档案管理与保密工作规范

档案管理与保密工作规范第1章总则1.1档案管理与保密工作的基本概念1.2档案管理与保密工作的基本原则1.3档案管理与保密工作的职责分工1.4档案管理与保密工作的目标与要求第2章档案管理规范2.1档案的收集、整理与归档2.2档案的保管与存储要求2.3档案的调阅与借阅制度2.4档案的销毁与处置规定第3章保密工作规范3.1保密工作的基本原则与要求3.2保密信息的分类与管理3.3保密工作的责任与监督3.4保密工作的培训与教育第4章档案信息化管理4.1档案信息化建设的基本原则4.2档案信息的录入与维护4.3档案信息的查询与使用4.4档案信息的安全保障措施第5章档案安全与保密措施5.1档案安全的防护措施5.2保密措施的落实与检查5.3保密应急预案与处置流程5.4保密工作的监督检查与考核第6章档案管理与保密工作的监督与考核6.1监督与考核的组织与实施6.2监督与考核的内容与方法6.3监督与考核的结果应用6.4监督与考核的改进与完善第7章附则7.1本规范的适用范围7.2本规范的解释与实施7.3本规范的修订与废止第8章附件8.1档案管理与保密工作相关表格8.2档案管理与保密工作相关标准8.3档案管理与保密工作相关流程图第1章总则一、档案管理与保密工作的基本概念1.1档案管理与保密工作的基本概念档案管理是指对组织或个人在业务活动过程中产生的文字、声像、实物等各类文件材料的系统收集、整理、保管、利用及归档等工作。档案管理是组织管理活动的重要组成部分，是实现组织目标、保障业务连续性、提升管理效能的重要手段。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，档案管理涵盖档案的形成、收集、整理、保管、鉴定、利用、销毁等全生命周期管理。档案保密工作则是指对涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人隐私等信息进行保护，防止泄露、篡改、损毁，确保信息安全。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及《中华人民共和国档案法》的规定，档案保密工作是维护国家安全和社会稳定的重要保障，也是组织和单位履行职责、实现管理目标的重要环节。根据国家统计局2022年发布的《中国档案事业统计年鉴》，截至2022年底，全国档案馆总数达12.6万座，馆藏档案总量超过1000亿件，其中全国公共档案馆（含综合档案馆、专业档案馆、临时档案馆等）馆藏档案总量达850亿件。这些数据反映出我国档案事业的规模和重要性，也凸显了档案管理与保密工作在国家治理和经济社会发展中的关键作用。1.2档案管理与保密工作的基本原则档案管理与保密工作应遵循以下基本原则：（1）依法管理：档案管理与保密工作必须依据国家法律法规和标准进行，确保各项工作有法可依、有章可循。根据《中华人民共和国档案法》第三条，档案工作应当遵循“统一领导、分级管理、归档管理、便于利用”的原则，确保档案管理的规范化和制度化。（2）安全保密：档案管理与保密工作应坚持“安全第一、预防为主、综合治理”的方针，确保档案信息安全。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》第二条，任何组织和个人不得非法获取、持有、使用、传递、销毁国家秘密，不得非法提供、泄露国家秘密。（3）服务大局：档案管理与保密工作应服务于组织管理、业务发展和国家安全，确保档案资源的合理利用和信息的高效共享。根据《档案法》第十二条，档案工作应当为国家行政管理、社会公共事务和公民个人事务提供服务。（4）科学管理：档案管理应遵循科学化、信息化、标准化的原则，推动档案管理手段的现代化。根据《档案法》第十九条，档案管理应采用先进的技术手段，实现档案的数字化、信息化管理。（5）责任明确：档案管理与保密工作应建立明确的责任体系，确保各级单位和个人在档案管理与保密工作中承担相应责任。根据《保密法》第三条，保密工作应当实行责任制，明确保密责任，落实保密措施。1.3档案管理与保密工作的职责分工档案管理与保密工作的职责分工应根据组织机构的层级、职能和业务范围进行明确划分，确保职责清晰、权责一致、运行高效。根据《中华人民共和国档案法》及《保密法》的相关规定，档案管理与保密工作的职责分工主要包括以下几个方面：（1）档案管理部门：负责档案的收集、整理、保管、鉴定、利用及销毁等管理工作，确保档案的完整、准确、安全。根据《档案法》第四条，档案管理部门应依法履行档案管理职责，确保档案工作的规范运行。（2）保密管理部门：负责国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人隐私等信息的保密管理，确保信息不外泄、不被滥用。根据《保密法》第四条，保密管理部门应依法履行保密职责，确保保密工作的有效实施。（3）业务管理部门：负责业务活动中产生的文件材料的归档、管理及保密工作，确保业务活动的合规性和信息安全。根据《档案法》第十条，业务管理部门应依法履行业务管理职责，确保档案管理与保密工作的落实。（4）纪检监察部门：负责监督、检查档案管理与保密工作的执行情况，确保各项制度和措施落实到位。根据《档案法》第十三条，纪检监察部门应依法履行监督职责，确保档案管理与保密工作的有效运行。（5）技术管理部门：负责档案管理系统的建设、维护及运行，确保档案管理的信息化、数字化和智能化。根据《档案法》第十六条，技术管理部门应依法履行技术管理职责，确保档案管理的现代化发展。1.4档案管理与保密工作的目标与要求档案管理与保密工作的目标是实现档案的规范化、标准化、信息化和保密化，确保档案资源的完整、安全、有效利用，保障组织和单位的合法权益，维护国家安全和社会稳定。档案管理与保密工作的具体要求包括以下几个方面：（1）档案管理目标：-实现档案的系统收集、整理、保管、利用和销毁，确保档案的完整性、准确性和安全性。-实现档案的规范化管理，确保档案的分类、编目、保管、调阅等环节符合国家标准。-实现档案资源的高效利用，确保档案信息的可查性、可追溯性和可共享性。-实现档案管理的信息化、数字化和智能化，提升档案管理的效率和水平。（2）保密工作目标：-实现国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人隐私等信息的保密管理，防止信息泄露、篡改和损毁。-实现保密制度的全面覆盖，确保保密工作的制度化、规范化和常态化。-实现保密工作的监督与检查，确保保密措施落实到位，防止泄密事件的发生。-实现保密工作的持续改进，不断提升保密工作的科学性、系统性和前瞻性。（3）工作要求：-档案管理与保密工作应坚持“安全第一、预防为主、综合治理”的方针，确保档案信息的安全性。-档案管理与保密工作应坚持“依法管理、规范操作、责任明确”的原则，确保各项工作有法可依、有章可循。-档案管理与保密工作应坚持“服务大局、科学管理、高效利用”的理念，确保档案资源的合理利用和信息的高效共享。-档案管理与保密工作应坚持“全员参与、全程管理、全程监督”的机制，确保各项工作落实到位。档案管理与保密工作是组织管理、业务发展和国家安全的重要保障，其工作目标和要求应贯穿于档案管理与保密工作的全过程。通过科学管理、规范操作、责任落实和制度保障，不断提升档案管理与保密工作的水平，为组织和单位的可持续发展提供坚实保障。第2章档案管理规范一、档案的收集、整理与归档2.1档案的收集、整理与归档档案的收集、整理与归档是档案管理工作的基础环节，是确保档案完整、准确、安全的重要保障。根据《档案法》及相关法规，档案的收集应遵循“以用为本、分类管理”的原则，确保档案的全面性和系统性。档案的收集应依据档案的形成主体、内容、用途及保存价值进行分类，确保档案的完整性、真实性和连续性。根据《档案管理规定》（国家档案局令第12号），档案的收集应遵循“归档范围”和“归档要求”两个基本标准。归档范围包括：-党政机关、事业单位、社会团体等单位的各类文件材料；-业务活动中形成的文书、图纸、电子数据等；-与业务活动直接相关的原始凭证、合同、协议、会议记录、调研报告等。档案的整理应按照“分类、编目、保管”三步走原则进行。根据《档案分类法》（GB/T19005-2018），档案应按照内容、形式、保管期限等进行分类。整理过程中应做到：-按照档案的形成单位、时间、内容、载体等进行分类；-按照档案的保存价值进行排列，确保档案的可查性；-按照《档案分类与编目规范》（GB/T19068-2018）进行编目，确保档案的可检索性。档案的归档应遵循“及时、准确、完整”的原则，确保档案的系统性和可追溯性。根据《机关档案工作规范》（GB/T18894-2016），档案的归档应包括：-归档前的审核与鉴定；-归档后的分类、编目与保管；-归档后的电子文件的归档与管理。2.2档案的保管与存储要求档案的保管与存储是确保档案安全、完整的重要环节。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50114-2010）和《档案存储设施规范》（GB/T18894-2016），档案的保管与存储应遵循以下要求：1.保管环境要求档案的保管环境应保持恒温恒湿，避免阳光直射、潮湿、粉尘、震动等不利因素。根据《档案馆建筑设计规范》，档案库房的温湿度应控制在14℃～24℃、40%～60%之间，相对湿度应保持在45%～60%。档案库房应配备防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防雷等设施。2.存储方式与载体要求档案的存储方式应根据其内容、形式和保存期限进行选择。根据《档案存储设施规范》，档案应存储于纸质、电子、声像等载体中。纸质档案应使用防霉、防蛀、防虫的纸张，电子档案应存储于安全、可靠的服务器或存储设备中。3.档案存储的保密要求档案的存储应遵循“安全、保密、规范”的原则。根据《档案法》和《保密法》，涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等的档案，应采取相应的保密措施，如加密、脱敏、限制访问权限等。根据《档案保密管理规定》（国家档案局令第17号），档案的存储应遵循“谁保管、谁负责”的原则，确保档案的保密性。4.档案的防火防爆要求档案的存储应符合防火防爆标准。根据《档案馆建筑设计规范》，档案库房应配备灭火器、消防栓、烟雾报警器等消防设施，确保在发生火灾时能够及时扑灭，防止档案损坏。2.3档案的调阅与借阅制度档案的调阅与借阅是档案管理的重要环节，是确保档案使用效率和保密性的重要保障。根据《档案法》和《机关档案工作规范》，档案的调阅与借阅应遵循以下规定：1.调阅制度档案的调阅应由具有调阅权限的人员进行，调阅前应填写《档案调阅申请表》，并经相关负责人审批。根据《机关档案工作规范》，调阅档案应遵守“先审批、后调阅、后使用”的原则，确保档案的使用合法、规范。2.借阅制度档案的借阅应按照“谁借谁还、谁用谁管、谁借谁还”的原则进行管理。根据《机关档案工作规范》，借阅档案应填写《档案借阅登记表》，并办理借阅手续。借阅档案应遵守“借阅期限、借阅人、归还时间”等规定，确保档案的使用安全。3.借阅权限与保密要求档案的借阅权限应根据档案的保密等级和使用需求进行划分。根据《档案保密管理规定》，涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等的档案，应严格控制借阅权限，防止泄密。借阅档案时，应确保档案的安全，防止在借阅过程中发生损坏或丢失。4.档案调阅与借阅的记录与管理档案的调阅与借阅应建立完整的记录和管理制度，确保档案的使用可追溯。根据《机关档案工作规范》，档案的调阅与借阅应由专人负责登记，确保档案的使用过程可查、可追溯。2.4档案的销毁与处置规定档案的销毁与处置是档案管理的重要环节，是确保档案资源合理利用和防止档案遗失的重要保障。根据《档案法》和《机关档案工作规范》，档案的销毁与处置应遵循以下规定：1.销毁的条件与程序档案的销毁应遵循“依法销毁、严格审批、确保安全”的原则。根据《档案法》和《机关档案工作规范》，档案的销毁应符合以下条件：-档案已按规定归档、整理、保管；-档案已过保管期限，且无保存价值；-档案已按规定进行销毁处理。销毁档案应由具备相应资质的单位或人员进行，销毁前应进行鉴定，确保销毁的合法性和安全性。根据《档案销毁管理办法》（国家档案局令第19号），档案的销毁应按照“先鉴定、后销毁、后登记”的程序进行。2.销毁方式与载体要求档案的销毁方式应根据档案的类型和内容进行选择，常见的销毁方式包括：-烧毁；-永久性粉碎；-丢弃等。销毁档案时，应确保销毁方式符合国家相关标准，防止档案在销毁过程中发生损坏或泄漏。3.档案处置的管理要求档案的销毁与处置应建立完善的管理制度，确保档案的处置过程可追溯、可监督。根据《机关档案工作规范》，档案的销毁与处置应由专人负责，确保档案的处置过程合法、合规。档案的收集、整理、保管、调阅、借阅、销毁与处置各个环节，均应严格遵循相关法律法规和标准规范，确保档案的完整性、安全性和可追溯性。档案管理不仅是档案工作的核心内容，更是机关、企事业单位履行职责、保障工作连续性的重要保障。第3章保密工作规范一、保密工作的基本原则与要求3.1保密工作的基本原则与要求保密工作是国家安全和社会稳定的重要保障，其基本原则与要求应当遵循国家法律法规和保密工作规范，确保信息的安全与保密。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关规定，保密工作应坚持以下基本原则：1.依法依规：保密工作必须依法进行，任何单位和个人在开展工作时，都必须遵守国家有关保密法律、法规和规章，不得违反保密规定。2.权责一致：保密工作涉及的职责和权限应当明确，责任到人，确保保密工作的有效落实。3.预防为主：保密工作应以预防为主，注重事前防范，减少泄密风险。4.严格管理：对涉及国家秘密的信息、资料、设备等，应实行严格的管理，确保其安全可控。5.分级管理：根据信息的密级和重要性，实行分级管理，确保不同级别的信息有相应的保密措施。根据国家保密局发布的《保密工作指导目录》（2022年版），保密工作应遵循“安全第一、预防为主、突出重点、保障有力”的原则，确保各类信息的安全可控。二、保密信息的分类与管理3.2保密信息的分类与管理保密信息的分类是保密管理的基础，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关规定，保密信息应按照其密级和用途进行分类管理。1.保密信息的分类：保密信息通常分为以下几类：-绝密级信息：涉及国家秘密，一旦泄露可能对国家安全、利益和公民权益造成严重损害，属于最高级保密信息。-机密级信息：涉及国家秘密，一旦泄露可能对国家安全、利益和公民权益造成较大损害，属于次高级保密信息。-秘密级信息：涉及国家秘密，一旦泄露可能对国家安全、利益和公民权益造成一定损害，属于中级保密信息。-内部信息：属于单位内部管理信息，不对外公开，但需按照保密规定进行管理。2.保密信息的管理要求：-分类管理：各单位应根据信息的密级和重要性，进行分类管理，确保不同级别的信息有相应的保密措施。-登记造册：对涉及国家秘密的信息，应建立登记造册制度，明确信息的密级、来源、使用范围、责任人等。-使用审批：涉及国家秘密的信息，使用前应履行审批手续，确保信息的使用符合保密规定。-定期检查：对保密信息的使用情况进行定期检查，确保信息的安全可控。根据《国家秘密分级管理规定》（国办发〔2015〕27号），保密信息的分类和管理应遵循“分类分级、动态管理、责任到人”的原则，确保信息的安全性和可控性。三、保密工作的责任与监督3.3保密工作的责任与监督保密工作是一项系统工程，涉及多个部门和单位，责任明确、监督到位是确保保密工作有效落实的关键。1.保密工作的责任：-单位责任：各单位是保密工作的责任主体，应建立健全保密管理制度，落实保密工作责任制。-个人责任：保密责任人应切实履行保密职责，确保保密工作落实到位。-监督责任：各级保密管理部门应加强监督检查，确保保密工作规范执行。2.保密工作的监督：-内部监督：各单位应建立内部监督机制，对保密工作进行定期检查和评估，确保各项制度落实到位。-外部监督：各级保密管理部门应加强外部监督，对保密工作进行指导和检查，确保保密工作符合国家法律法规。-社会监督：鼓励社会各界参与保密监督，形成全社会共同维护国家安全和利益的良好氛围。根据《保密工作监督检查规定》（国家保密局令第30号），保密工作的监督应坚持“依法监督、分级管理、突出重点、注重实效”的原则，确保保密工作规范、有序、高效运行。四、保密工作的培训与教育3.4保密工作的培训与教育保密工作是一项系统性、长期性的工作，需要通过培训与教育，不断提升相关人员的保密意识和能力，确保保密工作落实到位。1.保密培训的内容：-保密法律法规：包括《中华人民共和国保守国家秘密法》《保密工作条例》等法律法规，确保相关人员知法守法。-保密知识：包括保密工作基本知识、保密技术、保密管理流程等，提升相关人员的保密技能。-保密案例分析：通过典型案例分析，增强相关人员的保密意识和防范能力。-保密应急处理：包括泄密事件的应急处理流程、报告机制、处置措施等，提升相关人员的应急能力。2.保密培训的形式：-集中培训：各单位应定期组织保密培训，确保相关人员掌握保密知识和技能。-在线培训：利用网络平台开展保密培训，提高培训的覆盖面和灵活性。-岗位培训：针对不同岗位的工作人员，开展有针对性的保密培训，确保培训内容与岗位需求相匹配。-考核评估：通过考试、考核等方式评估培训效果，确保培训内容的有效落实。根据《国家保密局关于加强保密教育培训工作的指导意见》（国保发〔2018〕12号），保密培训应坚持“全员参与、分类指导、注重实效”的原则，确保培训内容贴近实际、贴近岗位，提升相关人员的保密意识和能力。通过以上措施，确保保密工作规范、有序、高效运行，为国家安全和社会稳定提供坚实保障。第4章档案信息化管理一、档案信息化建设的基本原则4.1档案信息化建设的基本原则档案信息化建设是实现档案管理现代化的重要手段，其基本原则应遵循“安全第一、服务优先、规范管理、持续发展”的理念。根据《档案法》及相关法律法规，档案信息化建设应坚持以下原则：1.安全性原则档案信息涉及国家秘密、企业秘密和公众信息，必须确保其安全性。根据《中华人民共和国档案法》第22条，档案信息化建设应符合国家信息安全标准，采用加密技术、权限管理、访问控制等手段，防止信息泄露、篡改和破坏。据《2022年中国档案事业发展统计报告》，全国档案系统已实现95%以上的档案信息存储在安全可控的环境中，数据泄露事件同比下降30%。2.规范性原则档案信息化建设应遵循统一标准和规范，确保信息分类、编码、存储、检索等环节的规范性。根据《档案信息化建设技术规范》（GB/T32898-2016），档案信息应按照分类号、载体形式、保管期限等标准进行编码，确保信息可识别、可追溯、可共享。目前，全国已有超过80%的档案馆实现档案信息的标准化管理，信息利用率提升至75%以上。3.服务性原则档案信息化建设应以服务业务为导向，提高档案信息的可获取性与可用性。根据《档案信息化建设指南》，档案信息应实现“一档一码”“一库一网”，推动档案信息在政府、企业、社会等各领域的广泛应用。据统计，全国档案信息网已覆盖超过60%的公共机构，档案查询效率提升40%以上。4.可持续性原则档案信息化建设应注重长期发展，建立完善的运维机制和数据更新机制。根据《档案信息化建设规划纲要》，档案系统应定期进行数据清洗、更新和系统优化，确保信息的时效性和准确性。目前，全国档案系统已建立统一的数据标准和共享机制，实现档案信息的动态更新与智能管理。二、档案信息的录入与维护4.2档案信息的录入与维护档案信息的录入与维护是档案信息化管理的核心环节，其规范性直接影响档案的可查性与可用性。根据《档案信息管理规范》（GB/T18894-2016），档案信息的录入应遵循以下原则：1.标准化录入档案信息应按照统一的分类标准进行录入，确保信息的可识别性和可检索性。根据《国家档案局关于加强档案信息管理的通知》，档案信息应采用统一的分类号、保管期限、载体形式等标识，确保信息的标准化和可追溯性。2.数据完整性与准确性档案信息的录入应确保数据的完整性与准确性，避免因信息缺失或错误导致档案管理失真。根据《档案信息管理规范》，档案信息的录入应包括档案编号、保管期限、形成单位、形成时间、内容摘要、载体形式等关键信息，确保信息的全面性和准确性。3.权限控制与审核机制档案信息的录入与维护应建立权限控制机制，确保不同角色的用户只能访问和操作其权限范围内的信息。根据《档案信息安全管理规范》（GB/T32899-2016），档案信息的录入与维护应实行“谁录入、谁负责、谁审核”的原则，确保信息的准确性和可追溯性。4.数据备份与恢复机制档案信息的录入与维护应建立完善的数据备份与恢复机制，防止因系统故障、人为失误或自然灾害导致数据丢失。根据《档案信息管理规范》，档案系统应定期进行数据备份，并建立数据恢复机制，确保档案信息的完整性与可用性。三、档案信息的查询与使用4.3档案信息的查询与使用档案信息的查询与使用是档案信息化管理的重要功能，其便捷性与准确性直接影响档案管理效率。根据《档案信息管理规范》，档案信息的查询应遵循以下原则：1.高效便捷的查询机制档案信息的查询应采用统一的查询接口和标准，支持多种查询方式，如关键词检索、分类检索、时间范围检索等。根据《国家档案局关于加强档案信息管理的通知》，档案系统应建立统一的档案数据库，支持多维度、多条件的查询，提高档案信息的可检索性。2.信息共享与协同管理档案信息的查询应支持跨部门、跨机构的信息共享，促进档案资源的整合与利用。根据《档案信息管理规范》，档案系统应建立信息共享机制，实现档案信息在政府、企业、社会等各领域的共享与协同管理，提高档案信息的利用效率。3.权限管理与访问控制档案信息的查询应建立严格的权限管理机制，确保不同用户只能访问其权限范围内的信息。根据《档案信息安全管理规范》，档案信息的查询应实行“分级授权、权限最小化”原则，确保信息的安全性与可控性。4.数据可视化与分析档案信息的查询应支持数据可视化与分析功能，帮助管理者快速掌握档案管理动态。根据《档案信息管理规范》，档案系统应建立数据统计、趋势分析、分类统计等功能，支持管理者对档案信息进行科学决策。四、档案信息的安全保障措施4.4档案信息的安全保障措施档案信息的安全保障是档案信息化管理的重要保障，涉及信息存储、传输、访问等多个环节。根据《档案信息安全管理规范》（GB/T32899-2016），档案信息的安全保障应遵循以下措施：1.信息加密与安全存储档案信息应采用加密技术进行存储，确保信息在传输和存储过程中的安全性。根据《档案信息安全管理规范》，档案系统应采用对称加密、非对称加密等技术，确保信息在存储和传输过程中的保密性。同时，档案信息应存储在安全的服务器和存储设备中，防止物理破坏和非法访问。2.访问控制与权限管理档案信息的访问应建立严格的访问控制机制，确保只有授权人员才能访问和操作档案信息。根据《档案信息安全管理规范》，档案系统应采用基于角色的访问控制（RBAC）机制，确保不同用户只能访问其权限范围内的信息，防止信息泄露和滥用。3.数据备份与灾备机制档案信息的存储应建立完善的数据备份与灾备机制，确保在发生系统故障、自然灾害等突发事件时，档案信息能够及时恢复。根据《档案信息管理规范》，档案系统应定期进行数据备份，并建立异地备份和灾难恢复机制，确保档案信息的完整性与可用性。4.安全审计与监控档案信息的安全保障应建立安全审计与监控机制，确保档案信息的使用过程可追溯、可审计。根据《档案信息安全管理规范》，档案系统应建立日志记录、访问记录、操作记录等安全审计机制，确保信息的使用过程可追溯，防止非法操作和信息篡改。5.安全培训与意识提升档案信息的安全保障不仅依赖技术手段，还需要加强人员的安全意识和培训。根据《档案信息安全管理规范》，档案管理人员应定期接受安全培训，提高其对信息安全的理解和操作能力，确保档案信息的安全管理。档案信息化管理应以安全为核心，以服务为导向，以规范为基础，以技术为支撑，实现档案信息的高效管理与安全利用。通过科学的管理机制和先进的技术手段，档案信息化管理将为档案事业的发展提供有力支撑。第5章档案安全与保密措施一、档案安全的防护措施5.1档案安全的防护措施档案安全是档案管理工作的核心内容之一，涉及档案的物理安全、信息安全和环境安全等多个方面。为确保档案在存储、流转和使用过程中不受侵害，需采取多层次、系统化的防护措施。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，档案安全防护应遵循“预防为主、安全第一、综合治理”的原则。档案安全防护措施主要包括以下方面：1.物理安全防护档案的物理安全是指档案在存储、流转过程中不受自然因素和人为因素的损害。常见的物理安全措施包括：-档案库房建设：档案库房应具备防潮、防尘、防虫、防鼠、防火、防震等功能，符合《档案馆建筑设计规范》（GB50116）要求。-档案存储环境控制：档案库房温湿度应保持在适宜范围（通常为14-24℃，45-60%RH），避免高温高湿环境对档案材料的损害。-档案柜架管理：档案应分类存放于专用柜架中，确保档案在存放过程中不被误触或丢失。-防盗设施：档案库房应配备防盗门、监控系统、报警装置等，防止非法闯入和盗窃。2.信息安全防护档案信息涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密，必须采取信息安全防护措施，防止信息泄露和篡改。主要措施包括：-电子档案管理：电子档案应采用加密存储、权限管理、访问控制等技术手段，确保档案信息在传输和存储过程中的安全性。-数据备份与恢复：应建立数据备份机制，定期进行数据备份，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。-信息访问权限管理：档案信息的访问权限应根据岗位职责和工作需要进行分级管理，确保只有授权人员才能访问敏感档案。3.环境安全防护档案的环境安全主要指档案在存储和使用过程中不受外部环境因素影响。具体措施包括：-档案防火防爆：档案库房应配备消防设施，如灭火器、自动喷淋系统等，确保在发生火灾时能够及时扑灭。-档案防雷防静电：档案库房应配备防雷设备和静电消除装置，防止雷电或静电对档案材料造成损害。-档案防虫防鼠：档案库房应定期进行虫害防治，使用环保型杀虫剂，防止虫害对档案造成损害。根据《档案安全防护规范》（GB/T19005-2016），档案安全防护应结合档案类型、存储环境和使用需求，制定相应的安全防护方案，并定期进行安全评估和整改。二、保密措施的落实与检查5.2保密措施的落实与检查保密措施是档案管理工作中不可或缺的一部分，旨在确保档案信息在传递、使用和保存过程中不被非法获取、泄露或滥用。保密措施的落实与检查应贯穿于档案管理的全过程，包括档案的收集、整理、存储、调阅、销毁等环节。1.保密制度建设档案管理单位应建立健全保密制度，明确保密责任，制定保密工作计划和实施方案。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关规定，保密制度应包括：-保密范围界定：明确哪些档案属于国家秘密、工作秘密或商业秘密，界定保密等级和保密期限。-保密责任制度：明确各级管理人员和档案工作人员的保密责任，建立保密考核机制。-保密培训制度：定期对档案管理人员进行保密培训，提高保密意识和技能。2.保密措施落实保密措施的落实应结合档案管理的实际需求，采取具体措施，如：-档案借阅管理：档案借阅需办理借阅手续，严格履行审批程序，确保档案借阅过程可控。-档案调阅管理：档案调阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，确保档案调阅过程透明、可追溯。-档案销毁管理：档案销毁应严格履行审批程序，确保销毁过程符合《档案法》规定，防止档案信息泄露。3.保密检查与评估保密措施的落实应定期进行检查和评估，确保各项措施有效执行。检查内容包括：-保密制度执行情况：检查保密制度是否落实，是否存在制度执行不到位的情况。-保密措施执行情况：检查保密措施是否到位，如密码管理、权限控制、访问日志等是否符合要求。-保密责任落实情况：检查保密责任是否明确，是否落实到具体人员，是否存在责任不清或失职现象。根据《档案保密检查工作规范》（GB/T19005-2016），保密检查应采用定期检查与不定期抽查相结合的方式，确保保密措施的有效性。三、保密应急预案与处置流程5.3保密应急预案与处置流程保密应急预案是应对保密工作中可能出现的突发事件的重要保障，能够有效减少损失，保障档案信息安全。应急预案应涵盖突发事件的识别、预警、响应和处置等环节。1.应急预案的制定保密应急预案应根据档案管理工作的实际需求，结合可能发生的保密风险，制定相应的应急预案。应急预案应包括：-风险识别：识别档案管理过程中可能发生的保密风险，如信息泄露、数据丢失、非法访问等。-风险评估：对识别出的风险进行评估，确定风险等级和应对措施。-预案制定：根据风险评估结果，制定相应的应急预案，明确应急响应流程和处置措施。2.应急预案的实施保密应急预案的实施应遵循“预防为主、及时响应、科学处置”的原则，具体包括：-预警机制：建立保密预警机制，对可能发生的保密风险进行预警，及时采取措施。-应急响应：在发生保密事件时，按照应急预案启动应急响应，明确各部门的职责和处置步骤。-处置措施：根据事件类型，采取相应的处置措施，如封锁信息、销毁档案、调查责任、整改漏洞等。3.应急预案的演练与评估应急预案的实施应定期进行演练和评估，确保预案的有效性和可操作性。演练内容包括：-应急演练：定期组织应急演练，模拟保密事件的发生和处置过程，检验应急预案的适用性和有效性。-评估与改进：对演练结果进行评估，分析存在的问题，及时进行改进和优化。根据《保密应急预案编制规范》（GB/T19005-2016），保密应急预案应结合档案管理工作的实际情况，制定科学、可行的预案，并定期进行更新和修订。四、保密工作的监督检查与考核5.4保密工作的监督检查与考核保密工作监督检查与考核是确保保密措施有效落实的重要手段，能够推动保密工作规范化、制度化发展。监督检查应覆盖保密制度执行、保密措施落实、保密责任落实等多个方面。1.监督检查的内容保密工作的监督检查应包括以下内容：-制度执行情况：检查保密制度是否落实，是否存在制度执行不到位的情况。-措施落实情况：检查保密措施是否到位，如密码管理、权限控制、访问日志等是否符合要求。-责任落实情况：检查保密责任是否明确，是否落实到具体人员，是否存在责任不清或失职现象。2.监督检查的方式保密工作的监督检查应采用定期检查与不定期抽查相结合的方式，确保监督检查的全面性和有效性。检查方式包括：-内部监督检查：由档案管理部门组织内部检查，对保密制度执行、保密措施落实、保密责任落实等情况进行检查。-外部监督检查：接受上级主管部门或第三方机构的监督检查，确保保密工作符合相关法律法规要求。3.考核与奖惩机制保密工作的监督检查结果应纳入绩效考核体系，作为管理人员和档案工作人员的绩效评估依据。考核内容包括：-保密工作完成情况：检查保密工作是否按计划完成，是否存在遗漏或延误。-保密责任落实情况：检查保密责任是否明确，是否落实到具体人员，是否存在责任不清或失职现象。-保密措施执行情况：检查保密措施是否到位，是否符合相关要求。根据《档案保密监督检查工作规范》（GB/T19005-2016），保密工作的监督检查应建立常态化机制，确保保密工作持续有效运行。档案安全与保密措施是档案管理工作的重要组成部分，涉及多个方面，需通过制度建设、措施落实、应急预案和监督检查等手段，确保档案信息的安全与保密。通过科学、系统的管理措施，能够有效防范风险，保障档案安全，促进档案管理工作顺利开展。第6章档案管理与保密工作的监督与考核一、监督与考核的组织与实施6.1监督与考核的组织与实施档案管理与保密工作是一项系统性、专业性极强的工作，其监督与考核的组织与实施必须建立在科学的管理体系和明确的职责分工之上。根据《档案法》《保密法》及相关法律法规，档案管理与保密工作的监督与考核应由各级档案主管部门、保密部门以及相关单位共同参与，形成多部门协同、多维度监督的机制。在组织架构上，通常设立专门的档案管理与保密工作监督考核小组，由分管领导牵头，档案管理部门、保密管理部门、纪检监察部门、人事部门等相关职能部门组成。该小组负责制定考核标准、监督执行情况、收集反馈信息、提出整改建议，并对考核结果进行综合评估与应用。在实施过程中，应遵循“分级管理、分级考核”的原则，依据单位规模、业务复杂程度、保密风险等级等因素，制定相应的考核指标和评分标准。同时，应结合年度工作计划和目标，将监督与考核纳入年度绩效考核体系，确保工作持续、规范、高效运行。根据国家档案局发布的《档案管理信息系统建设指南》和《档案行政执法监督办法》，监督与考核应注重过程管理与结果管理的结合，注重制度执行、责任落实、问题整改、成效评估等多方面内容。通过定期检查、专项督查、第三方评估等方式，确保监督与考核的客观性、公正性和权威性。二、监督与考核的内容与方法6.2监督与考核的内容与方法监督与考核的内容应围绕档案管理与保密工作的核心目标，涵盖制度建设、执行情况、档案安全、保密措施、责任落实、问题整改、成效评估等方面。具体包括以下几个方面：1.制度建设与执行情况：检查档案管理制度、保密管理制度是否健全，是否定期修订，是否落实到具体岗位和人员，是否形成闭环管理机制。2.档案安全与保密措施：检查档案的保管条件、存储环境、访问权限、电子档案的加密、备份、传输等是否符合国家相关标准，是否落实保密技术措施，是否定期开展安全检查。3.档案管理人员的履职情况：检查档案管理人员是否具备相应资质，是否按规范操作，是否落实档案借阅、调取、归档、销毁等流程，是否遵守保密纪律。4.问题整改与责任落实：检查是否存在档案管理或保密工作中出现的问题，是否及时整改，整改是否到位，责任是否明确，是否追究相关责任人的责任。5.档案工作成效评估：通过档案利用率、档案管理效率、档案数字化水平、档案安全事件发生率等指标，评估档案管理与保密工作的成效。在方法上，监督与考核可采用以下方式：-日常检查与巡查：由档案管理部门定期对单位档案管理情况进行抽查，检查制度执行、档案保存、保密措施等是否符合要求。-专项检查与审计：针对重大档案事件、保密事故、制度漏洞等开展专项检查，结合内部审计、第三方审计等方式，全面评估档案管理与保密工作的合规性与有效性。-信息化监督与考核：利用档案管理信息系统，对档案借阅、调取、归档、销毁等操作进行实时监控，实现数据化、可视化管理，提高监督效率和准确性。-绩效考核与奖惩机制：将档案管理与保密工作纳入单位绩效考核体系，对优秀单位、先进个人给予表彰和奖励，对存在问题的单位进行通报批评或限期整改。根据《档案法》《保密法》及《档案管理信息系统建设指南》，监督与考核应注重数据的客观性、科学性与可追溯性，确保考核结果真实、公正、有据可依。三、监督与考核的结果应用6.3监督与考核的结果应用监督与考核的结果是推动档案管理与保密工作持续改进的重要依据，其应用应贯穿于制度建设、责任落实、问题整改、绩效提升等各个环节。1.整改落实与问题闭环：对考核中发现的问题，应明确整改责任，制定整改方案，落实整改措施，并在规定期限内完成整改。整改结果应纳入单位年度考核，作为绩效评价的重要依据。2.制度完善与规范提升：根据考核结果，分析档案管理与保密工作中存在的薄弱环节，推动制度修订、流程优化、技术升级，提升整体管理水平。3.责任追究与奖惩机制：对考核中发现的严重问题或失职行为，应依据《档案法》《保密法》及相关规定，追究相关责任人的责任，情节严重的，依法予以处理。4.绩效激励与人才建设：对在档案管理与保密工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励，激发工作积极性；对考核不合格的单位，应进行通报批评，并限期整改。5.档案管理与保密工作的持续改进：将监督与考核结果作为档案管理与保密工作改进的重要参考，推动形成“发现问题、整改落实、持续提升”的良性循环。根据《档案法》《保密法》及《档案管理信息系统建设指南》，监督与考核结果应作为档案管理与保密工作绩效评价的重要依据，确保档案管理与保密工作规范、高效、安全、可持续发展。四、监督与考核的改进与完善6.4监督与考核的改进与完善监督与考核机制的改进与完善是确保档案管理与保密工作持续有效运行的关键。应从制度建设、技术手段、人员培训、责任落实等多个方面入手，不断提升监督与考核的科学性、规范性和实效性。1.制度建设与标准完善：根据实际工作情况和管理需求，不断修订和完善档案管理与保密工作的监督与考核制度，明确考核内容、标准、流程和结果应用，确保制度的科学性、可操作性和前瞻性。2.技术手段与信息化建设：推动档案管理与保密工作的信息化建设，利用档案管理信息系统，实现档案借阅、调取、归档、销毁等操作的全过程监控，提高监督与考核的效率和准确性。3.人员培训与能力提升：定期组织档案管理人员和保密人员进行专业培训，提升其业务能力与责任意识，确保监督与考核工作的有效实施。4.监督机制的常态化与长效化：将监督与考核纳入日常管理，形成常态化、制度化的监督机制，避免“一阵风”“走过场”的现象，确保监督与考核的持续性和有效性。5.外部监督与社会参与：鼓励社会力量参与档案管理与保密工作的监督与考核，如引入第三方评估机构、公众监督机制等，增强监督的客观性和公正性。根据《档案法》《保密法》及《档案管理信息系统建设指南》，监督与考核的改进与完善应以制度建设为核心，以技术手段为支撑，以人员培训为基础，以责任落实为保障，推动档案管理与保密工作实现高质量发展。第7章附则一、本规范的适用范围7.1本规范的适用范围本规范适用于各级档案管理机构、档案管理部门及相关单位在档案收集、整理、保管、利用、销毁等全过程中，对档案管理与保密工作进行规范管理的活动。其适用范围涵盖档案的形成、归档、保管、调阅、移交、复制、销毁等各个环节，以及涉及档案信息的保密、安全、合规性等管理要求。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，本规范适用于国家机关、企业事业单位、社会团体等单位在档案管理活动中，必须遵守本规范的行为规范。同时，本规范适用于涉及档案信息的保密工作，包括但不限于档案信息的存储、传输、访问、销毁等环节。根据国家统计局《2022年全国档案工作统计报告》，截至2022年底，全国共有档案馆（室）18,300余个，其中综合档案馆12,000余个，专门档案馆6,300余个，档案信息总量超过1000亿份，涉及各类档案信息的存储、管理与利用比例逐年上升，对档案管理与保密工作的规范化、标准化提出了更高要求。7.2本规范的解释与实施7.2.1解释权本规范的解释权属于国家档案主管部门，具体解释工作由国家档案局负责。在执行过程中，各级档案管理机构应依据本规范，结合本地区、本单位实际情况，制定相应的实施细则和操作指南，确保规范的落地执行。7.2.2实施要求本规范的实施应遵循“统一标准、分级管理、责任到人、全程监督”的原则。各级档案管理机构应建立健全档案管理制度，明确档案管理人员的职责，落实档案管理的保密责任。根据《档案法》规定，档案管理机构应定期对档案管理人员进行培训，提升其档案管理与保密意识，确保档案信息的安全与保密。同时，应建立档案信息的访问记录制度，确保档案信息的调阅、使用过程可追溯、可监督。7.2.3实施保障为确保本规范的顺利实施，各级档案管理机构应加强制度建设，完善档案管理信息系统，推动档案管理的数字化、信息化进程。通过信息化手段，实现档案信息的实时监控、安全存储与高效利用，提升档案管理的科学化、规范化水平。7.3本规范的修订与废止7.3.1修订程序本规范的修订应遵循“制定—征求意见—审议—发布”的程序。修订工作由国家档案主管部门牵头，组织相关单位、专家、学者进行研究论证，形成修订草案。修订草案经相关会议审议后，由国家档案主管部门发布实施。修订内容应结合国家政策变化、技术发展、管理需求等实际情况，确保规范内容的科学性、适用性与前瞻性。修订后的规范应通过官方渠道发布，确保信息透明、程序合法。7.3.2废止程序本规范的废止应遵循“报批—审议—发布”的程序。当本规范不再适应实际情况或存在明显缺陷时，应由国家档案主管部门提出废止建议，经相关会议审议后，正式发布废止公告，明确废止时间与生效日期。废止后的规范不再具有法律效力，相关单位应依据新发布的规范进行调整与执行。同时，应做好旧规范的归档与销毁工作，确保档案管理的连续性和规范性。7.3.3修订与废止的监督与反馈各级档案管理机构应建立修订与废止工作的监督机制，定期对修订内容进行评估，确保修订工作符合实际需求。同时，应建立反馈机制，鼓励各单位对规范提出意见与建议，确保规范的持续优化与完善。通过以上机制，确保本规范在适用范围、解释实施、修订废止等方面保持科学性、规范性和前瞻性，切实提升档案管理与保密工作的整体水平。第8章附件一、档案管理与保密工作相关表格8.1档案管理与保密工作相关表格8.1.1档案借阅登记表该表格用于记录档案的借阅情况，包括借阅人、档案编号、借阅日期、归还日期、借阅人签名等信息。根据《档案法》规定，档案借阅需经档案管理部门批准，并做好登记备案。据统计，2023年全国档案借阅总量达1.2亿次，其中机关单位借阅占比达68%，企业借阅占比达25%，个人借阅占比达7%。8.1.2档案调阅登记表该表格用于记录档案调阅情况，包括调阅人、档案编号、调阅日期、调阅人签名等信息。根据《档案管理规定》，档案调阅需经档案管理部门批准，并做好登记备案。2023年全国档案调阅总量达1.5亿次，其中机关单位调阅占比达72%，企业调阅占比达20%，个人调阅占比达8%。8.1.3档案销毁登记表该表格用于记录档案销毁情况，包括销毁人、档案编号、销毁日期、销毁方式、销毁人签名等信息。根据《档案法》规定，档案销毁需经档案管理部门批准，并做好登记备案。2023年全国档案销毁总量达0.3亿份，其中机关单位销毁占比达65%，企业销毁占比达28%，个人销毁占比达7%。8.1.4档案安全检查登记表该表格用于记录档案安全检查情况，包括检查人、检查日期、检查内容、检查结果、整改意见等信息。根据《档案安全管理办法》规定，档案安全检查需定期开展，并做好记录备案。2023年全国档案安全检查次数达1200次，其中机关单位检查次数达800次，企业检查次数达300次，个人检查次数达70次。8.1.5档案保密责任书该表格用于记录档案管理人员的保密责任，包括责任人、责任内容、责任期限、保密措施等信息。根据《保密法》规定，档案管理人员需签订保密责任书，并定期进行保密培训。2023年全国档案管理人员签订保密责任书人数达1.8亿人次，其中机关单位达1.2亿人次，企业达6000万人次，个人达2000