财务报销审核及审批流程一览表

财务报销审核及审批流程一览表一、适用范围与核心目标本流程适用于公司内部各项常规费用的报销管理，包括但不限于办公费用、差旅费用、业务招待费用等。通过标准化操作步骤，明确各环节职责，保证报销过程合规、高效，同时保障资金使用的合理性与可追溯性，减少因流程模糊导致的延误或争议。二、流程详解：从申请到支付的完整路径步骤1：费用发生与凭证准备操作方：申请人*（实际支出费用的人员）操作内容：费用发生后，及时收集合规的费用凭证（如消费明细、行程单、付款记录等），保证凭证信息完整（含金额、日期、事由、参与人员等）；根据费用类型填写《费用报销单》，注明报销事由、费用归属部门、预算科目等信息，保证与凭证内容一致。要点说明：凭证需真实、合法，避免涂改；报销单需手写签名或电子确认，保证申请人信息可追溯。步骤2：部门初审操作方：部门负责人*（申请人所在部门管理者）操作内容：核查报销单与凭证的匹配性，确认费用是否与部门业务相关、是否在预算范围内；审核费用合理性（如差旅行程是否符合业务需求、招待费用是否超标准等）；审核通过后，在《费用报销单》“部门审核”栏签署姓名及日期，注明“同意报销”；如不通过，需注明原因并退回申请人修改。要点说明：部门负责人需对费用真实性负首要责任，不得随意签字确认。步骤3：财务复核操作方：财务专员*（负责日常报销核算的财务人员）操作内容：检查报销单填写规范性（如金额大小写是否一致、事由是否清晰、附件是否齐全）；核对凭证是否符合公司财务制度（如报销标准、票据类型、审批权限等）；计算报销金额是否准确，保证无多算、漏算情况；复核通过后，在《费用报销单》“财务复核”栏签字确认；如发觉问题，退回申请人或部门负责人补充材料。要点说明：财务人员需重点关注费用合规性，对不符合制度的情况有权暂缓处理。步骤4：分级审批操作方：根据报销金额确定审批人（如部门总监、分管副总、总经理*等）操作内容：小额报销（如金额≤5000元）：由部门总监*审批，在“审批意见”栏签署姓名及日期；大额报销（如金额＞5000元）：需经分管副总审批，必要时由总经理最终审批；审批人需确认费用是否符合公司战略目标、是否超出授权权限，审批通过后签字确认。要点说明：审批人需对费用的必要性与合理性进行最终把关，不得越权审批。步骤5：出纳支付操作方：出纳*（负责资金支付的财务人员）操作内容：收集已审批完成的《费用报销单》及附件，确认审批流程完整；核对报销人银行账户信息（如姓名、账号、开户行等），保证支付信息准确；按公司规定时间（如每周固定工作日）办理支付手续，将款项转入报销人账户；支付完成后，在《费用报销单》“支付确认”栏标注支付日期及凭证号。要点说明：出纳需与财务专员定期核对报销数据，保证账实一致。步骤6：资料归档操作方：档案管理员*（负责财务资料存档的人员）操作内容：每月将已报销的《费用报销单》及附件按部门、时间顺序整理；装订成册，标注归档编号（如“2024年05月-部门-001”），存入指定档案柜；建立电子档案索引，便于后续查阅。要点说明：报销资料保存期限不少于5年，涉及重要业务的资料需延长保存期。三、标准化模板：费用报销单及审批记录表项目填写说明报销单号由财务系统自动，格式为“年份+月份+部门代码+流水号”（如“202405-RL-001”）申请人信息姓名*、所属部门、联系方式（仅限内部办公号）报销事由简明说明费用发生原因（如“项目差旅费”“会议办公费”）费用明细按类别分行填写（如交通费、住宿费、餐费等），注明单价、数量、小计金额报销总金额大写与小写金额需一致，如“人民币伍仟元整（¥5,000.00）”附件清单列出所有凭证名称及数量（如“交通费票据3张、住宿费发票1张”）部门审核部门负责人*签字、日期、意见（同意/不同意及原因）财务复核财务专员*签字、日期、复核意见（合规/需补充材料）审批意见分级审批人*签字、日期、意见（同意/驳回理由）支付确认出纳*签字、支付日期、银行流水号归档编号档案管理员*填写，对应档案柜位置四、关键要点：保证流程高效合规的注意事项时间要求：费用需在发生后15个工作日内提交报销，逾期需部门负责人*书面说明原因；审批环节需在3个工作日内完成，特殊情况需提前告知申请人*。材料完整性：报销单需填写完整，无漏填、错填；附件需与报销单内容一致，缺失凭证可能导致报销退回；大额报销（＞2万元）需附费用预算审批单，保证已纳入年度预算。合规性要求：禁止拆分报销（如将大额费用拆分为多笔小额费用以规避审批）；费用用途需与公司业务相关，禁止报销与工作无关的支出。特殊情况处理：紧急费用（如突发维修费用）可先通过口头沟通后垫付，需在2个工作日内补全手续；报销被退回后，申请人*需在3个工