企业采购审批流程管理与记录表

企业采购审批流程管理与记录工具指南一、适用业务场景本工具适用于各类企业日常运营中的采购活动管理，涵盖但不限于以下场景：常规办公物资采购：如文具、耗材、办公设备等，满足日常办公需求；生产原材料/备件采购：制造业企业生产所需的原材料、零部件及维修备件；服务类采购：如咨询、培训、维修、保洁等外部服务采购；固定资产采购：如电脑、machinery（机械设备）、办公家具等单价较高或使用周期长的资产采购；专项项目采购：为特定项目采购的专用物资或服务，需与项目预算挂钩。通过标准化流程管理，可保证采购活动合规、高效，同时实现采购全程可追溯，支持成本控制与决策分析。二、标准化操作流程企业采购审批需遵循“需求发起—部门审核—财务复核—领导审批—执行采购—记录归档”的闭环流程，具体步骤步骤1：采购需求发起责任人：需求部门经办人（*）操作说明：需求部门根据实际需求，填写《采购申请表》（详见模板），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途说明、期望交付时间等关键信息；附上相关依据，如库存盘点表（表明库存不足）、项目方案（表明项目需求）、市场价格调研（表明预估单价合理性）等；提交至需求部门负责人进行初步审核。步骤2：部门负责人审核责任人：需求部门负责人（*）操作说明：核查采购需求的必要性：是否符合部门工作计划、是否为重复采购（需检查库存）、是否存在替代方案等；审核采购预算：确认采购金额是否在部门预算范围内，超预算需注明原因并附上预算调整申请；审核通过后，在《采购申请表》“部门审核意见”栏签字确认，流转至财务部门；审核不通过需注明理由并退回需求部门。步骤3：财务部门复核责任人：财务部门审核人（*）操作说明：核查采购预算：对照企业年度/季度预算，确认采购项目是否已立项、预算额度是否充足；审核价格合理性：对比历史采购价格、市场均价或至少3家供应商报价，判断预估单价是否合理，价格异常需要求需求部门补充说明；审核采购条款：对涉及付款方式、交付周期、质保条款等内容的，需与财务管理制度核对，保证合规；复核通过后，在“财务复核意见”栏签字，流转至对应审批权限的领导；复核不通过需注明问题并退回。步骤4：领导审批责任人：根据采购金额确定审批权限（如：部门副总、总经理、董事长等，*）操作说明：审批权限划分：金额≤5000元：部门副总审批；5000元＜金额≤20000元：总经理审批；金额＞20000元：董事长审批；核批重点：结合采购需求重要性、预算执行情况、企业战略目标等，对采购事项进行最终决策；审批通过后，在“领导审批意见”栏签字确认，审批流程结束；审批不通过需注明原因，流程终止。步骤5：执行采购责任人：采购部门经办人（*）操作说明：接到审批通过的《采购申请表》后，根据需求要求开展供应商选择（如招标、询价、比价等），保证供应商资质合规（营业执照、相关许可证等）；与供应商签订采购合同/订单，明确双方权利义务（物品规格、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式等）；跟踪采购进度，保证按时交付，交付时需求部门、采购部门、财务部门共同验收，填写《验收单》，确认物品数量、质量符合要求。步骤6：记录归档责任人：采购部门/档案管理员（*）操作说明：采购完成后，采购部门将《采购申请表》《采购合同》《验收单》《付款凭证》等相关资料整理齐全；按采购单号或日期顺序归档，电子版备份至企业采购管理系统，纸质版存档至指定文件柜；定期（如每月/每季度）对采购记录进行汇总分析，形成采购报表，为企业成本控制、供应商管理提供数据支持。三、采购审批记录表模板企业采购审批记录表基本信息申请单号（系统自动/按规则编号，如CGYYYYMMDDXXX）申请部门申请人*联系方式（内部分机号/企业即时通讯号）申请日期年月日采购明细采购类别□办公物资□生产原材料□服务类□固定资产□专项项目□其他物品/服务名称规格型号数量预估单价（元）预估总价（元）预算科目用途说明（简述采购原因及使用场景，如“补充部门打印机用A4纸”“XX项目所需原材料”）期望交付日期年月日附件清单□库存盘点表□项目方案□报价单□其他（请注明）审批流程部门审核意见负责人签字：日期：年月日（审核重点：需求必要性、部门预算）财务复核意见审核人签字：日期：年月日（审核重点：预算额度、价格合理性）领导审批意见审批人签字：日期：年月日（审核重点：权限范围、战略匹配度）执行情况实际采购总价（元）供应商名称合同/订单编号实际交付日期年月日验收结果□合格□不合格（请注明原因）验收人签字（需求部门）（采购部门）*（财务部门）付款状态□未付款□部分付款□已付清（付款凭证编号：）备注（如审批特殊说明、执行过程中异常情况等）四、使用注意事项填写规范：所有字段需如实、完整填写，不得缺漏；“预估总价”“实际采购总价”等金额需大小写一致，避免涂改；审批时效：各部门需在收到申请后1-2个工作日内完成审核/复核，紧急采购需求可标注“加急”，审批流程需优先处理；信息准确性：申请人需保证采购需求明细、预算科目等信息准确，因信息错误导致采购延误或损失的，由申请人所在部门承担责任；资料留存：采购相关资料（申请表、合同、验收单、付款凭证等）保存期限不少于3年，以备审计或查询；特殊情况处理：如遇紧急采购（如突发设备故障需立即维修），可先通过电话/即时通讯工具向领导口头申请，事后1个工作日内补办审