行政事务运作规范与指引

行政事务日常运作规范与指引一、会议组织全流程规范（一）适用场景部门例会、项目启动会、跨部门协调会、专题研讨会等需多人参与、需形成决议或记录的正式会议。（二）操作步骤1.会前筹备明确会议目的与议题：由会议发起人（如部门负责人*主管）确定会议核心目标（如“明确Q3项目进度节点”），并列出具体议题（按优先级排序），避免议题发散。确定参会人员：根据议题内容筛选必要参会者（如涉及执行的岗位人员、决策层*经理），提前3个工作日发送参会确认（可通过内部通讯工具，注明“请反馈是否参会，无法参会需提前指定代理人”）。安排会议资源：预订会议室（提前1天确认设备，如投影仪、麦克风、白板笔）；准备会议材料（如议程表、数据报表、PPT），提前1天发送至参会者（标注“请提前阅读，会议10分钟内提问”）。发布会议通知：包含会议名称、时间（精确到分钟，如“14:00-15:30”）、地点、议题、参会人员、联系人（如行政专员*同事），紧急会议可适当缩短通知时间，但需保证关键人员到会。2.会中执行签到与材料分发：会议开始前5分钟，行政人员负责签到（纸质或电子签到表），摆放会议材料（按参会人数准备，额外预留2-3份备用）。开场与议程确认：主持人（如*主管）准时开场，重申会议目的及议程（“本次会议共3项议题，预计用时90分钟，请大家围绕议题发言”），询问是否有补充或调整（如无异议则直接进入第一项议题）。议题讨论与记录：按议程逐项讨论，主持人控制发言时长（每人单次发言不超过5分钟，避免跑题）；指定专人（如行政专员*同事）记录关键内容（包括讨论要点、分歧点、临时动议、决议事项），重点标注“行动项”（需明确负责人、完成时间）。时间把控：每项议题预留10%弹性时间（如30分钟议题预留3分钟缓冲），若某项议题超时，主持人需及时引导（“该议题已达成初步共识，具体细节可会后沟通，进入下一项议程”）。3.会后跟进整理会议纪要：会后24小时内，记录人整理会议纪要，内容包括：会议名称、时间、地点、参会人员、缺席人员及原因、议题讨论摘要、决议事项、行动项（负责人、截止日期）。纪需经主持人（*主管）审核确认后，于次日发送至所有参会者及相关部门抄送人。行动项跟踪：行政人员建立“行动项跟踪表”，每周更新进度（标注“进行中/已完成/延期”），对逾期未完成的，提前2天提醒负责人（如“*同事，行动项截止日期为X月X日，请及时反馈进度”）。资料归档：会议纪要、签到表、会议材料等电子资料存入共享文件夹（按“年份-月份-会议类型”分类），纸质材料整理后归档保存（保存期限不少于1年）。（三）配套表格表1：会议通知单会议名称时间（年/月/日时/分）地点议题（1.2.3…）参会人员联系人（姓名/电话）Q3项目进度会2023/10/2514:00-15:30301会议室1.节点确认2.资源协调3.风险预案、赵六/分机8011表2：会议纪要模板会议名称：X时间：2023年X月X日X:-X:地点：X会议室参会人员：X、X、X缺席人员：X（原因：X）议题及讨论摘要：议题一：X（讨论要点：X；分歧点：X；决议：X）议题二：X（讨论要点：X；决议：X）行动项：序号行动内容负责人截止日期完成状态1提交项目进度表2023/10/30未开始2协调部门资源支持2023/10/28进行中审核人：X（签字）记录人：X（签字）日期：2023年X月X日（四）关键提示会议通知需明确“需提前准备的内容”，避免参会者临时抱佛脚；讨论中若出现分歧，主持人需引导“求同存异”，优先达成共识，无法共识的明确“会后单独沟通”；行动项需具体、可量化（如“完成报告”而非“推进工作”），避免模糊表述。二、办公用品与库存管理细则（一）适用场景日常办公消耗品（如笔、纸、文件夹）的申领、采购、发放、盘点；固定资产（如电脑、打印机）的登记、领用、维护。（二）操作步骤1.用品申领与审批提交申领单：员工通过OA系统或纸质《办公用品申领表》提交需求，注明物品名称、规格、数量、用途（如“部门日常打印用”）、申领人（*同事）、部门（如行政部）。部门审核：部门负责人（如*主管）审核申领合理性（如“A4纸每月申领数量是否超常规”），确认后在申领单签字。行政复核：行政人员核对库存（如“中性笔库存是否≥50支”），若库存充足直接发放；若库存不足，汇总需求后提交采购审批（注明“紧急采购”或“月度计划采购”）。2.采购与入库供应商选择：常规用品优先从合作供应商采购（需签订年度供货协议，明确价格、质量标准、送货周期）；紧急采购需对比2家以上供应商价格，保证性价比。验收入库：物品送达后，行政人员与采购员共同验收（核对数量、规格、质量），合格后填写《物品入库单》（含采购日期、供应商、物品信息、验收人），录入库存台账（电子表格实时更新）。3.发放与领用发放原则：按“按需申领、杜绝浪费”原则，个人申领笔、本等消耗品每月限领1次，部门申领批量用品（如A4纸）按季度核定标准。领用登记：发放时领用人签字确认（纸质台账或OA系统记录），注明领用日期、物品名称、数量，保证“谁领用、谁负责”。4.库存盘点定期盘点：每月最后一个工作日，行政人员组织库存盘点（消耗品全盘，固定资产抽盘），核对台账与实际库存，填写《库存盘点表》（含账面数量、实际数量、差异原因）。差异处理：若盘亏（如短少10支笔），需分析原因（如发放漏登记、遗失），责任人照价赔偿；若盘盈（如多入库5本笔记本），核查是否为漏登或供应商多送，及时调整台账。（三）配套表格表3：办公用品申领表申领部门申领人申领日期物品名称规格数量用途部门负责人签字行政部2023/10/25中性笔0.5mm10部门日常使用表4：库存盘点表物品名称规格账面数量实际数量差异数量差异原因责任人盘点日期A4纸80g100包95包-5包发放时漏登记2023/10/30文件夹A450个52个+2个供应商多送赵六2023/10/30（四）关键提示消耗品与固定资产需分开管理（固定资产粘贴“资产标签”，注明编号、领用人、领用日期）；采购前优先使用库存，避免重复采购造成积压；盘点时需2人以上共同参与，保证结果客观准确。三、访客接待与服务规范（一）适用场景外部客户、合作伙伴、应聘者等来访人员的接待流程，包括预约、接待、引导、送别等环节。（二）操作步骤1.预约登记接收预约：访客提前通过电话或邮件预约（需提供姓名、单位、来访事由、人数、到访时间、预计停留时长、对接部门/人员）。确认信息：行政人员核对预约信息（如“是否需安排车位、是否需准备会议材料”），提前1天回复访客“预约成功”，并附公司地址、交通路线、联系人（如*同事）及电话。2.接待准备环境布置：提前30分钟整理接待区（如沙发、茶几、宣传资料摆放整齐），保证饮用水、纸巾、一次性水杯等物品充足。资料准备：若访客为洽谈业务，提前准备相关资料（如产品手册、合同模板）；若为应聘者，准备面试评估表、岗位说明书等。人员通知：通知对接人员（如销售经理*）到访时间及事由，保证其在接待区等候。3.迎接与引导迎接：访客到达后，行政人员主动上前问候（“您好，请问是公司的先生/女士吗？我是行政部的*同事”），确认身份后引导至接待区。登记信息：请访客填写《访客登记表》（含姓名、单位、证件号码号、来访事由、到访时间、离店时间、对接人），发放《访客证》（佩戴于胸前）。引导：若需前往会议室或办公区，提前告知“请随我来，地面湿滑请注意脚下”，引导过程中走在访客左前方（避免背对访客）。4.洽谈与送别服务支持：洽谈期间，行政人员适时提供茶水（“请问需要茶还是咖啡？”），避免频繁打扰；若访客停留超1小时，可主动询问“是否需要安排工作餐”。送别：洽谈结束后，行政人员送访客至电梯口（“感谢您的到访，后续有任何问题请随时联系我”），待电梯门关闭后再返回；若访客自驾，指引至停车场并告知“车辆请停A区，2小时内免费”。（三）配套表格表5：访客预约信息表预约日期访客姓名单位名称联系方式到访时间预计停留时长来访事由对接部门对接人是否需车位2023/10/25陈七科技公司10:002小时项目洽谈销售部是表6：访客登记表到访日期姓名单位证件号码号来访事由到店时间离店时间对接人访客证号签字2023/10/25陈七科技3201项目洽谈10:0511:50F20231025001陈七（四）关键提示访客证需唯一编号，离店时回收并注销；接待区保持安静，避免大声喧哗；涉密区域（如财务室）禁止访客随意进入，需对接人员全程陪同。四、文件流转与归档管理规范（一）适用场景公司内部正式文件（如通知、报告、制度）的起草、审核、签发、分发、归档；外部文件（如合同、函件）的接收、登记、传阅、反馈、存档。（二）操作步骤1.文件起草与审核起草：根据需求起草文件（如“2024年春节放假通知”），内容需准确、简洁（避免错别字、标点错误），注明文件编号（如“行字〔2023〕号”）、起草部门（行政部）、起草人（*同事）、日期。部门审核：文件提交部门负责人（如*主管）审核，重点审核内容合理性（如“放假时间是否符合国家规定”），修改后签字确认。会签：涉及多部门的文件（如“采购管理制度”），需发送至相关部门会签（如财务部、法务部），收集反馈意见并修改，形成最终版本。2.签发与分发签发：审核通过后，提交至公司负责人（如*总经理）签发，签发人签字并注明签发日期（电子文件需加盖电子签章）。分发：行政人员根据文件性质确定分发范围（如“通知”分发至全体员工，“制度”分发至各部门负责人），通过OA系统或纸质文件分发（纸质文件需填写《文件分发签收表》），保证“不漏发、不误发”。3.传阅与反馈外部文件接收：收到外部文件（如客户函件）后，行政人员登记《文件接收台账》（含文件名称、来源、日期、份数、收文人），第一时间提交至负责人批示。传阅跟踪：批示后的文件按传阅范围流转（如“先传阅法务部，再传阅销售部”），传阅人需在《文件传阅记录表》签字并注明日期，避免文件滞留（传阅时限不超过3个工作日）。4.归档与保管分类归档：文件办理完毕后，行政人员按“年度-类别-文号”分类（如“2023年-行政类-行字〔2023〕号”），电子文件存入服务器指定文件夹，纸质文件装入档案盒（标注文件名称、日期、份数）。保管期限：根据文件类型确定保管期限（如“通知类保管1年，合同类保管5年，制度类永久保管”），到期前1个月鉴定，无保存价值的经批准后销毁（销毁时需2人以上监销，填写《文件销毁记录表》）。（三）配套表格表7：文件分发签收表文件名称文件编号分发日期分发范围份数签收人签收日期202