规范外部数据管理制度

PAGE规范外部数据管理制度一、总则（一）目的为加强公司外部数据管理，规范外部数据的获取、使用、存储、共享及安全保护等行为，保障公司数据安全与合法合规使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及获取、处理、存储、传输、共享外部数据的所有部门、岗位及人员。（三）定义1.外部数据：指公司从外部机构或个人获取的，用于公司业务运营、决策支持等各类数据，包括但不限于市场调研数据、合作伙伴数据、行业动态数据、客户公开数据等。2.数据获取：通过购买、交换、合作协议、网络爬虫、公开渠道收集等方式获取外部数据的行为。3.数据使用：对获取的外部数据进行分析、挖掘、整合、应用于公司业务流程、产品研发、市场营销、战略规划等活动的过程。4.数据存储：将外部数据以电子或其他形式进行保存的行为，包括存储介质、存储位置、存储期限等方面的管理。5.数据共享：将公司获取和处理后的外部数据与公司内部其他部门、合作伙伴或第三方机构进行交换、传递的行为。（四）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业监管要求以及相关国际条约，确保外部数据管理活动合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施保障外部数据的安全，防止数据泄露、篡改、丢失等风险，对涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感数据进行严格保密。3.权责明确原则：明确各部门、岗位在外部数据管理中的职责和权限，做到责任到人，避免出现管理漏洞。4.风险可控原则：对外部数据管理过程中可能出现的风险进行识别、评估和控制，确保数据管理活动在风险可承受范围内进行。二、数据获取管理（一）获取渠道与方式1.公司应优先通过合法、正规的渠道获取外部数据，如与专业数据供应商签订购买协议、参与行业数据共享联盟、利用政府公开数据平台等。2.对于通过网络爬虫等自动化手段获取外部数据的，必须确保符合相关法律法规和网站的使用条款，不得侵犯他人知识产权和合法权益。在进行网络爬虫操作前，应进行充分的法律风险评估，并制定相应的应对措施。3.与外部机构或个人合作获取数据时，应签订详细的数据合作协议，明确双方的权利义务、数据使用范围、保密条款、违约责任等内容。合作协议应符合法律法规要求，并经公司法律合规部门审核通过。获取流程1.需求提出：各部门根据业务需求，填写《外部数据获取申请表》，详细说明数据的用途、来源渠道、获取方式、数据量、时间要求等信息，并提交部门负责人审批。2.审批：部门负责人对申请表进行审核，重点审查数据获取的必要性、合法性、安全性以及对公司业务的影响等方面。审核通过后，申请表提交至数据管理部门。3.数据获取实施：数据管理部门根据审批后的申请表，按照既定的获取渠道和方式进行数据获取操作。在获取过程中，应记录详细的操作日志，包括获取时间、获取数据量、数据来源等信息。4.数据验收：数据获取完成后，数据管理部门组织相关业务部门对获取的数据进行验收。验收内容包括数据的完整性、准确性、时效性等方面。验收合格后，填写《外部数据获取验收报告》。数据质量要求1.公司获取的外部数据应具备完整性，确保数据涵盖业务所需的关键信息，无重要数据缺失。2.数据应具有准确性，经过严格的验证和审核机制，保证数据真实可靠，误差率控制在可接受范围内。3.时效性方面，获取的数据应及时反映当前市场、行业等动态情况，满足公司业务决策的及时性要求。三、数据使用管理（一）使用范围外部数据仅限用于公司内部业务运营、决策支持、产品研发、市场营销、客户服务等合法合规的目的，不得用于任何违法违规或损害公司及第三方利益的活动。使用流程1.使用申请：各部门如需使用外部数据，应填写《外部数据使用申请表》，明确使用目的、使用方式、使用数据范围、预计使用期限等内容，并提交部门负责人审批。2.审批：部门负责人对申请表进行审核，重点审查使用目的的合理性、使用方式的合规性以及对数据安全的影响等方面。审核通过后，申请表提交至数据管理部门。3.数据使用授权：数据管理部门根据审批后的申请表，对相关部门进行数据使用授权。授权内容包括数据访问权限、使用期限、使用范围等。4.数据使用记录：使用部门在使用外部数据过程中，应详细记录数据的使用情况，包括使用时间、使用人员、使用数据量、使用结果等信息。使用结束后，应及时将使用记录反馈给数据管理部门。使用规范1.公司员工在使用外部数据时，应严格按照授权范围和使用方式进行操作，不得擅自扩大数据使用范围或改变使用方式。2.对涉及商业秘密、客户隐私等敏感数据的使用，应采取严格的保密措施，防止数据泄露。3.在使用外部数据进行分析、挖掘等操作时，应遵循科学、合理的方法和流程，确保分析结果的准确性和可靠性。四、数据存储管理（一）存储介质与位置1.公司应根据外部数据的性质、重要性和存储期限等因素，选择合适的存储介质，如硬盘、磁带、光盘等。对于重要的外部数据，应采用多种存储介质进行备份，以防止数据丢失。2.外部数据应存储在安全可靠的存储位置，包括公司内部的数据中心、专用服务器等。存储位置应具备防火、防潮、防盗、防磁等安全防护措施。存储期限与清理1.公司应根据法律法规要求、业务需求以及数据价值等因素，确定外部数据的存储期限。存储期限届满后，应按照规定的流程进行数据清理。2.在数据清理前，应进行数据备份，确保重要数据得到妥善保存。数据清理过程应进行详细记录，包括清理时间、清理数据范围、清理原因等信息。存储安全管理1.建立健全数据存储安全管理制度，对存储设备进行定期维护和检查，确保存储设备的正常运行。2.采用数据加密技术对存储的外部数据进行加密处理，防止数据在存储过程中被非法获取或篡改。3.对存储设备的访问进行严格权限控制，只有经过授权的人员才能访问存储的数据。五、数据共享管理（一）共享范围与对象1.公司内部数据共享应遵循最小化原则，仅将必要的数据共享给需要的部门和人员，以支持公司业务协同和决策。2.与合作伙伴进行数据共享时，应明确共享目的、共享数据范围、共享方式、保密条款等内容，并签订数据共享协议。合作伙伴应具备合法合规的资质和良好的数据安全管理能力。3.在符合法律法规和公司规定的前提下，可根据业务需要将部分外部数据与第三方机构进行共享，但必须确保共享行为不会对公司数据安全和合法权益造成损害。共享流程1.共享申请：发起数据共享的部门或人员应填写《外部数据共享申请表》，详细说明共享目的、共享对象、共享数据范围、共享方式、预计共享期限等内容，并提交部门负责人审批。2.审批：部门负责人对申请表进行审核，重点审查共享目的的合理性、共享对象的合法性、共享数据的安全性以及对公司业务的影响等方面。审核通过后，申请表提交至数据管理部门。3.数据共享授权：数据管理部门根据审批后的申请表，对共享对象进行数据共享授权。授权内容包括数据访问权限、共享期限、共享范围等。4.数据共享记录：在数据共享过程中，应详细记录共享时间、共享对象、共享数据量、共享方式等信息。共享结束后，应及时将共享记录反馈给数据管理部门。共享规范1.数据共享应遵循合法合规原则，确保共享行为符合国家法律法规和行业监管要求。2.在数据共享前，应对共享数据进行脱敏处理，去除敏感信息，防止数据泄露。3.与共享对象签订的数据共享协议应明确双方的数据安全责任和义务，要求共享对象采取必要的数据安全保护措施。六、数据安全管理（一）安全策略与措施1.制定完善的数据安全策略，包括数据访问控制策略、数据加密策略、数据备份与恢复策略、数据安全审计策略等，确保外部数据在整个生命周期内的安全。2.采用先进的数据安全技术手段，如防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防范外部网络攻击和恶意软件入侵。3.定期对公司员工进行数据安全培训，提高员工的数据安全意识和操作技能，规范员工的数据安全行为。安全监控与审计1.建立数据安全监控机制，实时监测外部数据的访问、使用、存储、共享等情况，及时发现和处理异常行为。2.定期对数据安全管理情况进行审计，检查数据管理制度的执行情况、安全措施的落实情况等，发现问题及时整改。安全事件应急处理1.制定数据安全事件应急预案，明确应急处理流程、责任分工、应急资源保障等内容。2.一旦发生数据安全事件，应立即启动应急预案，采取有效的应急措施，如隔离受影响的系统、恢复数据备份、调查事件原因等，最大限度地减少事件造成的损失，并及时向相关部门报告。七、监督与检查（一）监督部门与职责公司设立数据管理监督小组，由数据管理部门、审计部门、法律合规部门等相关人员组成。数据管理监督小组负责对公司外部数据管理制度的执行情况进行监督检查。检查内容与方式1.定期对各部门外部数据管理情况进行检查，检查内容包括数据获取、使用、存储、共享、安全管理等方面的制度执行情况、操作流程规范性、数据质量状况等。2.检查方式包括查阅文档资料、实地查看、系统监测、人员访谈等。问题整改与跟踪1.对于检查中发现的问题，数据管理监督小组应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.责任部门应制定详细的整改计划，明确整改措施、整改责任人、整改期限等内容，并按时提交整改报告。3.数据管理监督小组对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底整改。八、培训与教育（一）培训对象与内容1.对涉及外部数据管理的所有员工进行定期培训，培训内容包括数据管理制度、数据安全知识、数据操作技能等方面。2.根据不同岗位的职责和需求，定制个性化的培训课程，提高培训的针对