档案存放保管制度规范

PAGE档案存放保管制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织档案的存放保管工作，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、归档、存放保管及利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案管理的系统性、完整性和规范性。2.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，提供便捷的服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案存放保管制度及相关操作规程。2.组织开展档案的收集、整理、归档工作，对各部门档案工作进行指导和监督。3.负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案存放环境符合要求。4.负责档案的安全保管，定期进行档案的清查、盘点，及时发现和处理问题。5.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作，按照规定办理相关手续。6.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、收集、整理和初步归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确专人负责档案工作，配合档案管理部门开展档案清查、盘点等工作。3.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理各项制度。2.负责档案的日常管理工作，包括整理、分类、编目、上架等。3.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。4.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理查阅、借阅等手续。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、规定等。3.本公司/组织对外签订的合同、协议、章程、纪要等文件。4.本公司/组织内部的规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。5.本公司/组织重要会议、活动形成的文件、记录、照片、录像等。6.本公司/组织人员的任免、奖惩、考核、培训等文件材料。7.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门形成的档案材料，确保档案的完整性和准确性。2.对于重要文件和资料，应实行双套制或多套制保存，以防止因自然灾害、意外事故等原因造成档案损坏或丢失。3.收集的档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，载体应符合档案管理要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，可分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的归档（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档。3.会计档案应按照国家有关规定定期归档。4.人事档案应及时归档，确保档案信息的时效性。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对整理好的档案进行自查，确保档案的质量符合要求。2.填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、编号等信息。3.将档案移交清单及档案一并提交给档案管理部门。4.档案管理部门对接收的档案进行审核，如发现问题及时通知移交部门进行整改。5.审核无误后，档案管理部门将档案进行入库保管，并在档案移交清单上签字确认。五、档案的存放保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点。2.库房应具备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗报警装置等。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序开展。（二）档案存放要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。档案架应牢固、稳定，符合档案存放要求。2.不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、声像档案等。电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份。3.档案应根据保管期限进行区分存放，便于管理和鉴定。4.对珍贵、易损档案应采取特殊的保护措施，如专柜存放、复制备份等。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指对公司/组织具有重要历史价值和长远利用价值的档案，如公司/组织的章程、大事记、重要会议记录、重大决策文件等。3.长期保管的档案是指对公司/组织在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年。4.短期保管的档案是指对公司/组织在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年以下。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查和盘点工作每年至少进行一次，如遇特殊情况可随时进行。3.清查和盘点应填写清查盘点记录，对发现的问题及时进行处理，并形成书面报告。（五）档案安全管理1.加强档案库房的安全保卫工作，严格限制非档案管理人员进入库房。2.建立健全档案安全管理制度，明确安全责任，加强对档案管理人员的安全教育。3.采取有效的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等措施，确保档案的安全。4.定期对档案库房的设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。5.对档案的查阅、借阅等活动进行严格登记，防止档案丢失、损坏和泄密。六、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，并经所在部门负责人批准。2.档案管理部门根据申请表提供档案查阅服务，查阅人员应在指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出库房。3.如需借阅档案，应填写档案借阅申请表，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、复印、摘录、销毁档案。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应的责任。（二）档案复制1.因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准。2.档案管理部门按照规定进行复制，并在复制件上加盖“档案复制专用章”。3.复制档案应严格控制数量，确保档案的安全和保密。（三）档案信息公开1.公司/组织对外公开档案信息应严格按照国家有关法律法规和公司/组织的规定进行审批。2.公开的档案信息应进行必要的技术处理，确保不涉及国家机密、商业秘密和个人隐私。3.档案管理部门应建立档案信息公开记录，对公开的档案信息内容、时间、申请人等进行详细记录。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和公司/组织的档案保管期限规定，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其内容和价值，确定保管期限。2.综合分析法：结合档案的形成背景、来源、用途等因素，综合判断档案的价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应详细记录档案的名称、数量、编号、保管期限等信息，并经档案鉴定工作小组审核签字。3.档案销毁清册报公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。4.销毁档案应采用适当的方