标准化采购申请单审批流程简化版

适用范围与背景流程操作步骤详解第一步：采购申请发起申请人根据实际需求，通过企业内部采购系统或纸质《采购申请单》发起申请。需填写以下核心信息：基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期、采购类别（办公物资/生产辅料/设备耗材等）；需求明细：物资名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总金额、用途说明（需明确具体使用场景或部门）；附件信息：若涉及技术参数、比价记录或使用说明，需一并或附后。提交前需核对信息完整性，避免遗漏关键项（如规格型号、用途）。第二步：部门负责人初审申请单提交至申请人所属部门负责人处，进行必要性及合理性审核。审核重点包括：采购需求是否符合部门工作计划或实际工作需要；数量及规格是否合理，是否存在过度采购；预估金额是否在部门预算范围内（若超预算，需注明理由并附预算调整说明）。审核通过后，部门负责人在“部门审核”栏签字确认（电子签章或手写签字），并注明审核日期；若不通过，需注明退回理由并反馈给申请人修改。第三步：财务部门复核初审通过后，申请单流转至财务部门，进行预算及合规性复核。复核要点：预算科目使用是否准确，剩余预算是否覆盖本次采购金额；预估单价是否符合市场常规标准（若为首次采购或高价物资，可要求提供比价记录）；采购流程是否符合企业内控规定（如是否涉及单一来源采购、是否需履行招投标程序等，简化版流程中常规采购可豁免）。复核通过后，财务人员在“财务审核”栏签字确认；若需调整预算或补充说明，注明修改意见并退回申请人或部门负责人。第四步：审批人终审根据采购金额及企业授权体系，申请单流转至对应审批人处进行最终审批（简化版流程中，审批人一般为分管副总或授权部门负责人，金额低于3000元可由部门负责人直接审批）。审批人需确认：采购需求、预算、流程均符合企业规定；涉及紧急采购（如生产急需物资），需核实紧急性并标注“特急”标识，可适当缩短审批时限。审批通过后，审批人在“审批意见”栏签字确认，审批流程结束；若驳回，需明确原因并终止流程，申请人可根据意见重新发起申请。第五步：采购执行与反馈审批通过后，采购部门（或申请人，根据企业分工）根据申请单信息执行采购，需保证：物资名称、规格、数量与申请单一致，优先选择合作供应商或通过比价采购；采购完成后，及时将物资交申请人验收，并反馈采购结果（含实际采购金额、供应商名称、到货日期等）至采购发起人及财务部门。第六步：单据归档采购流程结束后，所有相关单据（含申请单、审批记录、采购合同/订单、验收单等）由采购部门或行政部统一整理归档，电子单据需留存系统备份，纸质单据按日期分类存放，保存期限不少于3年，便于后续审计或查询。采购申请单模板样式采购申请单申请单号申请部门申请日期申请人*联系方式采购类别紧急程度□普通□紧急预算科目预计到货日期采购明细序号物资名称规格型号单位数量12总预估金额（大写）______________________元（小写）¥__________审批意见部门审核：签字：__________日期：______财务审核：签字：__________日期：______审批意见：签字：__________日期：______备注（如供应商信息、特殊要求等）使用关键提示预算控制：采购申请前需确认部门预算余额，超预算采购需提前提交预算调整申请，避免因预算不足导致流程延误。信息准确性：物资名称、规格型号等关键信息需与实际需求一致，模糊描述（如“一批办公用品”）可能导致采购错误，需细化至具体品类。时限管理：常规采购审批时限建议不超过3个工作日，紧急采购需在申请单中标注“特急”，审批人需优先处理，时限缩短至1个工作日。特殊情况处理：若采购需求涉及跨部门协作（如生产部与行政部共用物资），需提前沟通明确需求主体，避免推诿；若遇临时追加