国企公司制度流程管理工作指引

制度流程管理工作指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人

指引概述指引目的监督制度流程的运行规范和效率，保障制度流程得到有效监控和持续的改进。适用范围适用于公司制度、流程、指引等各类文件的规范和修订。定义无指引要素描述支持文件无支持文件无流程CP点提出文件建立或优化申请形成新的制度文件责任部门主责部门：办公室参与部门：公司各部门流程KPI无输入条件文件建立或修订申请内外部环境变化产生文件修订需求输出结果修订后的管理制度年度制度审核优化报告制度流程管理工作指引指引CP点描述CP点对指引的影响控制要点难点／风险点提示文件建立或优化申请明确文件审核的规范性以及在运营中存在的问题和调整方案·由办公室牵头组织，相关部门配合提出问题及解决方案——新制度文件的形成影响制度规范管理的结果·办公室牵头组织，相关部门充分讨论并形成一致意见·符合公司的战略规划——

工作程序管理文件的日常管理办公室负责公司级管理文件的日常管理工作，主要包括：文件发布、修订、新增、废止、借阅、审核及日常管理。公司级管理文件应具备一定保密性（特别是电子版文件），应在公司内部网络中设置相应权限，公司员工全部拥有阅览权限，但无下载或打印权限。如因工作需要电子版文件时，申请人应向办公室提出申请，经主管经理批准后，由总经理审批。办公室应通过网络技术，限制将网页直接转成电子文件的功能。管理文件审核与优化计划编制与确定办公室每年底编制《年度管理文件审核与优化计划》经主管经理审核、总经理审批后，作为年度部门重点业务计划内容的一部分。如遇下列特殊情况，总经理也可安排临时性文件审核：发生严重的质量问题或顾客、相关方等有严重投诉；管理体系发生重大变化；审核依据标准的变化或其他外部环境的显著变化；审核中发现系统性的问题，需要追加审核。管理文件审核办公室在审核实施前2周组建审核小组，小组成员不得与被审核部门有直接责任关系。成员名单报公司管理层确认，并由管理层指定组长后，审核小组成立。审核小组在管理文件审核实施前3-5日，需向被审核部门发出通知，内容应包括：审核时间、审核地点、审核范围和内容、需准备资料、审核小组负责人及成员分工等。被审核部门应按照通知内容进行准备，明确联络配合人员，并与审核小组确认审核时间、地点。审核实施：现场审核：审核员应按计划的安排进行现场审核，通过面谈、沟通、聆听以及对周围工作环境和条件的观察等方式收集客观证据，并将审核情况在内部审核检查表中进行记录，审核中发现的不合格事实，要让该项工作负责人（或操作者）确认，以保证能被受审核部门所理解，便于纠正。当内审员与受审核方对审核问题有不同意见时，由审核组长裁决；必要时，请主管经理仲裁。对发现的潜在问题，审核员应及时通知受审核部门负责人并报告审核组长，便于采取预防措施。不合格项报告：审核员根据审核中发现的不合格事实，编制《纠正预防措施报告》，对所有列出的不合格项应写明判定的依据，判定严重程度，对审核时发现的问题，经受审核部门确认并签字。被审核部门澄清：对于不合格项，被审核部门应根据实际情况进行解释澄清。未认真履行管理文件：受审核部门针对不合格项采取提出纠正措施，确定责任人及完成时间，审核组长或其委托的审核员负责对实施结果进行验证。管理文件已不适用：受审核部门提出文件修订或废止申请，并根据实际工作情况进行文件修订。无管理文件支持：受审核部门提出文件新增申请，并根据实际工作情况进行提出文件新增思路。审核组会议：审核结束后，审核组长召开审核组成员会议，对审核中发现的问题进行汇总、分析，并综合考虑被审核部门或子公司文件新增、修订或废止申请后，提出评价意见。审核报告：审核组长负责组织审核组整理内审中的文件和记录，编制审核报告。审核报告由审核组长编制，经管理层批准后，发至总经理和相关部门，报告正本由办公室存档。审核报告内容应包括：审核对象、审核目的和范围、审核依据、审核组人员名单、审核日期、审核过程综述、不合格项统计与分析、审核结论、纠正措施要求及审核报告抄送对象等。审核结果反馈：各部门在审核的基础上进行流程审核结果的反馈，填写《流程审计结果反馈确认表》，由部门主管经理审批，反馈给办公室。受审核方在接到审核报告后，在7日内进行原因分析，提出纠正措施，并经部门经理和内审员认可后组织实施，确保按规定时间完成。受审核方完成纠正措施后，应通知办公室。办公室组织内审员进行验证，对纠正措施执行情况和效果进行跟踪、验证，及时向主管经理汇报。管理文件修订管理文件的分类及审批权限管理文件按照文件所涉及的范围及重要程度，可以分为以下几个层级，不同层级的管理文件由不同的审批机构进行审批：一级文件：主要指组织管理手册和授权手册，由公司办公室组织修订，在征求相关部门意见的基础上报公司进行评审，由总经理召集相关领导进行评审，总经理审批；二级文件：主要指公司的主流程和公司正式颁布的制度，由制度流程的主责部门提出新增或修订申请或者由公司层面提出新增或修订要求，并由流程主责部门征求相关部门意见后，由办公室审核后报主管经理审核，总经理审批；三级文件：主要指二级文件的支持流程图、工作指引，由主责部门提出修订意见，主管经理审批，相关部门会签，办公室备案；四级文件：主要指模板、表单，由主责部门提出修订意见，主管经理审批，相关部门会签，办公室备案。文件新增：相关部门提出的管理文件新增思路，由办公室审核后列入制度流程修订计划，文件主责部门组织文件相关部门进行研讨，并记录各方意见。研讨完成后，由文件主责部门根据各方意见进行编制，完成后将新增文件和各方研讨意见一起报办公室审核后按文件的管理权限进行审批。文件修订：办公室根据被审核方修订的管理文件进行初审，初审合格后由文件主责部门组织相关部门进行研讨，并记录各方意见。研讨完成后，由文件主责部门根据各方修订意见进行梳理，完成后将修订文件和各方研讨意见一起报办公室审核后按文件的管理权限进行审批。文件修订需注意以下问题：针对存在问题和改进目标进行研讨；根据研讨结果修订制度和流程；关联文件调整：根据优化后的流程调整关联文件，包括组织管理手册中部门职能、职位说明书及相关管理制度、流程和指引。文件废止：办公室对被审核方文件废止申请进行初审后，如确认该文件应废止，则填写《制度流程审议表》，由相关部门会签后，报总经理审批。文件发布与实施：新管控、流程文件经有审批权限的领导审批后，二级以上文件由办公室在公司范围内发布，必要时由流程主导部门负责、办公室协助，组织相关部门对新的管控制度、流