规范销售合同签订制度

PAGE规范销售合同签订制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司销售合同的签订流程，确保合同签订过程的合法性、规范性和严谨性，有效防范合同风险，维护公司的合法权益，促进公司销售业务的健康稳定发展。2.适用范围本制度适用于公司所有销售合同的签订、履行、变更、解除等相关事宜。3.基本原则合法合规原则：销售合同的签订必须遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保合同内容合法有效。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商签订合同，任何一方不得强迫另一方签订合同。公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害任何一方的合法权益，确保双方权利义务对等。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，如实履行合同约定的义务，不得隐瞒或欺诈对方。二、销售合同签订流程1.客户洽谈与意向确认销售人员与客户进行商务洽谈，详细了解客户需求、产品规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式等关键信息，并形成初步的业务沟通记录。在洽谈过程中，销售人员应向客户介绍公司的产品或服务优势、质量保证、售后服务等内容，解答客户疑问，争取客户的信任与合作意向。经双方沟通达成初步合作意向后，销售人员填写《销售合同意向书》，明确客户基本信息、合作项目概况、预计合同金额等内容，提交部门主管审核。2.合同起草与审核部门主管对《销售合同意向书》审核通过后，安排专人根据洽谈内容起草销售合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、产品或服务描述、价格条款、交货条款、付款条款、质量条款、违约责任等核心内容，确保合同条款清晰、准确、完整。起草后的合同文本需提交至法务部门进行合法性审核。法务部门应从法律专业角度对合同条款进行审查，重点关注合同的主体资格、合同内容的合法性、条款的完整性、风险防范措施等方面，确保合同不存在法律风险。法务部门审核通过后，合同文本返回业务部门，由业务部门负责人组织相关人员（如销售人员、市场人员、财务人员等）进行业务审核。业务审核主要从业务操作的可行性、合同条款对公司利益的保障程度、与公司销售政策的一致性等方面进行审查，提出修改意见和建议。3.合同审批业务部门根据法务部门和相关业务部门的审核意见对合同文本进行修改完善后，提交公司管理层进行审批。审批流程根据合同金额大小和重要程度设定不同的审批层级。对于金额较小、风险较低的常规销售合同，可由销售部门负责人审批后签订；对于金额较大、涉及重要项目或存在较大风险的合同，需经公司总经理、董事长等高层领导审批。合同审批过程中，审批人员应认真审查合同条款，对合同的合法性、合理性、可行性进行全面评估，签署审批意见。如审批通过，合同进入签订环节；如审批不通过，业务部门应根据审批意见对合同进行修改后重新提交审批。4.合同签订经审批通过的合同，由公司授权的代表与客户签订。签订合同前，业务人员应再次与客户确认合同条款，确保双方对合同内容无异议。合同签订时，双方应在合同文本上加盖公章或合同专用章，并由授权代表签字确认。签字盖章应清晰、完整，确保合同的真实性和有效性。合同签订后，业务人员应及时将合同原件交至公司档案管理部门进行归档保存，并将合同复印件分发给相关部门（如销售部门、财务部门、物流部门等），以便各部门按照合同约定履行职责。三、销售合同条款规范1.合同主体条款明确合同双方当事人的名称、地址、联系方式等基本信息，确保主体资格合法有效。合同双方应具有相应的民事权利能力和民事行为能力，能够独立承担民事责任。对于自然人作为合同主体的，应提供其身份证号码、住址等详细信息；对于法人或其他组织作为合同主体的，应提供其营业执照副本、法定代表人身份证明书等相关证明文件。2.产品或服务条款详细描述所销售的产品或提供的服务内容，包括产品规格、型号、数量、质量标准、服务要求等。产品或服务的描述应准确、清晰，避免模糊不清或产生歧义。明确产品的质量标准，可引用国家相关标准、行业标准或双方另行约定的标准。如双方另行约定质量标准，应在合同中详细说明验收方式、验收期限等内容。3.价格条款明确产品或服务的价格及价格构成，包括单价、总价、税费承担等。价格条款应清晰明确，避免出现价格争议。如合同价格为含税价，应注明税率及税款金额；如合同价格为不含税价，应明确由哪一方承担税款。同时，应约定价格调整的条件和方式，如遇市场价格波动、原材料价格上涨等因素导致成本变化时，双方应如何协商调整价格。4.交货条款明确交货时间、交货地点及交货方式。交货时间应具体到日期或时间段，确保双方对交货时间有明确的预期；交货地点应详细注明具体地址，以便确定货物的交付地点和运输风险；交货方式可选择送货上门（注明送货费用承担方）、客户自提等方式，并在合同中明确双方的责任和义务。约定货物运输方式及运输费用承担方。如采用第三方物流运输，应明确物流公司的选择标准和运输要求，确保货物安全、及时送达。同时，应约定运输过程中货物损坏、灭失等风险的承担方式。5.付款条款明确付款方式、付款期限及付款条件。付款方式可选择一次性付款、分期付款、银行承兑汇票等方式，并在合同中详细说明每种付款方式的具体操作流程和要求。约定分期付款的期数、每期付款金额及付款时间节点，确保双方对付款进度有清晰的约定。同时，应明确逾期付款的违约责任，如逾期利息的计算方式、逾期付款的宽限期等。对于预付款项，应明确预付款的金额、支付时间及预付款的用途；对于质保金，应明确质保金的金额、质保期限及质保期满后的支付条件。6.质量条款除明确产品或服务的质量标准外，还应约定质量检验的方法、检验期限及质量异议的处理方式。质量检验应按照合同约定的标准和方法进行，检验期限应合理明确，确保双方有足够的时间进行检验。如客户在质量检验期限内提出质量异议，公司应及时响应并进行处理。对于质量问题的处理方式，可协商采取换货、补货、降价、退货等措施，并在合同中明确双方的责任和义务。7.违约责任条款明确双方在合同履行过程中可能出现的违约情形及相应的违约责任承担方式。违约责任应具有可操作性和合理性，能够有效约束双方履行合同义务。常见的违约情形包括逾期交货、逾期付款、产品质量不合格、擅自变更合同条款等。对于每种违约情形，应明确违约方应承担的违约金金额、赔偿损失的范围及计算方法等内容。同时，应约定违约金与定金、赔偿损失等违约责任承担方式之间的关系，确保在出现违约情况时能够合理适用违约责任。8.争议解决条款约定合同争议的解决方式，可选择协商解决、仲裁或诉讼等方式。如选择仲裁方式解决争议，应明确仲裁机构的名称和仲裁规则；如选择诉讼方式解决争议，应明确管辖法院的名称。在合同中应明确约定争议解决过程中产生的费用（如仲裁费、诉讼费、律师费等）的承担方式，避免在争议解决过程中产生不必要的费用争议。四、销售合同履行与跟踪1.合同履行计划制定合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人员及时间节点，确保合同能够按照约定顺利履行。合同履行计划应包括但不限于生产计划、采购计划、运输计划、安装调试计划、售后服务计划等内容，并将各项计划分解落实到具体的部门和人员。2.生产与采购管理根据合同履行计划，生产部门应按照产品规格和质量标准组织生产，确保产品按时、按质、按量交付。在生产过程中，应严格控制原材料采购、生产工艺、质量检验等环节，确保产品质量符合合同要求。采购部门应根据生产计划及时采购所需的原材料和零部件，确保原材料的供应及时性和质量稳定性。在采购过程中，应严格按照公司采购管理制度进行操作，选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购物资的质量和价格合理。3.运输与交付管理物流部门应根据合同约定的交货时间和交货地点，合理安排运输车辆或物流公司，确保货物能够安全、及时送达客户指定地点。在运输过程中，应做好货物的包装、防护措施，避免货物损坏、灭失。货物交付前，业务人员应提前通知客户准备验收，并提供相关的验收资料。货物交付时，应与客户共同进行验收，确保货物的数量、质量、规格等符合合同约定。如客户验收合格后，应要求客户签署验收单。4.付款跟踪与管理财务部门应根据合同约定的付款期限和付款方式，及时跟踪客户的付款情况。如客户逾期付款，应及时通知业务部门，并按照合同约定采取相应的催款措施，如发送催款函、暂停后续服务等。业务部门应协助财务部门做好付款跟踪工作，及时与客户沟通付款事宜，了解客户付款困难的原因，并采取相应的解决方案，确保公司款项能够及时收回。5.售后服务管理售后服务部门应按照合同约定及公司售后服务政策，为客户提供及时、有效的售后服务。在产品质保期内，应定期回访客户，了解产品使用情况，及时处理客户反馈的质量问题。对于客户提出的售后服务需求，应及时响应并安排专业人员进行处理。售后服务完成后，应要求客户签署售后服务反馈单，对售后服务质量进行评价。同时，应及时总结售后服务过程中出现的问题，采取相应的改进措施，提高售后服务质量。五、销售合同变更与解除1.变更条件与程序在合同履行过程中，如因市场变化、客户需求调整、法律法规变更等原因需要变更合同条款的，合同双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。需要变更合同的一方应及时向对方提出变更申请，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。对方应在收到变更申请后的[X]个工作日内给予答复，表示同意或不同意变更。如双方达成变更意向，应共同起草合同变更协议，并按照合同签订流程进行审批和签订。2.解除条件与程序在合同履行过程中，如出现以下情形之一的，合同双方可以协商解除合同：因不可抗力致使合同目的不能实现的；在履行期限届满之前，一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务的；一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行的；一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的的；法律规定的其他情形。需要解除合同的一方应及时向对方发出解除合同通知，说明解除合同的原因和依据。对方应在收到解除合同通知后的[X]个工作日内给予答复，表示同意或不同意解除合同。如双方达成解除合同意向，应签订书面的合同解除协议，并按照公司相关规定办理合同解除手续。3.变更与解除后的处理合同变更或解除后，双方应按照变更或解除协议的约定进行结算和清理。如涉及已履行部分的结算，应按照合同约定的价格和结算方式进行结算；如涉及未履行部分的处理，应根据变更或解除协议的约定进行调整或终止履行。合同变更或解除后，业务部门应及时通知相关部门（如生产部门、采购部门、物流部门、财务部门等），确保各部门能够及时调整工作安排，避免因合同变更或解除给公司造成不必要的损失。同时，应将合同变更或解除的相关资料及时归档保存，以备后续查询和审计。六、销售合同档案管理1.档案收集与整理合同签订后，业务人员应及时将合同原件及相关附件（如报价单、订单确认书、验收单、变更协议、解除协议等）交至公司档案管理部门进行归档保存。档案管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，并对收集到的合同档案进行初步整理，确保档案资料齐全、完整。合同档案整理过程中，应按照合同签订时间、合同编号、合同类别等进行分类编号，建立合同档案目录索引，便于查找和管理。同时，应对合同档案进行装订、编页，确保档案的整齐、规范。2.档案保管与借阅档案管理部门应建立专门的合同档案保管库，配备必要的保管设备（如防火、防潮、防虫、防盗等设施），确保合同档案的安全保管。合同档案应按照类别、年度、编号等顺序进行存放，便于查阅和管理。公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅期限等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门应在借阅期限届满后及时收回合同档案，并进行检查，确保档案资料完整无损。严禁将合同档案原件外借或带离公司。如因特殊原因需要复印合同档案的，应经档案管理部门负责人批准，并在复印件上注明“仅供[具体用途]使用，复印无效”字样。3.档案销毁与保密合同档案保管期限届满后，档案管理部门应按照公司档案管理制度的规定，对合同档案进行鉴定和销毁。鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门共同进行，根据合同的重要性、时效性等因素，确定哪些合同档案可以销毁，哪些合同档案需要继续保存。对于需要销毁的合同档案，应填写《合同档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息，经公司管理层审批后，由档案管理部门组织专人进行销毁。销毁过程应进行记录，确保销毁工作的真实性和彻底性。公司员工应严格遵守合同档案保密制度，不得泄露合同档案中的商业秘密、客户信息等内容。如因工作需要接触合同档案的，应严格按照公司规定的程序进行操作，确保合同档案的安全保密。七、监督与考核1.监督机制公司设立专门的合同管理监督小组，由法务部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对销售合同签订、履行、变更、解除等全过程进行监督检查。监督小组应定期对销售合同的执行情况进行抽查，检查合同条款的履行情况、付款情况、售后服务情况等，并及时发现和纠正合同履行过程中存在的问题。同时，应加强与业务部门的沟通协调，为业务部门提供合同管理方面的指导和支持。2.考核制度建