财务部门费用申请审批流程标准化模板

财务部门费用申请审批流程标准化模板适用范围流程步骤详解第一步：费用申请发起责任人：申请人（部门员工或经办人）操作内容：明确费用用途、预算归属项目（若有），收集相关辅助材料（如会议通知、出差审批单、供应商报价单等）；登录公司OA系统或填写《费用申请审批表》（见模板表格），完整填写以下信息：申请部门、申请人姓名、联系方式、申请日期、费用类型、预算金额、实际申请金额、费用明细（含时间、地点、事由、计算依据）、附件清单；保证所有数据真实、准确，费用明细与附件内容一致，无涂改或遗漏。输出结果：提交完整的《费用申请审批表》及附件材料至部门负责人。第二步：部门负责人审核责任人：申请人所在部门负责人（如部门经理、主管）操作内容：核查费用申请的合理性：是否符合部门年度预算、是否与工作计划相关、费用标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、招待费限额）；审核附件材料的完整性：如出差申请是否经前置审批、招待费是否有接待对象及事由说明、采购报价是否符合市场价；对符合规定的申请，在审批表中签署“同意”意见并注明审核日期；对不符合规定的，注明驳回理由并退回申请人修改。输出结果：部门负责人签署意见后的审批表，传递至财务部门。第三步：财务部门复核责任人：财务部指定审核人员（如费用会计、财务主管）操作内容：形式审核：检查审批表填写是否规范、金额大小写是否一致、附件是否齐全（如无附件，要求补充）、申请人及部门负责人签字是否完整；实质审核：核对费用类型是否符合本模板适用范围，排除需单独审批的特殊费用；验证费用标准是否符合公司《费用管理办法》（如市内交通费上限、招待费人均标准）；审查预算余额：若涉及项目预算，保证申请金额未超预算或已履行预算调整流程；对审核通过的项目，标注“财务复核通过”并流转至下一审批人；对不合规项目（如超预算、无依据），注明复核意见并退回部门。输出结果：财务复核意见明确的审批表，传递至对应审批权限领导。第四步：领导审批责任人：根据费用金额及类型，由不同层级领导审批操作内容：分级审批标准：金额≤2000元：部门负责人审批（已完成第二步，此步可跳过）；2000元＜金额≤10000元：分管业务副总审批；金额＞10000元：总经理审批；特殊费用（如大额招待费）：需总经理+董事长双签审批；审批重点：核查费用的必要性、金额合理性、是否符合公司战略或重点业务需求；审批通过后，在审批表中签署“同意”意见并注明日期；对存疑项目，可要求申请人补充说明或召开专项会议讨论。输出结果：最终审批意见明确的审批表，反馈至财务部门。第五步：费用支付与账务处理责任人：财务部出纳、会计操作内容：出纳根据审批通过的审批表，确认收款方信息（名称、账号、开户行）准确无误后，通过银行转账或备用金方式支付费用；支付完成后，在审批表“支付状态”栏标注“已支付”及支付日期，并将支付凭证（如银行回单）粘贴在审批表后；会计根据审批表及支付凭证，在财务系统中录入凭证，保证费用归属科目、部门、项目准确，及时更新预算执行数据。输出结果：费用完成支付，账务处理完毕，审批表归档至财务部。第六步：资料归档责任人：财务部档案管理员操作内容：每月结束后5个工作日内，将本月已完成的费用审批表（含附件、支付凭证）按部门分类整理；按时间顺序编号、装订，归档至财务部费用档案柜，保存期限不少于5年；建立电子档案索引，便于后续查阅（如审计、费用分析）。输出结果：费用审批资料完整归档，可追溯、可查询。标准化表格模板XX公司费用申请审批表基本信息申请部门申请人联系方式申请日期年月日费用类型□办公费用□差旅费用□业务招待□小额采购□培训费用□其他：_________预算金额（元）申请金额（元）大写：_________________________小写：_________费用明细序号费用项目123合计金额附件清单|□会议通知□出差审批单□供应商报价单□合同□其他：_________|审批意见申请人签字日期：年月日部门负责人审核□同意□驳回（理由：_________________________）日期：年月日财务部复核□复核通过□退回（理由：_________________________）日期：年月日分管副总审批□同意□补充说明□驳回日期：年月日（若适用）总经理审批□同意□驳回日期：年月日（若适用）支付状态□未支付□已支付（日期：_________）支付凭证编号：_________执行要点提示填写规范：所有字段需手写或打印填写，不得涂改；金额大小写必须一致，费用明细需逐项列明，不得笼统填写“办公费”“招待费”等模糊项目。审批时限：各环节审批人需在收到申请后2个工作日内完成审核（特殊情况需提前沟通），避免流程延误；若遇审批人外出，可由其指定代理人临时审批，事后补签。附件要求：差旅费需附《出差审批单》及发票原件（电子发票需打印并标注“已核销”）；业务招待费需附接待对象、人数、事由说明（如《招待申请单》）；小额采购需附供应商报价单及比价记录（至少2家供应商）。特殊情况处理：紧急费用（如突发维修）可先通过OA系统“紧急流程”申请，事后补交纸质材料，但需在申请中注明“紧急”及原因；超预算费用需提前提交《预算调整申请表》，经财务部及分管领导审批后再走费用流程。合规要求：严禁