹主体，需履行以下职责：制度统筹：结合《机关档案管理规定》《档案法》等法规，制定本单位档案管理制度体系，涵盖收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁全流程，明确各环节操作规范与责任主体。业务指导：指导各业务部门开展文件材料的形成、积累与归档工作，定期开展档案业务培训，解答部门档案管理疑问。档案处置：负责接收各部门移交的档案，按全宗原则进行系统化整理、编目与保管；定期开展档案鉴定，提出保管期限调整或销毁意见，按程序报批后组织实施。利用服务：建立档案检索系统（如案卷目录、文件目录、全文数据库等），依规为单位内部及外部合法利用主体提供档案查阅、复制、证明等服务，做好利用登记与效果反馈。统筹协调：协调档案信息化建设、安全保密、应急管理等工作，对接上级档案主管部门及同级档案机构，落实档案统计、年报及专项检查任务。（二）档案管理人员职责档案管理人员是档案管理的直接执行者，需聚焦实操性工作：基础管理：按制度要求开展档案收集，确保文件材料“应归尽归”；对接收的档案进行分类、组卷（或件装）、编号、编目，编制检索工具，保证档案整理规范、检索便捷。保管维护：定期检查档案保管状况，做好温湿度监测、防虫防霉、防磁防盗等工作；对破损、褪色档案及时修复，对电子档案定期备份、迁移，确保档案实体与信息安全。利用服务：根据利用需求精准定位档案，依规提供查阅、借阅服务，对涉密、敏感档案严格履行审批程序；跟踪利用效果，总结高频利用需求，为档案编研（如专题汇编、大事记）提供素材。业务协同：配合档案管理部门开展制度修订、业务培训、档案鉴定等工作；建立档案管理台账，记录档案接收、利用、移交、销毁等关键环节，确保管理轨迹可追溯。（三）业务部门职责业务部门是档案形成的源头，需履行“前端管控”责任：文件形成：在业务活动中规范文件材料的形成与积累，确保文件内容真实、格式规范（如公文要素齐全、业务表单制式统一），杜绝“重业务、轻档案”导致的材料缺失。按时归档：按档案管理部门要求，在规定时间内完成本部门文件材料的预整理，对照归档范围查漏补缺，向档案管理部门移交完整、准确的档案。质量把关：移交前对档案内容进行审核，确保业务数据与档案记载一致；对专业性较强的档案（如项目验收报告、科研成果材料），同步提交编研说明或背景材料，提升档案利用价值。协同管理：配合档案管理部门开展档案检查、培训及利用工作，在日常业务中优先利用本部门归档档案，避免重复形成文件，提升工作效率。二、档案管理核心要求（一）制度建设要求制度是档案管理的“生命线”，需满足以下要求：全流程覆盖：制度应涵盖档案“收、管、用、鉴、销”全周期，明确各环节操作标准（如归档范围、保管期限表、移交清单格式等），避免管理盲区。动态适配：结合单位职能调整、业务流程优化及法规更新，每2-3年对制度进行评估修订，确保制度与实际工作匹配。责任到人：在制度中明确各部门、各岗位的档案管理职责，将档案工作纳入部门绩效考核，通过“责任清单”倒逼履职到位。（二）收集整理要求档案收集整理的质量直接决定利用效能，需重点关注：收集范围清晰：依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合单位职能细化归档范围，涵盖文书档案（公文、会议材料）、业务档案（审批流程、服务记录）、科技档案（基建图纸、设备说明书）、人事档案（任免、考核材料）等，确保“应归尽归”。整理规范有序：采用“年度-机构（问题）-保管期限”或“年度-保管期限-机构（问题）”分类法，对档案进行系统化整理；文书档案以“件”为单位整理，业务档案按项目或流程组卷，确保档号、目录、实体一一对应。保管期限精准：严格区分“永久”“30年”“10年”等保管期限，对涉及民生权益、历史沿革、重大决策的档案标注“永久”，对一般性事务文件按期限归档，避免“一刀切”导致资源浪费或档案流失。（三）保管利用要求档案的“存”与“用”需平衡安全与效能：保管条件达标：档案库房需独立设置，配备防火、防盗、防潮、防光、防磁设备（如温湿度记录仪、灭火器、防磁柜）；电子档案存储需采用专用服务器或云平台，定期进行异质备份（如磁带、光盘）。利用便捷合规：建立“线上+线下”检索体系，对开放档案提供线上查阅（如档案管理系统、政务公开平台），对涉密档案严格履行“双人审批、登记借阅”程序；利用后及时归还、清点，避免档案损毁或丢失。鉴定销毁规范：每10年开展一次档案鉴定，由档案管理部门、业务部门、法律顾问组成鉴定小组，对超期档案进行价值评估；销毁档案需编制清册，经单位负责人审批后，在指定场所由两人以上监销，确保全程留痕。（四）信息化建设要求顺应数字化转型趋势，档案信息化需做到：电子档案应归尽归：将电子公文、电子证照、业务系统数据等纳入归档范围，采用XML、PDF-A等长期保存格式，确保电子档案“四性”（真实性、完整性、可用性、安全性）达标。系统互联互通：推动档案管理系统与OA系统、业务系统对接，实现文件“在线形成、在线归档、在线利用”，减少人工干预；对接同级政务数据平台，为跨部门档案共享提供支撑。数据安全可控：电子档案存储采用加密技术，设置访问权限（如只读、编辑、管理员），定期开展数据备份与恢复演练；对涉密电子档案，采用物理隔离存储，严禁接入互联网。（五）安全保密要求档案安全是底线要求，需落实“人防+技防”：涉密档案管理：涉密档案单独保管，建立“台账+专柜+专人”管理模式，借阅、复制需经单位保密委员会审批，严禁携带涉密档案外出（确需外出的，需办理《涉密载体外出携带证》）。实体安全防护：档案库房安装门禁、监控系统，库房钥匙由专人保管；定期开展档案清点，对珍贵档案（如历史文书、实物档案）采用恒温恒湿柜、防紫外线装具保管。信息安全管控：电子档案系统部署防火墙、入侵检测系统，定期进行漏洞扫描；操作人员需签订保密协议，严禁泄露档案信息，对档案利用日志进行审计，追溯异常操作。三、保障措施（一）组织保障单位应将档案工作纳入年度工作计划，明确分管领导，保障档案管理部门的人员编制与经费投入；建立“一把手”负总责、分管领导具体抓、部门负责人直接管的责任体系，确保档案工作与业务工作同部署、同检查、同考核。（二）人员保障定期组织档案管理人员参加专业培训（如档案数字化、电子档案管理），鼓励考取档案专业职称；建立“以老带新”机制，传承档案管理经验；将档案法律法规、业务知识纳入新入职人员培训必修内容，提升全员档案意识。（三）技术保障每年安排专项经费用于档案设备更新（如扫描仪、服务器、防盗系统），确保保管条件符合《档案馆建筑设计规范》；与专业档案服务机构