监控信息保持制度规范

PAGE监控信息保持制度规范一、总则（一）目的为规范公司监控信息的管理，确保监控信息的安全性、完整性和合规性，保护公司及相关方的合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及监控信息的收集、存储、使用、共享、销毁等环节，包括但不限于视频监控、网络监控、数据监控等各类监控手段所产生的信息。（三）基本原则1.合法性原则：监控信息的管理必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保所有操作合法合规。2.安全性原则：采取必要的技术和管理措施，保障监控信息的安全，防止信息泄露、篡改或丢失。3.最小化原则：监控信息的收集、存储和使用应遵循最小化原则，仅收集和保留必要的信息，避免过度收集和存储。4.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密以及个人隐私的监控信息，应严格保密，防止信息被不当获取或使用。5.合规性审计原则：定期对监控信息的管理情况进行审计，确保制度的有效执行和持续合规。二、监控信息的收集（一）收集目的明确监控信息收集的具体目的，如保障公司安全、维护运营秩序、防范风险等，确保收集行为具有正当性。（二）收集范围1.确定哪些区域、活动或人员纳入监控范围，例如办公区域、生产车间、出入口等。2.明确收集的信息类型，如视频图像、音频数据、网络流量数据、系统操作记录等。（三）收集方式1.详细说明采用的监控设备和技术手段，如摄像头的型号、安装位置，网络监控软件的功能等。2.规定信息收集的触发条件，例如实时监控、事件触发监控等。（四）收集流程1.制定信息收集的申请和审批流程，明确由哪个部门或人员提出申请，经过哪些层级的审批。2.记录信息收集的时间、地点、操作人员等详细信息，确保收集过程可追溯。（五）注意事项1.在收集监控信息前，应向相关人员进行明确告知，确保其知晓被监控的情况。2.对于涉及个人隐私的信息收集，应取得相关人员的明确同意或符合法定豁免条件。三、监控信息的存储（一）存储介质1.说明监控信息存储所使用的介质，如硬盘阵列、磁带库、云存储等，并评估其安全性和可靠性。2.对存储介质的使用期限、更换周期等进行规定。（二）存储位置1.确定监控信息的存储地点，考虑数据的安全性、访问便利性以及符合相关法规要求。2.对于异地存储或数据备份，明确备份的频率、存储地点以及传输方式等。（三）存储容量规划根据监控信息的收集量和存储期限，合理规划存储容量，确保有足够的空间存储数据。（四）存储安全措施1.采用有效的数据加密技术，对存储的监控信息进行加密处理，防止数据在存储过程中被窃取或篡改。2.建立存储设备的访问控制机制，限制只有授权人员能够访问存储介质。3.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止数据丢失。（五）存储期限1.根据监控信息的类型、用途以及相关法规要求，明确不同类型监控信息的存储期限。2.在存储期限届满后，按照规定的流程进行数据销毁或迁移。四、监控信息的使用（一）使用目的明确监控信息使用的具体目的，如安全调查、事件分析、合规检查等，确保使用行为具有正当性。（二）使用权限1.规定不同部门或人员对监控信息的使用权限，例如安全部门有权查看特定区域的视频监控信息用于安全防范，财务部门在合规审计时有权查阅相关财务数据监控记录等。2.建立严格的权限审批机制，确保使用监控信息的人员经过授权。（三）使用流程1.制定监控信息使用的申请和审批流程，明确申请的格式、内容要求以及审批的标准和流程。2.对使用监控信息的过程进行记录，包括使用时间、使用人员、使用内容等，以便进行审计和追溯。（四）使用安全1.在使用监控信息时，应采取必要的安全措施，防止信息泄露或被不当传播。2.对于涉及敏感信息的使用，应进行严格的保密管理，限制信息的传播范围。（五）注意事项1.监控信息的使用不得超出规定的目的和范围，不得用于非法或不当用途。2.在使用监控信息时，应尊重相关人员的合法权益，避免对其造成不必要的影响。五、监控信息的共享（一）共享目的明确监控信息共享的目的，如与合作伙伴协作、向监管部门报送信息等。（二）共享范围1.确定可以共享监控信息的对象，如合作伙伴、政府部门、司法机关等。2.明确共享信息的具体内容和范围，根据共享对象的需求和法律法规要求进行界定。（三）共享流程1.制定监控信息共享的申请、审批和授权流程，确保共享行为合法合规。2.对共享信息的传输方式、加密要求等进行规定，保障信息传输过程中的安全。（四）共享安全1.在共享监控信息前，应对共享对象的资质和信誉进行评估，确保其具备安全存储和使用信息的能力。2.与共享对象签订保密协议，明确双方在信息共享过程中的权利和义务，防止信息被泄露或滥用。（五）注意事项1.监控信息的共享必须符合法律法规的规定，不得随意扩大共享范围或泄露敏感信息。2.在共享信息时，应确保共享对象对信息的使用符合公司的要求和利益。六、监控信息的销毁（一）销毁条件1.明确监控信息销毁的条件，如存储期限届满、信息已不再需要、法律法规要求销毁等。2.对于涉及重大事件或案件的监控信息，应根据相关要求延长存储期限，直至事件处理完毕。（二）销毁方式1.详细说明监控信息销毁所采用的方式，如物理销毁（粉碎硬盘、磁带等）、数据擦除、格式化等，并确保销毁效果符合要求。2.对于不同类型的存储介质，应采用相应合适的销毁方式。（三）销毁流程1.制定监控信息销毁的申请、审批和执行流程，明确由哪个部门或人员提出申请，经过哪些层级的审批，以及由谁负责具体的销毁操作。2.在销毁过程中，应进行详细记录，包括销毁时间、地点、操作人员、销毁方式等，确保销毁过程可追溯。（四）销毁监督1.建立销毁监督机制，由独立的部门或人员对销毁过程进行监督，确保销毁操作符合规定要求。2.监督人员应在销毁记录上签字确认，以证明销毁过程合规。（五）注意事项1.在销毁监控信息前，应确保信息已进行备份或迁移，以满足可能的后续需求。2.销毁过程应严格保密，防止信息在销毁过程中被泄露。七、监控信息的安全管理（一）安全责任1.明确公司内部各部门在监控信息安全管理方面的职责，如信息部门负责技术安全保障，安全部门负责安全监督检查等。2.规定各级管理人员和操作人员在监控信息安全管理中的具体责任。（二）安全培训1.定期组织对涉及监控信息管理的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.培训内容应包括法律法规、安全制度、操作规范、信息保密等方面。（三）安全审计1.建立定期的监控信息安全审计机制，对信息的收集、存储、使用、共享、销毁等环节进行审计。2.审计内容包括安全措施的执行情况、权限管理、信息流转记录等，及时发现和整改安全隐患。（四）安全应急1.制定监控信息安全应急预案，明确在发生安全事件时的应急处置流程和责任分工。2.定期对应急预案进行演练，提高应急响应能力，确保在安全事件发生时能够迅速采取措施，减少损失。（五）安全技术措施1.不断采用先进的安全技术手段，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，保障监控信息的安全。2.对安全技术设备进行定期维护和更新，确保其有效性。八、合规管理（一）法律法规遵循1.建立定期的法律法规跟踪机制，及时了解国家法律法规以及行业标准的变化，确保公司监控信息管理活动符合最新要求。2.对公司的监控信息管理制度进行定期审查，根据法律法规的变化进行修订和完善。（二）内部合规检查1.定期开展内部合规检查，对监控信息的管理情况进行全面检查，确保制度的有效执行。2.检查内容包括信息收集的合法性、存储的安全性、使用的合规性、共享的规范性以及销毁的及时性等。（三）违规处理1.明确对违反监控信息管理制度行为的认定标准和处理措施，如警告、罚款、解除劳动合同等。2.对于涉及违法犯罪的行为，应及时向相关部门报告，并配合进行调查