规范人力印章管理制度

PAGE规范人力印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司人力印章的管理，规范印章的使用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及人力相关业务的各类印章，包括但不限于人力资源部公章、合同专用章、法人章以及各类业务专用章等。（三）印章管理原则1.合法性原则：印章的刻制、使用和保管必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.严肃性原则：严格按照规定的程序和权限使用印章，确保印章使用的准确性和严肃性。3.安全性原则：采取有效措施确保印章的安全，防止印章被盗用、冒用或滥用。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制人力印章时，由人力资源部提出申请，详细说明印章的名称、用途、规格等信息。2.申请经公司领导审批同意后，由人力资源部指定专人负责办理印章刻制手续。刻制印章必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章的质量和安全性。3.印章刻制完成后，人力资源部应及时将印章的印模留存备案，并对印章的规格、样式等进行详细记录。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，人力资源部应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，并附上印章印模。2.《印章启用申请表》经公司领导审批后，由人力资源部负责发布印章启用通知，明确印章的启用时间、使用范围和管理要求等。3.印章启用后，应及时将印章移交至专人保管，并在印章保管登记册上进行详细记录。三、印章的保管（一）保管人员职责1.公司指定专人负责人力印章的保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度。2.保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章丢失、损坏或被盗用。3.保管人员不得擅自将印章交予他人使用，如因工作需要临时交接印章，必须经人力资源部负责人批准，并办理交接手续。（二）保管方式1.人力印章应存放在安全可靠的保险柜或专用印章保管箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管场所应保持清洁、干燥，避免印章受到损坏或污染。3.对于重要印章，如法人章、合同专用章等，应实行双人保管制度，确保印章的安全。（三）印章保管登记1.建立印章保管登记册，详细记录印章的名称、规格、启用时间、保管人员等信息。2.印章保管人员发生变动时，应及时办理印章交接手续，并在印章保管登记册上注明交接日期、交接双方姓名等信息。四、印章使用流程（一）使用申请1.公司内部各部门因工作需要使用人力印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数等信息。2.《印章使用申请表》必须经部门负责人签字确认，并根据用印事项的性质和重要程度，分别报公司相关领导审批。3.用印申请应提前提交，以便人力资源部进行审核和安排用印时间。（二）审核与审批1.人力资源部收到《印章使用申请表》后，应认真审核用印事项的真实性、合法性和必要性。2.对于涉及重要合同、协议等文件的用印，人力资源部应会同相关部门进行审核，并报公司领导审批。3.审核通过后，在《印章使用申请表》上签署审核意见，并注明用印时间和用印地点。（三）用印操作1.用印时，印章保管人员应严格按照审核意见和审批要求进行操作，确保用印文件与《印章使用申请表》一致。2.用印过程中，印章保管人员应将印章放置在安全位置，避免印章接触桌面或其他物品，防止印章被玷污或损坏。3.用印完成后，印章保管人员应在《印章使用申请表》上加盖印章，并在文件的相应位置加盖骑缝章。（四）用印登记1.建立印章使用登记册，详细记录印章使用的日期、申请部门、用印事项、用印文件名称、用印份数、审批人等信息。2.印章使用登记册应定期进行整理和归档，以备查阅。五、印章使用的限制与禁止事项（一）使用限制1.人力印章必须严格按照规定的使用范围使用，不得超出授权范围使用。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。（二）禁止事项1.禁止将人力印章外借他人使用，如有特殊情况需要外借，必须经公司领导批准，并办理相关手续。2.禁止私自刻制与公司人力印章相似的印章，严禁使用伪造、变造的印章。3.禁止在未经审批的文件上加盖印章。六、印章的停用与销毁（一）印章停用1.因机构调整、业务变更等原因，导致人力印章不再使用时，由人力资源部提出印章停用申请，经公司领导审批后，办理印章停用手续。2.印章停用后，应及时将印章收回，并在印章保管登记册上注明停用日期。（二）印章销毁1.对于停用的人力印章，由人力资源部负责组织销毁。销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、规格、停用原因等信息。2.《印章销毁申请表》经公司领导审批后，由人力资源部指定专人负责监督印章销毁过程。印章销毁应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保印章无法恢复使用。3.印章销毁完成后，应在《印章销毁申请表》上注明销毁日期、销毁方式等信息，并将销毁记录留存备案。七、监督与检查（一）监督机制1.公司建立健全印章管理监督机制，定期对人力印章的使用和保管情况进行检查。2.人力资源部负责对印章管理工作进行日常监督，发现问题及时督促整改。3.公司审计部门有权对印章管理情况进行审计监督，对违规行为依法依规进行处理。（二）检查内容1.印章保管是否安全，保管设施是否完好有效；2.印章使用流程是否规范，是否按照规定的审批程序用印；3.印章使用登记是否完整、准确，登记册是否及时整理归档；4.印章停用与销毁是否符合规定，销毁记录是否留存备案。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.因印章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑