采购申请审批流程管理表单

一、适用场景与范围本工具适用于企业内部各类采购需求的规范化管理，涵盖办公用品、生产设备、服务外包、原材料采购等场景。无论是行政部门的日常物资补充，还是业务部门的项目专项采购，均可通过此流程实现申请、审核、审批的标准化操作，保证采购行为合规、高效，同时明确各部门职责，降低采购风险，控制成本支出。二、流程操作步骤详解1.采购申请发起申请人（需求部门经办人）根据实际采购需求，登录企业采购管理系统或填写《采购申请审批表》纸质版，详细填写采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明及期望交付时间等信息。若涉及大额采购或特殊物品（如进口设备、定制化服务），需附上详细需求说明书、至少三家供应商的报价单或市场调研报告作为附件，保证信息真实、完整。2.部门初审申请人将填写完整的表单及附件提交至本部门负责人（如部门经理/主管）进行初审。部门负责人需重点审核采购需求的必要性（是否为工作必需）、预算合理性（是否在部门年度预算范围内）及规格参数的准确性（是否符合使用标准）。审核通过后，部门负责人在“部门初审意见”栏签字确认并注明日期；若不通过，需注明具体原因（如“超预算”“需求不明确”）并退回申请人修改。3.采购部审核初审通过后，表单流转至采购部。采购专员对采购内容进行专业审核，包括：规格型号是否符合行业通用标准、预算金额是否与市场行情匹配（可通过比价、历史采购数据验证）、供应商资质是否符合企业要求（如是否在合格供应商名录内）。对于标准化物品（如办公文具），采购部可直接确认；对于复杂或大额采购，需组织技术部门或第三方机构进行技术参数复核。审核通过后，采购部负责人在“采购部审核意见”栏签字；若需调整采购方案（如更换供应商、优化规格），需提出明确建议并反馈至申请人沟通修改。4.财务复核采购部审核通过后，表单提交至财务部。财务专员重点核查采购预算的合规性（是否超出年度/季度预算指标、资金是否已落实）、付款方式是否符合企业财务制度（如是否需预付款、分期付款）、以及相关税费计算的合理性。对于预算外采购，需确认是否已履行预算调整审批流程。复核通过后，财务负责人在“财务复核意见”栏签字；若存在资金风险或预算问题，需注明原因并退回采购部或申请人调整。5.分级审批根据采购金额及物品类型，表单流转至不同层级领导进行审批，具体分级标准示例小额采购（如金额≤5000元）：由部门负责人及采购部负责人双签即可审批通过；中额采购（如5000元＜金额≤50000元）：需分管副总（或总监）审批；大额采购（如金额＞50000元）：需总经理（或企业负责人）最终审批。审批领导需结合采购需求的紧急性、重要性及前序环节审核意见，在“审批意见”栏明确签署“同意”“不同意”或“暂缓”，并注明理由（如“同意，按流程执行”“不同意，建议重新比价”）。6.审批结果反馈采购部汇总所有审批环节意见，在1个工作日内将审批结果反馈至申请人。审批通过的，采购部启动后续采购流程（如供应商选择、合同签订）；审批不通过的，需向申请人说明具体原因及改进建议；暂缓审批的，需明确后续行动计划及时间节点。7.采购执行与归档审批通过后，采购部根据采购计划与供应商对接，签订采购合同、下达订单，并跟踪交付进度。申请人需配合验收采购物品/服务，验收合格后在《采购验收单》上签字确认。所有审批表单、附件、合同、验收单等资料由采购部统一整理归档，保存期限不少于3年，保证采购过程可追溯。三、采购申请审批表模板表单编号申请日期年月日申请人（姓名）所属部门联系方式（内部电话）紧急程度□普通□紧急□特急采购物品/服务信息名称规格型号数量单位预估单价预算金额用途说明期望交付时间年月日附件清单□需求说明书□报价单（≥3家）□技术参数表□其他：审批流程部门初审意见负责人签字：日期：采购部审核意见负责人签字：日期：财务复核意见负责人签字：日期：分级审批意见□小额审批（部门负责人/采购负责人）：签字：日期：□中额审批（分管副总）：签字：日期：□大额审批（总经理）：签字：日期：备注四、使用说明与注意事项填写规范：申请人需保证所有信息真实、准确，不得虚报、瞒报采购需求；规格型号、数量等关键信息需与实际使用需求一致，避免因描述模糊导致采购错误。审批时效：各部门需在收到表单后2个工作日内完成审核，紧急采购需求可适当缩短至1个工作日，超时未反馈视为默认通过。附件要求：除常规办公用品外，所有采购均需提供附件（如报价单、需求说明书），附件需加盖供应商公章（电子版需扫描存档），保证供应商信息的真实性。特殊情况处理：紧急采购（如生产设备突发故障需立即更换）可先口头向分管副总报备，同步提交采购申请，事后补齐审批流程；预算外采购需提前提交《预算调整申请表》，经财务部及总经理审批后方可发起。信息保密：审批过