收货开箱验视制度规范

PAGE收货开箱验视制度规范一、总则（一）目的为加强公司货物接收管理，规范收货开箱验视流程，确保货物数量准确、质量合格、符合合同要求，保障公司利益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购货物的收货开箱验视工作，包括但不限于原材料、零部件、成品、设备等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保收货开箱验视工作合法合规。2.准确性原则：准确核对货物的数量、规格、型号、质量等信息，保证与采购合同一致。3.及时性原则：及时进行收货开箱验视，避免货物积压，影响生产或销售进度。4.责任性原则：明确各环节工作人员的职责，确保验视工作责任落实到人。二、收货准备（一）人员安排1.设立专门的收货小组，成员包括采购人员、仓库管理人员、质量检验人员等。2.根据货物性质和工作量，合理分配各成员职责，确保验视工作顺利进行。（二）场地准备1.选择宽敞、通风、安全的收货场地，确保有足够的空间摆放货物。2.配备必要的检验工具和设备，如卡尺、万用表、显微镜、称重仪等，以及防护用品，如手套、安全帽等。（三）文件准备1.采购人员提前获取采购合同、订单、发票等相关文件，确保收货小组人员熟悉货物的详细信息。2.准备好收货记录表格、检验报告模板等文件资料，以便准确记录验视情况。三、到货通知与初步检查（一）到货通知1.供应商在货物发出前，应提前通知公司预计到货时间、货物名称、数量、规格等信息。2.采购人员收到通知后，及时将相关信息传达给收货小组，并确保信息准确无误。（二）初步检查1.货物到达后，收货小组首先对货物的外包装进行检查。查看包装是否完好，有无破损、变形、受潮、污染等情况。2.核对包装上的标识信息，包括货物名称、规格、型号、数量、生产日期、保质期、生产厂家等，是否与采购合同一致。3.检查货物的运输标识，如唛头是否清晰、准确，是否标明了收货单位、目的地等信息。四、开箱验视流程（一）开箱1.在确保外包装无异常后，按照正确的方法打开包装箱。注意避免损坏货物和包装材料，以便后续可能的退货或换货。2.开箱过程中，要仔细检查包装内部的填充物、固定装置等是否完好，是否对货物起到了有效的保护作用。（二）数量核对1.依据采购合同和送货单，对货物的数量进行逐一清点。2.对于有包装的货物，要检查包装内的单品数量是否与标识一致；对于散装货物，要采用合适的计量工具进行称重或计数，确保数量准确。3.在数量核对过程中，如发现数量不符，要及时记录实际数量，并与供应商沟通核实情况。（三）规格型号检查1.对照采购合同和技术文件，检查货物的规格型号是否正确。2.查看货物的外观尺寸、形状、颜色、材质等是否符合要求。对于有特殊规格要求的货物，要使用专业工具进行测量和检验。3.检查货物的标识、铭牌等信息，是否清晰标注了规格型号、技术参数等内容。（四）质量检验1.质量检验人员根据货物的质量标准和检验规范，对货物进行质量检验。2.检验内容包括但不限于外观质量、性能指标、功能测试等。对于重要货物或关键零部件，要进行严格的抽样检验或全检。3.对于检验过程中发现的质量问题，要详细记录问题的类型、位置、程度等信息，并及时与供应商沟通协商解决方案。（五）随机附件及资料检查1.检查货物是否附带随机附件，如说明书、保修卡、合格证、操作手册、备用零件等。2.核对随机附件的数量和规格是否与清单一致，确保其完整性和有效性。3.检查随机资料是否齐全，是否包含了货物的使用、维护、保养等方面的详细信息。五、验视记录与报告（一）验视记录1.收货小组在验视过程中，要及时、准确地填写收货开箱验视记录表格。记录内容包括到货日期、货物名称、规格型号、数量、供应商名称、包装情况、验视情况（数量核对结果、规格型号检查结果、质量检验结果、随机附件及资料情况等）、问题描述及处理措施等。2.验视记录应采用纸质或电子文档形式保存，确保记录的真实性、完整性和可追溯性。（二）验视报告1.质量检验人员根据验视情况，编写收货开箱验视报告。报告内容应包括验视依据、验视方法、验视结果、结论及建议等。2.验视报告应客观、公正地反映货物的验视情况，对于发现的问题要提出明确的处理意见和建议。3.验视报告经相关负责人审核签字后，作为货物验收的重要依据存档，并及时反馈给采购人员和相关部门。六、问题处理（一）数量不符问题1.如发现货物数量少于采购合同约定数量，收货小组应及时与供应商联系，要求供应商说明原因并尽快补足短缺数量。2.若货物数量多于采购合同约定数量，在未得到公司明确指示前，不得擅自接收多余货物。应与供应商沟通，确认多余货物的处理方式，可选择拒收多余部分或按合同约定价格支付多余货物款项。3.对于数量不符问题，要在验视记录中详细记录情况及处理过程，并跟踪处理结果，确保问题得到妥善解决。（二）规格型号错误问题1.当发现货物规格型号与采购合同不符时，收货小组应立即停止验视工作，并及时通知采购人员与供应商沟通。2.要求供应商提供正确规格型号的货物，并负责更换错误货物。在更换货物期间，要采取必要的措施，避免因货物短缺影响公司生产或销售进度。3.对因规格型号错误导致的延误交货、额外运输费用等损失，要根据合同约定向供应商索赔。（三）质量问题1.对于质量检验中发现的轻微质量问题，如外观瑕疵、性能指标略有偏差等，收货小组可与供应商协商，要求供应商采取整改措施，如修复、换货等，确保货物质量符合要求。2.若发现严重质量问题，如货物存在安全隐患、主要性能指标不符合标准等，应立即停止收货，并及时通知采购人员和相关部门。公司有权拒收该批货物，并要求供应商承担相应的责任，如退货退款、赔偿损失等。3.对于质量问题的处理过程和结果，要详细记录在验视记录和报告中，并跟踪供应商的整改情况，直至问题彻底解决。（四）随机附件及资料缺失问题1.如发现货物随机附件或资料缺失，收货小组应及时告知供应商，要求供应商尽快补齐。2.在供应商未补齐缺失的附件和资料前，货物暂不办理入库手续。对于因随机附件或资料缺失可能影响货物正常使用的情况，要与供应商协商解决方案，如提供临时替代资料或安排技术人员现场指导等。3.记录随机附件及资料缺失问题的处理情况，确保货物在附件和资料齐全的情况下顺利入库和投入使用。七、入库与交付（一）入库1.经收货开箱验视合格的货物，仓库管理人员根据验视记录和报告，办理入库手续。2.按照货物的类别、规格、型号等进行分类存放，确保货物摆放整齐、便于查找和管理。3.在货物入库过程中，要对货物的入库数量、质量状况等进行再次核对，确保入库信息准确无误。（二）交付1.对于验视合格且已入库的货物，根据生产或销售部门的需求，按照规定的流程进行交付。2.在交付过程中，要确保货物的包装完好、标识清晰，随货附带必要的资料和附件。3.与接收方办理货物交接手续，明确双方的责任和义务，确保货物顺利交付。八、监督与考核（一）监督机制1.公司设立专门的监督小组，定期对收货开箱验视工作进行检查和监督。2.监督小组检查内容包括验视流程执行情况、验视记录和报告的真实性与完整性、问题处理的及时性和有效性等。3.对于监督过程中发现的问题，要及时下达整改通知，要求相关部门和人员限期整改，并跟踪整改结果。（二）考核制度1.将收货开箱验视工作纳入公司绩效考核体系，对相关部门和人员进行考核。2.考核指标包括验视工作的准确性、及时性、合规性、问题处理效果等。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和人员给予奖励，对未达到考核要求的部门和人员进行相应的处罚，如扣减绩效奖金、通报批评等。九、培训与宣传（一）培训计划1.制定收货开箱验视工作培训计划，定期组织相关人员参加培训。2.培训内容包括法律法规、行业标准、验视流程、检验方法、质量标准、问题处理技巧等。3.通过内部培训、外部培训、案例分析、实际操作演练等多种方式，提高相关人员的业务水平和工作能力。（二）宣传推广1.利用公司内部宣传栏、网站、邮件等渠道，宣传收货开箱验视制度规范的重要性和相关要求。2.定期发布验视工作动态和典型案例，提高全体员工对收货开箱验视工作的认识和重视程度，营造良好的工作氛围。十、附则（一）