档案统计管理规范制度

PAGE档案统计管理规范制度一、总则（一）目的为加强公司档案统计管理工作，确保档案信息的准确性、完整性和及时性，为公司各项决策提供可靠依据，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案统计管理方面的工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案统计工作合法合规。2.准确及时原则：档案统计数据应真实、准确，按时完成统计任务，为公司管理提供有效支持。3.科学规范原则：采用科学合理的统计方法和流程，确保统计工作的规范化和标准化。4.安全保密原则：妥善保管档案统计资料，防止信息泄露，确保档案统计工作的安全性。二、档案统计管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案统计管理制度，并组织实施。2.组织开展档案统计工作，收集、整理、汇总各类档案统计数据。3.建立健全档案统计台账，定期更新档案统计信息。4.对档案统计数据进行分析研究，为公司档案管理决策提供依据。5.负责与上级主管部门及相关单位的档案统计工作对接，及时报送档案统计报表。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档工作，并按照档案管理部门要求及时报送档案统计信息。2.配合档案管理部门做好档案统计数据的核实和补充工作，确保统计数据的准确性。3.对本部门档案统计工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（三）档案管理人员职责1.严格按照档案统计管理制度和工作流程开展工作，确保统计工作的质量。2.认真做好档案统计数据的记录、整理和保管工作，防止数据丢失或损坏。3.及时向档案管理部门负责人汇报档案统计工作中出现的问题及异常情况。4.参加档案统计业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案统计范围与分类（一）档案统计范围1.各类文书档案，包括公司红头文件、会议文件、请示报告、合同协议等。2.科技档案，涵盖科研项目档案、工程建设档案、设备档案等。3.人事档案，包含员工入职档案、培训档案、考核档案、离职档案等。4.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.业务档案，根据公司不同业务类型，包括市场营销档案、客户档案、生产经营档案等。6.其他档案，如声像档案、实物档案等。（二）档案分类1.年度分类法：按照档案形成的年度进行分类，便于按年度统计档案数量和变化情况。2.组织机构分类法：根据公司内部组织机构设置，对档案进行分类，明确各部门档案管理责任。3.问题分类法：按照档案所反映的问题或主题进行分类，有助于提高档案检索和利用效率。四、档案统计内容与方法（一）档案数量统计1.定期对各类档案进行清查盘点，统计档案的总数、新增数量、减少数量等。2.按照档案分类标准，分别统计不同类别档案的数量，形成档案数量统计表。（二）档案利用情况统计1.建立档案利用登记制度，记录档案查阅、借阅、复制等利用情况。2.定期统计档案利用的人次、卷次、时长等数据，分析档案利用规律和趋势。（三）档案移交与接收统计1.对档案的移交和接收情况进行详细记录，包括移交或接收的时间、档案名称、数量、移交或接收部门等。2.统计档案移交与接收过程中的交接手续完备情况，确保档案流转的规范性。（四）统计方法1.手工统计：对于部分规模较小、档案数量相对较少的部门或特定类型档案，可采用手工记录和统计的方式。2.电子统计：利用档案管理软件或电子表格工具，对大量档案数据进行自动化统计，提高统计效率和准确性。五、档案统计工作流程（一）统计准备阶段1.制定档案统计工作计划，明确统计范围、内容、方法、时间节点等要求。2.收集统计所需的档案资料和相关数据，确保数据来源的可靠性。3.准备统计工作所需的工具和表格，如档案统计报表、档案数量登记表等。（二）数据收集与整理阶段1.各部门档案管理人员按照要求收集本部门档案统计数据，并进行初步整理。2.档案管理部门对各部门报送的数据进行审核，检查数据的准确性和完整性。3.对审核中发现的问题及时反馈给相关部门进行核实和修正，确保数据质量。（三）统计分析阶段1.运用统计方法对整理好的数据进行分析，计算各类档案统计指标，如档案增长率、利用率等。2.绘制统计图表，直观展示档案统计数据的变化趋势和分布情况。3.深入分析档案统计数据背后的原因和规律，为公司档案管理决策提供有价值的参考。（四）统计报告编制阶段1.根据统计分析结果，撰写档案统计报告，报告内容应包括统计目的、范围、方法、主要数据、分析结论及建议等。2.统计报告应语言简洁、数据准确、分析深入，确保报告的可读性和实用性。3.将档案统计报告提交给公司领导和相关部门，为公司管理决策提供依据。（五）统计资料归档阶段1.将档案统计工作中形成的各类资料，如统计报表、分析报告、数据底稿等进行整理归档。2.按照档案管理要求，妥善保管统计资料，以便日后查阅和参考。六、档案统计报表与报送（一）档案统计报表种类1.档案数量统计表：按年度、季度或月度统计各类档案的数量变化情况。2.档案利用情况统计表：记录档案查阅、借阅、复制等利用活动的相关数据。3.档案移交与接收统计表：反映档案在不同部门或机构之间的流转情况。（二）报表格式与内容1.档案统计报表应设计规范、格式统一，包含报表名称、编号、统计时间、统计范围、填报单位、报表内容等基本要素。2.报表内容应根据档案统计要求，详细列出各类统计指标及其数据项，确保报表信息的完整性。（三）报送要求1.各部门应按照规定的时间和格式，准确、及时地向档案管理部门报送档案统计报表。2.档案管理部门在收到各部门报送的报表后，应进行汇总审核，并按时向上级主管部门或相关单位报送档案统计报表。3.报送的档案统计报表应加盖填报单位公章，并由填报人签字确认，确保报表的真实性和严肃性。七、档案统计数据质量控制（一）数据质量标准1.准确性：档案统计数据应与实际档案情况相符，不得虚报、瞒报、漏报。2.完整性：统计数据应涵盖规定的统计范围和内容，无重大遗漏。3.一致性：不同时期、不同部门的统计数据应保持一致，具有可比性。（二）质量控制措施1.加强培训：定期组织档案管理人员参加统计业务培训，提高其业务水平和数据质量意识。2.审核把关：档案管理部门对各部门报送的统计数据进行严格审核，发现问题及时纠正。3.数据比对：定期对档案统计数据与实际档案情况进行比对，确保数据的准确性。4.建立质量反馈机制：对数据质量问题及时反馈给相关部门，要求限期整改，并跟踪整改效果。八、档案统计资料保管与保密（一）保管要求1.档案统计资料应按照档案管理的相关规定进行分类保管，确保资料的完整性和安全性。2.采用纸质和电子两种方式保存档案统计资料，并定期进行备份，防止数据丢失。3.档案统计资料保管期限应符合国家有关规定和公司档案管理制度要求。（二）保密措施1.严格遵守国家保密法律法规，对档案统计资料中的敏感信息进行保密。2.限制档案统计资料的查阅和使用范围，未经授权不得擅自对外提供或泄露统计数据。3.对涉及公司商业秘密、个人隐私等重要档案统计资料，应采取加密存储传输等安全措施。九、档案统计工作监督与检查（一）监督检查主体公司档案管理部门负责对各部门档案统计工作进行监督检查，确保档案统计管理制度的有效执行和统计工作质量。（二）监督检查内容1.档案统计工作制度的执行情况，包括统计流程、报表报送及时性等。2.档案统计数据的质量，如数据准确性、完整性、一致性等。3.档案统计资料的保管与保密情况。（三）检查方式与频率1.定期检查：每年至少组织一次全面的档案统计工作检查，对各部门档案统计工作进行综合评估。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的档案统计工作进行不定期抽查，及时发现和解决问题。（四）问题处理与整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责