行政采购物资标准化申请审批流程模板

行政采购物资标准化申请审批流程模板一、适用范围与场景说明二、流程操作步骤详解步骤1：需求发起与申请表填写责任人：部门物资申请人（*）操作说明：申请人根据部门实际工作需求，确认所需物资的名称、规格、数量、用途及预估单价等信息，保证描述准确无误（如“A4复印纸”需注明“70g白色，500张/包”）。登录公司OA系统或《行政采购物资申请审批表》，填写完整信息，包括：申请人所在部门、申请人姓名、联系方式、申请日期、物资清单（含名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价）、用途说明（如“用于部门日常文件打印”“行政部年会物料准备”）、附件（如特殊规格物资的图片、技术参数说明等）。保证申请内容符合公司《行政物资采购目录》（若有），避免申请目录外物资或超标准采购（如普通岗位申请高功能电脑需额外说明理由）。步骤2：部门负责人初审责任人：申请人所在部门负责人（*）操作说明：部门负责人收到申请后，重点审核：物资需求的合理性（是否符合部门工作计划，是否存在重复采购）；数量与规格的必要性（是否超出实际使用需求，规格是否匹配工作场景）；预算额度（是否在部门年度预算范围内，超预算需注明理由并附预算调整说明）。审核通过后，在审批表中签署“同意”意见并签字、注明日期；审核不通过的，需注明“驳回原因”并退回申请人修改。步骤3：行政部复核责任人：行政部采购专员（*）操作说明：行政部收到申请后，对以下内容进行复核：物资是否符合公司行政采购范围（非行政类物资如生产原料需转对应采购流程）；规格型号与品牌（若有指定品牌需提供使用说明，无指定则推荐性价比高的常规品牌）；库存情况（查询公司现有库存，避免重复采购，如库存充足则告知申请人领用）。复核通过后，在审批表中签署“同意采购”意见，并根据采购金额确定后续审批层级；复核不通过的（如规格不符、库存充足），注明“复核意见”并退回申请人或部门负责人。步骤4：财务部预算审核责任人：财务部预算专员（*）操作说明：财务部收到申请后，重点审核：采购预算是否在部门可用额度内（通过财务系统查询部门预算余额）；预估单价与市场均价的合理性（若单价过高，要求申请人提供比价记录或成本说明）；采购方式是否符合规定（小额采购如≤1000元可走“快速采购流程”，大额采购需启动“招投标或比价流程”）。审核通过后，在审批表中签署“预算审核通过”意见；审核不通过的，注明“预算不足”或“单价不合理”并退回行政部或申请人调整。步骤5：分管领导审批责任人：公司分管行政/财务领导（*）操作说明：根据采购金额分级审批：金额≤5000元：由行政部经理审批；5000元＜金额≤20000元：由分管行政副总审批；金额＞20000元：由总经理审批。审批人重点审核采购事项的必要性及对公司整体运营的影响，签署“同意”或“不同意”意见，注明日期。步骤6：采购执行与跟进责任人：行政部采购专员（*）操作说明：审批通过后，行政部根据采购金额选择采购方式：小额采购：通过合格供应商库直接下单（如京东企业购、晨光文具合作供应商）；大额采购：组织至少3家供应商比价，形成《比价报告》后选择最优供应商，或按公司规定公开招标。下单后及时跟踪物流进度，保证物资在申请日期前到货；若遇延迟，提前通知申请人并说明原因。步骤7：物资验收与入库责任人：申请人、行政部仓管员（*）操作说明：物资到货后，申请人与仓管员共同到场验收：核对物资名称、规格、数量是否与申请一致（如“10包A4纸”需清点数量，避免短少）；检查物资质量（如电子产品通电测试、办公家具检查外观是否完好）；核对供应商信息与送货单是否匹配。验收合格后，申请人在《物资验收单》上签字确认，仓管员办理入库手续，更新库存台账；验收不合格的，当场拍照留存并联系供应商退换货，同步告知申请人进度。步骤8：费用报销与归档责任人：行政部采购专员（）、财务部会计（）操作说明：采购完成后，行政部收集采购合同、验收单、发票（发票抬头为公司全称，项目名称为“办公用品”“固定资产”等），提交财务部报销。财务部审核发票与验收单的一致性，确认无误后安排付款；同时行政部将申请表、审批表、验收单、发票等资料整理归档，保存期限不少于3年。三、标准化申请审批表模板行政采购物资申请审批表基本信息申请部门申请人联系方式申请日期年月日物资清单序号12…合计金额大写：____________________元整用途说明（请详细描述物资使用场景、必要性，如“用于2024年Q3部门文件打印”）附件□物资参数说明□比价记录□特殊需求申请函□无附件审批流程审批人职务审批意见签字日期部门负责人初审行政部复核财务部预算审核分管领导审批采购执行行政部采购员供应商：______验收确认申请人入库登记仓管员费用报销财务部会计备注|1.本表一式三份（行政部、财务部、申请部门各执一份）2.审批通过后3个工作日内提交行政部执行采购，超期未提交视为自动撤回3.特殊情况（如紧急采购）需在申请表顶部标注“紧急”，经总经理签字后可简化流程|四、使用要点与注意事项填写规范：物资名称、规格、数量等信息需完整准确，避免模糊描述（如“一批文具”“办公设备”等）；预估单价需参考近期市场价格，虚高或过低均可能影响审批进度；用途说明需具体，体现工作相关性（如“用于新员工入职培训物料”优于“部门使用”）。审批时效：各环节审批人需在收到申请后2个工作日内完成审批，紧急采购（如突发会议、设备故障维修）可开启“绿色通道”，但需在备注栏注明原因。物资标准：优先选择公司推荐的标准化物资（如统一品牌A4纸、签字笔），非标物资需提供书面理由；办公设备采购需符合《固定资产管理办法》，单价超过2000元的需计入固定资产台账。特殊情况处理：临时急需物资：可通过口头申请（需部门负责人邮件确认）先行采购，事后1个工作日内补填申请表；供应