支付结算规范管理制度

PAGE支付结算规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司支付结算管理，规范支付结算行为，保障资金安全，提高资金使用效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的各类支付结算业务，包括但不限于货币资金支付、票据结算、电子支付等。（三）基本原则1.合法性原则支付结算活动必须遵守国家法律法规，不得进行违法违规操作。2.准确性原则确保支付结算信息准确无误，避免因信息错误导致的资金损失或业务延误。3.安全性原则采取有效措施保障支付结算资金的安全，防止资金被盗取、挪用等风险。4.及时性原则按照规定的时间和流程进行支付结算，提高资金流转效率，避免影响业务正常开展。二、支付结算流程（一）支付申请1.业务部门根据实际业务需求，填写支付申请单，详细注明支付事由、金额、收款单位、付款方式等信息。2.支付申请单需经业务部门负责人审核签字，确认业务的真实性和必要性。（二）审批环节1.支付申请单提交至财务部门，财务人员对申请内容进行初步审核，包括金额计算是否准确、付款方式是否合规等。2.根据公司财务审批权限规定，分别提交各级领导审批。一般情况下，金额较小的支付由财务负责人审批；金额较大的支付需经公司总经理或董事长审批。3.审批人员应认真审查支付申请，对不符合规定或存在疑问的申请，及时与业务部门沟通核实，做出审批意见。（三）支付执行1.经审批通过的支付申请，财务部门根据付款方式安排支付。2.货币资金支付：对于现金支付，严格按照国家现金管理规定办理，确保现金支付的合规性和安全性。对于银行转账支付，财务人员准确填写转账凭证，核对收款单位账号、户名等信息，确保转账信息准确无误。在办理转账业务前，应再次与业务部门确认收款信息，防止因信息错误导致资金无法到账或误转。3.票据结算：若采用支票结算，财务人员应按照支票管理规定填写支票，注明日期、金额、收款人等信息，并在支票登记簿上进行登记。支票签发后，应及时交付给收款人，并跟踪支票的使用情况，确保支票款项及时足额到账。对于商业汇票结算，应严格审查票据的真实性、有效性和背书连续性。按照票据到期日及时办理托收手续，确保资金按时收回。4.电子支付：在进行电子支付时，操作人员应妥善保管电子支付密码、数字证书等安全工具，防止密码泄露。严格按照电子支付平台的操作流程进行支付操作，确保支付指令准确无误。支付完成后，及时下载并保存支付记录，以备查询和核对。（四）支付记录与核对1.财务部门在完成支付后，应及时进行支付记录的登记，包括支付日期、金额、收款单位、付款方式等信息，确保支付信息完整准确。2.定期与业务部门核对支付情况，核实支付事项是否与业务实际发生情况相符，如有差异，及时查明原因并进行调整。3.每月末对当月支付结算业务进行汇总统计，编制支付结算报表，向公司管理层汇报支付结算情况，为公司资金管理和决策提供依据。三、支付结算方式管理（一）货币资金支付1.现金支付严格控制现金支付范围，仅限于国家规定允许使用现金结算的项目。如支付给个人的劳务报酬、向个人收购农副产品和其他物资的价款等。现金支付金额超过规定限额的，应通过银行转账等方式支付。加强现金库存管理，定期进行现金盘点，确保账实相符。盘点结果应记录在案，如有差异，及时查明原因并进行处理。2.银行存款支付选择信誉良好、结算便捷的银行开立账户，规范银行账户的使用和管理。严格遵守银行结算纪律，不得出租、出借银行账户，不得签发空头支票和远期支票。定期与银行核对账户余额，及时发现和处理异常情况。如发现银行存款日记账与银行对账单不符，应编制银行存款余额调节表，查明原因并进行调整。（二）票据结算1.支票加强支票购买、保管、使用等环节的管理。支票应由专人负责购买，并妥善保管在保险柜中。严格按照支票使用规定填写支票，确保支票要素齐全、字迹清晰。不得签发空白支票或远期支票。作废支票应加盖“作废”戳记，并与存根一并保存，定期销毁。2.商业汇票谨慎使用商业汇票结算，对商业汇票的出票人、承兑人等信用状况进行评估，确保商业汇票的安全性和可收回性。加强商业汇票的背书转让管理，严格审查背书的连续性和真实性。背书转让的商业汇票，背书人应在票据背面签章，并记载被背书人名称、背书日期等信息。按照商业汇票到期日及时办理托收手续，如遇商业汇票到期无法收回款项，应及时采取措施进行追索，维护公司合法权益。（三）电子支付1.选择安全可靠的电子支付平台，并与支付平台签订服务协议，明确双方的权利和义务。2.加强电子支付安全管理，设置合理的支付权限和审批流程。操作人员应定期更换电子支付密码，并妥善保管数字证书等安全工具。3.关注电子支付平台的系统升级和安全提示，及时采取措施应对可能出现的安全风险。如发现电子支付异常情况，应立即停止支付操作，并及时与支付平台客服联系，查明原因并进行处理。四、支付结算风险管理（一）风险识别与评估1.建立支付结算风险识别机制，定期对支付结算业务进行风险排查，识别可能存在的风险因素，如资金被盗取、信息泄露、票据欺诈、支付延误等。2.对识别出的风险因素进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。根据风险等级制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.针对资金安全风险，加强内部控制，严格执行支付审批制度，确保支付指令的真实性和准确性。采用安全可靠的支付方式，如加密传输、数字证书认证等，保障资金在支付过程中的安全。2.对于信息泄露风险，加强对支付结算信息的保密管理，限制信息访问权限，防止信息被非法获取。对涉及支付结算的系统和设备进行定期安全检查和维护，及时发现和修复安全漏洞。3.针对票据欺诈风险，加强票据审核，严格审查票据的真实性、有效性和背书连续性。建立票据查询系统，及时核实票据的真伪。如发现可疑票据，应暂停支付，并及时向有关部门报告。4.为应对支付延误风险，优化支付结算流程，加强各部门之间的沟通协调，确保支付申请及时审批、支付指令及时执行。合理安排资金，避免因资金不足导致支付延误。同时，关注银行等金融机构的运营情况，提前做好应对可能出现的系统故障、节假日等因素导致支付延误的准备。（三）风险监控与预警1.建立支付结算风险监控体系，对支付结算业务进行实时监控，及时发现风险迹象。如监控支付金额异常变动、支付时间超出正常范围、银行账户出现异常交易等情况。2.设置风险预警指标，当风险指标达到设定阈值时，及时发出预警信号。风险预警信号应及时传递给相关部门和人员，以便采取相应的风险应对措施。3.定期对支付结算风险监控和预警情况进行总结分析，评估风险应对措施的有效性，不断完善风险管理制度和流程。五、支付结算档案管理（一）档案范围支付结算档案包括支付申请单、审批文件、支付凭证、银行对账单、票据存根等与支付结算业务相关的各类文件和资料。（二）档案整理1.财务部门应定期对支付结算档案进行整理，按照业务发生时间顺序进行分类编号，确保档案资料的完整性和系统性。2.对支付凭证、票据存根等原始凭证，应粘贴整齐，加盖相关印章，并注明附件张数。（三）档案保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，如档案柜、保险柜等，确保档案的安全存放。2.支付结算档案应按照规定的保管期限进行保管，一般支付结算档案的保管期限为[X]年。保管期限届满后，经公司管理层批准，按照档案销毁程序进行销毁。3.在档案保管期间，应严格限制档案的查阅和使用权限。因工作需要查阅档案的，应履行审批手续，经相关负责人批准后，在指定地点查阅，并做好查阅记录。（四）档案销毁1.制定档案销毁制度，明确档案销毁的程序和要求。档案销毁前，应编制档案销毁清单，详细记录档案名称、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清单需经公司财务负责人、审计部门负责人等相关人员审核签字确认。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应有专人监督，并在销毁清单上签字确认。销毁后的档案销毁清单应妥善保存，以备查考。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对支付结算业务进行审计监督，检查支付结算制度的执行情况，包括支付申请的审批、支付流程的合规性、支付记录的准确性等方面。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。（二）外部检查1.积极配合国家相关