采购需求说明书及审批流程模板

一、适用范围与核心价值二、标准化操作流程（一）需求发起与提报需求提出：申请人根据部门业务需求，填写《采购需求说明书》（详见模板文件），明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、技术参数及预算等核心信息，并附相关支撑材料（如技术图纸、市场调研报告、使用部门需求确认函等）。部门初审：申请人将填写完成的《采购需求说明书》提交至部门负责人，部门负责人需重点审核采购需求的必要性（是否为业务开展必需）、预算合理性（是否符合部门年度预算）及需求描述的清晰度，确认无误后签字批准。（二）需求评估与审批采购部审核：部门初审通过后，材料流转至采购部，采购部对以下内容进行审核：需求的合规性（是否符合公司采购管理制度、有无规避招标等行为）；技术参数的可行性（是否为通用标准或可定制，是否存在过度指定品牌等倾向）；采购方式建议（根据金额、物品类型建议公开招标、询价、竞争性谈判或单一来源采购等）。财务部预算审核：采购部审核通过后，财务部对采购预算进行复核，重点核查预算金额与公司财务状况、成本控制要求的匹配度，确认预算是否在部门可用额度内，必要时提出成本优化建议。分级审批：根据采购金额及重要性，按以下权限审批：日常小额采购（金额≤5000元）：由采购部、财务部审核通过后，报分管副总*审批；大额采购（5000元＜金额≤50000元）：在上述基础上，报总经理*审批；重大采购（金额＞50000元或涉及核心业务）：需提交总经理办公会集体审议，经全体参会人员三分之二以上同意后生效。（三）采购执行与跟踪采购实施：审批通过后，采购部*根据《采购需求说明书》及审批确定的采购方式，组织开展采购活动（如发布招标公告、联系供应商询价、谈判等），保证采购过程公开、公平、公正。合同签订：确定供应商后，采购部与供应商签订采购合同，合同条款需与审批需求一致（规格、数量、价格、交付时间、质量标准等），并提交法务部（如设）审核备案。（四）验收与归档货物/服务验收：供应商交付后，由需求部门、采购部、行政部*（如涉及固定资产）共同验收，对照《采购需求说明书》及技术参数核对物品/服务的数量、质量、功能等，填写《验收确认单》。资料归档：采购完成后，采购部*负责整理全套资料（含采购需求说明书、审批记录、合同、验收单、发票复印件等），按公司档案管理规定分类归档，保存期限不少于3年。三、模板文件示例（一）采购需求说明书模板项目内容需求部门申请人联系方式需求名称（如“生产车间A区数控机床配件采购”“办公区域打印机更换”）需求类型□原材料□办公用品□固定资产□服务外包□其他（请注明）采购数量预估单价（元）预估总价（元）技术参数/服务要求（详细描述物品规格、型号、功能指标或服务内容、标准、交付周期等，可附页）用途说明（说明采购物品/服务的具体使用场景及业务目的）紧急程度□普通（预计15个工作日内完成采购）□紧急（请注明原因及要求完成时间）附件清单□技术图纸□市场调研报告□报价单□其他（请注明）部门负责人意见签字：__________日期：__________（二）采购审批流程表模板审批环节审批人审批职责审批时限需求发起申请人填写采购需求说明书，保证信息真实、完整-部门初审部门负责人*审核需求必要性、预算合理性及部门业务匹配度2个工作日内采购部审核采购部*审核合规性、技术参数可行性及采购方式建议3个工作日内财务部预算审核财务部*复核预算金额、成本控制要求及部门预算额度2个工作日内分级审批分管副总/总经理/总经理办公会按权限审批采购事项，决策是否同意执行3-5个工作日内采购执行采购部*组织采购活动，签订合同，跟踪交付进度按审批时限验收确认需求部门、采购部、行政部*共同验收物品/服务质量，确认是否符合需求收货后5个工作日内四、关键风险提示需求描述准确性：技术参数、规格要求需明确具体，避免使用“优质”“高效”等模糊表述，防止后续验收争议或采购偏差。预算合规性：预估预算需包含所有相关费用（如运输、安装、税费等），严禁拆分采购金额规避审批权限，保证预算与实际采购一致。审批流程完整性：严禁跳越审批环节或先采购后补流程，紧急采购需提前说明原因并经分管副总*口头同意后，1个工作日内补齐书面审批。供应商管理：采购过程中需优先选择合格供应商名录内的