项目部会议管理办法

项目部会议管理办法第一章总则第一条目的加强项目部会议纪律，规范议事流程，明确会议权责，进一步提升会议质量与决策效率，保障项目各项工作高效推进、有序落实。第二条原则严格遵循会前充分筹备、会时规范签到、会中详实记录、会后闭环落实的四项核心要求，确保会议务实、高效、精简。第三条适用范围本办法适用于项目部组织的各类例会、专题会议及临时会议。第二章职责第一条归口部门综合办公室为项目部会议管理的归口部门，负责本办法的监督执行、统筹协调及相关资料归档工作。第二条具体职责1、综合办公室：负责项目部级例会（如项目经理办公会、党政联席会）的组织筹备、会场布置、设备调试等工作；监督各部门例会及专题会议的规范开展；负责所有会议纪要原件的收集、整理、归档与保管；牵头落实项目部级的会议决议事项的跟踪督办。2、项目部各部门：负责本部门例会及牵头组织的专题会议的筹备、组织、记录及纪要编制工作；落实本部门相关的会议决议事项；配合综合办公室完成会议管理相关工作。第三章管理规定第一条会议分类及管理要求1、项目经理办公会：由项目部经理主持召开，参会人员为项目部领导班子成员；根据会议需要，可邀请相关部门负责人列席。会议内容：审议项目月度/季度进展总结、未完成事项处置方案、跨部门协调事项、下月/季度工作计划及其他重大事项；参会人员需提前准备相关汇报材料及意见建议。会议时间：原则上每月月末召开，遇特殊情况可提前或延后，具体时间由综合办公室另行通知。会议决策：坚持项目经理负责制，班子成员充分发表意见建议，由项目经理最终决策；综合办公室负责会后决策事项的跟踪、督促与落实反馈。2、党政联席会：参会人员原则上为项目部领导班子成员；根据议题需要，可邀请相关部门负责人列席。会议议题：由党支部书记与项目经理共同研究确定；其他班子成员需提交讨论的议题，应提前向书记或项目经理提出，经协商一致后纳入议程（突发事件除外，可临时增补）。会议时间：每月召开一次，特殊情况可随时召开，由综合办公室统筹通知。3、专题会议：针对项目专项工作（如施工进度推进、质量安全管控、成本核算、技术方案研讨等）召开的会议，由相关业务部门牵头组织。会议时间、地点、参会人员由牵头部门根据工作需要确定，参会人员需为专项工作相关的负责人及业务骨干。4、部门例会：由各部门负责人主持，本部门全体人员参加（或根据工作需要确定参会范围），主要总结部门阶段性工作、部署后续任务、协调内部问题。会议时间由各部门自行确定并固定，报综合办公室备案。5、临时会议：因突发事件、紧急任务等特殊情况召开的非常规会议，由相关牵头人发起，综合办公室配合协调组织，参会人员根据会议需求确定。第二条会议通知1、会议牵头部门需在会议召开前1个工作日，通过书面、邮件或办公系统等正式方式下发会议通知单至各参会部门（人员），同时抄送综合办公室备案。未按要求下发通知单的，对会议牵头部门负责人（或召集人）处以50元罚款。2、固定时间的例会（如部门例会、月度项目经理办公会）无需另行通知；若需调整会议时间，牵头部门需提前通知所有参会人员，其中项目部级例会调整需经分管领导审批后，由综合办公室统一通知；部门例会调整需报综合办公室备案并说明原因。未按要求通知的，对责任部门负责人处以50元罚款。3、会议通知单需明确会议主题、时间、地点、参会人员、需准备的材料等核心信息。信息填写不完整、不规范的，对填写人处以20元罚款。第三条会议准备1、综合办公室负责项目部级会议的会场布置（桌椅摆放、名牌制作）、设备调试（音响、投影、麦克风等）及资料分发工作，需在会议开始前30分钟全部准备到位。2、各部门牵头的专题会议、部门例会，由牵头部门负责会场及设备准备工作。3、因会议准备不充分导致会议无法正常召开或延误的，对相关责任人处以20-50元罚款。第四条会议纪律1、会议牵头部门负责维护会议纪律，提前准备签到表，组织参会人员签到；未准备签到表的，对会议组织人处以10元罚款。2、参会人员需提前5分钟到达会场完成签到，会议开始后，牵头部门收回签到表。会后，组织人需在签到表上标注迟到（注明具体到会时间）、早退、未到人员信息，连同会议纪要一并提交综合办公室归档。3、参会人员若无法按时参会，需提前1个工作日向会议牵头部门提交书面请假申请，说明具体理由；其中项目部级会议需同时向综合办公室报备。未请假、请假未获批准或理由不充分缺席、迟到的，按本办法相关规定处理。4、项目部级会议需部门负责人或副职参会；若部门负责人无法参会，需指派本部门副职人员代为参会，并提前1个工作日通知综合办公室及会议牵头部门。5、会议期间，参会人员需将手机调至静音或关机状态，不得随意走动、交头接耳；严禁无关人员进入会场。确需中途离场的，需向会议主持人示意并获批准。6、处罚标准：无故缺席会议者，罚款50元；迟到、早退者，罚款10元；违反会议现场纪律，经提醒仍不改正者，罚款20元。第五条会议记录与纪要1、各类会议需安排专人负责记录，记录内容需真实、完整、准确，涵盖会议时间、地点、参会人员、会议主题、发言要点、讨论结果、决议事项及责任人、完成时限等核心信息。2、会后1个工作日内，记录人需完成会议纪要的整理编制工作，经会议主持人审核确认后，下发至各参会部门（人员），同时将纪要原件（附签到表）提交综合办公室归档。未按规定提交会议纪要的，对会议组织人（或部门负责人）处以30元罚款。3、会议纪要需经参会主要人员签字确认：项目部级会议纪要由项目经理（或会议主持人）签字后下发；部门例会纪要由部门负责人签字；专题会议纪要需经参会主要人员（或相关部门）签字。未按要求签字确认的，对会议组织人处以20元罚款。4、会议纪要需严格按照项目部统一模板编制，迟到、未到、早退人员名单需作为附件附后。未按模板要求编写的，对纪要记录人处以10元罚款。第六条处罚执行1、综合办公室每月末对当月会议纪律执行情况、纪要提交情况等进行汇总，编制《会议管理处罚清单》，明确处罚对象、事由及金额，于次月1日前报项目部经理审批。2、处罚款项由综合办公室登记备案，经项目经理审批后，从相关责任人当月绩效工资中扣除。3、综合办公室每季度将会议管理情况及处罚执行情况在项目部内部进行公示，接受全体员工监督。第四章附则第七条固定例会若遇节假日或突发事件无法按期召开的，召开时间相应顺延，具体时