企业资产管理制度及登记备案表

企业资产管理制度及登记备案表一、总则（一）制度目的为规范企业资产全生命周期管理，保障资产安全完整，提高资产使用效率，防止资产流失，明确各部门及人员职责，依据国家相关法律法规及企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业所有拥有或控制的资产，包括但不限于固定资产（如设备、办公家具、车辆、房屋等）、无形资产（如软件、专利、商标等）、低值易耗品（如办公用品、工具等）。企业各部门、全体员工均须遵守本制度。二、管理职责分工（一）行政部（或资产管理部）统筹企业资产管理工作，制定并完善资产管理制度及相关流程；负责资产购置、验收、登记、调拨、盘点、处置等环节的组织与协调；建立资产信息台账，动态更新资产状态（如使用中、闲置、维修、报废等）；监督资产使用规范，对违规行为提出处理建议。（二）财务部负责资产价值核算，建立资产明细账，与行政部台账定期核对；参与资产购置预算审核、验收及处置价值评估；按规定计提固定资产折旧，保证账实、账账一致。（三）使用部门负责本部门资产的日常保管、维护及合理使用，保证资产完好；提出资产购置、维修、报废等需求，配合行政部完成相关手续；指定专人担任资产保管员，负责部门资产台账登记及变动信息上报。（四）采购部根据审批通过的购置需求，实施资产采购，保证采购合规、性价比合理；提供资产供应商信息、合同及质保文件，交行政部备案。三、资产管理全流程操作规范（一）资产购置流程需求提出使用部门根据工作需要，填写《资产购置申请表》，注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算金额及使用人，部门负责人签字确认后提交行政部。预算与审批行政部对购置必要性进行审核，结合资产预算（年度预算或专项预算）提出意见；根据审批权限逐级报批：单次购置金额≤5000元，由行政部经理某某审批；5000元＜金额≤20000元，由分管副总某某审批；金额＞20000元，需提交总经理办公会审批。采购执行审批通过后，采购部根据《资产购置申请表》实施采购。优先选择定点供应商或通过招标方式采购，签订采购合同时明确资产质量、交付时间、质保条款及售后服务。资产验收资产到货后，使用部门、行政部、财务部共同参与验收，核对资产名称、规格、数量、质量是否与合同一致，检查配件、说明书、保修卡等是否齐全；验收合格后，三方在《资产验收单》上签字确认；若不合格，采购部需联系供应商退换货，并记录原因。入库与建账行政部对验收合格的资产粘贴“资产标签”（包含资产编号、名称、购置日期、使用部门等信息），录入企业资产管理系统，唯一资产编号；财务部根据《资产验收单》及发票复印件，进行资产价值入账，建立固定资产卡片。（二）资产领用与转移流程资产领用使用部门需领用资产时，由领用人填写《资产领用申请表》，注明资产编号、名称、领用用途、领用人及保管责任人，部门负责人审批后交行政部。行政部核对台账信息，发放资产并更新“使用部门”“使用人”字段，领用人在《资产领用登记表》签字确认。内部转移资产在本部门内部转移时，由原使用人填写《资产内部转移申请表》，注明转移原因、资产编号、新使用人及存放地点，部门负责人审批后交行政部备案，更新资产台账；跨部门转移时，调入、调出部门共同填写《资产跨部门转移申请表》，注明转移原因、资产信息及双方部门负责人签字，报行政部审核后办理转移手续，更新使用部门、存放地点及使用人信息。（三）资产维护与保养流程日常维护使用部门负责资产的日常清洁、简单保养（如设备定期检查、软件更新等），保证资产处于良好状态。发觉资产故障时，应立即停止使用，填写《资产维修申请表》，说明故障现象及原因，提交行政部。专业维修行政部对维修申请进行评估，确认是否需要外部专业维修：小故障由内部技术人员处理；大故障联系原供应商或专业维修机构，签订维修合同；维修完成后，使用部门验收确认，行政部更新资产“维修记录”，财务部涉及维修费用的需审核报销凭证。（四）资产盘点流程定期盘点行政部每年至少组织一次全面资产盘点（时间为每年12月底），半年度进行抽查盘点。盘点前3个工作日通知各部门，明确盘点范围、时间及要求。实施盘点各部门资产保管员配合行政部盘点人员，逐项核对资产实物与台账信息，记录资产编号、名称、数量、存放地点、使用状态等信息；对盘盈（账外资产）、盘亏（账无实物资产）资产，查明原因并填写《资产盘盈盘亏报告表》，注明原因、责任部门及处理建议。结果处理行政部汇总盘点结果，编制《资产盘点汇总表》，报总经理办公会审批。盘盈资产需补办登记手续；盘亏资产属人为损失的，追究相关人员责任；属正常损耗的，按规定程序核销。（五）资产处置流程处置申请对达到报废年限（如设备使用年限5-10年）、损坏无法修复或技术淘汰的资产，使用部门填写《资产处置申请表》，注明资产编号、名称、处置原因、数量、处置方式（报废、出售、捐赠等），附技术鉴定意见（如需）。审批与评估行政部对处置申请进行审核，确认是否符合处置条件；处置审批权限：报废/出售金额≤5000元，由行政部经理某某审批；5000元＜金额≤20000元，由分管副总某某审批；金额＞20000元或涉及重要无形资产，需提交总经理办公会审批；出售资产需委托第三方评估机构进行价值评估，确定处置价格。处置执行与账务处理批准后，行政部按审批方式处置资产：报废资产交由合规回收公司处理，回收凭证交财务部；出售资产签订出售合同，收回款项；捐赠资产需办理交接手续，留存相关证明；财务部根据处置凭证，进行资产账务核销，更新资产状态为“已处置”。四、企业资产登记备案表（模板）（一）企业资产总台账资产编号资产名称规格型号资产类别购置日期原值（元）使用部门使用人存放地点资产状态折旧年限备注ZC-001办公电脑联想ThinkPad固定资产2023-01-155000市场部张*3楼301在用5ZC-002打印机HPLaserJet固定资产2022-08-203500行政部李*2楼205维修中52024-05-10故障待修ZC-003办公桌曲美1.5m低值易耗品2023-03-10800财务部王*2楼201在用-说明：资产编号规则：类别首字母（ZC-资产）+年份+三位流水号（如2023-001）；资产类别：固定资产、无形资产、低值易耗品；资产状态：在用、闲置、维修、报废、已处置。（二）资产领用登记表领用日期资产编号资产名称领用人所属部门保管责任人领用用途审批人归还日期（空）备注2023-06-01ZC-004投影仪刘*培训部刘*培训使用赵*2023-07-15ZC-005文件柜陈*人事部陈*存放档案孙*（三）资产盘点表（部门用）盘点日期资产编号资产名称账面数量实盘数量差异数量差异原因盘点人复核人2023-12-30ZC-001办公电脑110-张*李*2023-12-30ZC-006办公椅54-1丢失，待查王*赵*五、资产管理关键注意事项（一）标签与台账管理资产标签是资产唯一身份标识，不得随意撕毁、涂抹；若标签损坏，使用部门需立即向行政部申请更换，更新台账信息。行政部资产台账与财务部资产明细账每月核对一次，保证账实、账账相符，差异需在3个工作日内查明原因并调整。（二）责任与交接使用人对所使用资产负有保管责任，因个人原因造成资产损坏、丢失的，需按资产净值比例赔偿（具体比例由企业规定）。员工离职或岗位变动时，必须办理资产交接手续，在《资产交接清单》上签字确认，未完成交接的，人力资源部不得办理离职/调动手续。（三）安全与保密严禁将企业资产用于个人目的或私自转借、处置；发觉资产异常情况（如被盗、损坏），应立即报告行政部及部门负责人。涉及企业核心技术的无形资产（如专利、软件），由行政部专人保管，使用需经总经理审批，防止信息泄露。（四）流程合规性所有资产流程（购置、领