规范数据资料管理制度

PAGE规范数据资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司数据资料管理，确保数据资料的准确性、完整性、安全性和保密性，提高公司运营效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内各部门、各岗位涉及的数据资料管理活动，包括但不限于数据的收集、存储、使用、传输、共享、备份及销毁等环节。（三）基本原则1.合法性原则：数据资料管理活动必须遵守国家法律法规，不得从事违法违规的数据处理行为。2.准确性原则：确保数据资料的真实、准确，如实反映业务活动的实际情况。3.完整性原则：保证数据资料的全面性，不遗漏重要信息，维护数据资料的整体价值。4.安全性原则：采取有效措施保护数据资料，防止数据泄露、篡改、丢失等安全事件发生。5.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息的数据资料严格保密，防止信息泄露给无关人员。二、数据资料管理职责分工（一）管理部门职责1.信息技术部门负责制定和完善公司数据资料管理的技术标准和规范，提供数据存储、处理、传输等技术支持。建立和维护数据存储系统，确保数据的安全存储和有效访问。制定数据备份与恢复计划，定期进行数据备份，并确保备份数据的可恢复性。负责数据安全防护工作，包括网络安全、数据加密等，防止数据遭受非法攻击和泄露。2.行政管理部门负责制定和完善公司数据资料管理的行政管理制度和流程，协调各部门之间的数据管理工作。对涉及公司整体运营的数据资料进行统筹管理，确保数据资料的一致性和规范性。负责数据资料管理相关文件的归档和保管，按照规定的期限进行存储和销毁。组织开展数据资料管理培训，提高员工的数据管理意识和技能。（二）使用部门职责1.负责本部门数据资料的收集、整理、审核和录入工作，确保数据的准确性和完整性。2.按照公司规定的流程和权限使用数据资料，不得擅自扩大使用范围或泄露数据信息。3.定期对本部门的数据资料进行清理和维护，及时更新和删除无效数据，确保数据的时效性。4.配合管理部门做好数据资料的安全检查和审计工作，对发现的问题及时整改。（三）人员职责1.数据所有者对其所负责的数据资料的准确性、完整性和保密性负责。明确数据的使用目的和范围，审批数据的访问和共享申请。2.数据使用者按照规定的权限和流程使用数据资料，不得擅自更改或泄露数据。在使用过程中发现数据问题及时反馈给数据所有者或管理部门。3.数据管理员协助数据所有者和使用者进行数据管理工作，包括数据的录入、维护、备份等。负责数据访问权限的设置和管理，确保数据的安全性。三、数据资料收集与录入（一）收集要求1.明确数据收集的目的和范围，确保收集的数据与业务需求相关。2.制定数据收集计划，明确收集的时间、方式、渠道和责任人。3.收集的数据应真实、准确、完整，不得虚构或篡改数据。4.对于涉及个人隐私、商业秘密等敏感数据，应按照相关法律法规进行收集，并采取保密措施。（二）录入规范1.数据录入人员应经过培训，熟悉数据录入系统的操作流程和规范。2.录入的数据应与原始资料一致，不得擅自修改或遗漏。3.对录入的数据进行初步审核，确保数据的准确性和完整性。4.建立数据录入日志，记录数据录入的时间、人员、内容等信息，以便追溯和查询。四、数据资料存储与管理（一）存储方式1.根据数据的类型、重要性和使用频率，选择合适的数据存储方式，如数据库、文件系统、云存储等。2.确保存储设备的可靠性和安全性，定期进行检查和维护，防止设备故障导致数据丢失。3.对重要数据应进行多介质备份，如磁带、光盘、硬盘等，并分别存储在不同的地理位置。（二）存储管理1.建立数据存储目录结构，对数据进行分类存储，便于查找和管理。2.设置数据访问权限，根据人员的工作职责和业务需求，授予相应的数据访问权限，防止数据被非法访问。3.定期对存储的数据进行清理和归档，删除过期或无用的数据，减少存储空间占用。4.对存储的数据进行加密处理，尤其是敏感数据，确保数据在存储过程中的保密性。五、数据资料使用与共享（一）使用规范1.数据使用者应按照规定的权限和流程使用数据资料，不得越权访问或使用。2.在使用数据资料时，应确保数据的安全性和保密性，不得将数据泄露给无关人员。3.对使用的数据资料进行记录和审计，以便追溯数据的使用情况。4.不得擅自修改或删除使用的数据资料，如需修改应经过数据所有者的审批。（二）共享流程1.建立数据共享申请流程，数据使用者如需共享数据，应填写共享申请单，注明共享的目的、范围、对象等信息。2.数据所有者对共享申请进行审批，审批通过后的数据共享申请单应提交给管理部门备案。3.管理部门根据数据共享申请单，设置相应的数据访问权限，确保共享数据的安全性。4.数据共享过程中，应采取加密传输等安全措施，防止数据在传输过程中被泄露。六、数据资料安全与保密（一）安全措施1.建立数据安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止外部非法攻击。2.对数据存储系统和网络进行定期安全检查和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患。3.加强员工的数据安全意识培训，提高员工对数据安全风险的认识和防范能力。4.制定数据安全应急预案，定期进行演练，确保在数据安全事件发生时能够及时响应和处理。（二）保密制度1.明确数据保密的范围和级别，对涉及公司商业秘密、敏感信息的数据资料进行严格保密。2.与员工签订保密协议，明确员工在数据保密方面的责任和义务。3.对接触保密数据的人员进行背景审查和权限管理，确保人员具备保密意识和能力。4.在数据存储、传输、使用等过程中，采取加密、访问控制等保密措施，防止数据泄露。七、数据资料备份与恢复（一）备份策略1.根据数据的重要性和变化频率，制定不同的数据备份策略，如全量备份、增量备份、差异备份等。2.确定备份的时间间隔和存储周期，确保备份数据的及时性和完整性。3.备份数据应存储在安全可靠的介质上，并分别存储在不同的地理位置，以防止自然灾害等原因导致数据丢失。（二）恢复流程1.建立数据恢复计划，明确数据恢复的流程、责任人及时间要求。2.定期对备份数据进行恢复测试，确保在需要时能够快速、准确地恢复数据。3.在数据恢复过程中，应严格按照恢复计划进行操作，记录恢复过程中的相关信息，以便总结经验教训。八、数据资料清理与销毁（一）清理原则1.定期对数据资料进行清理，删除过期、无用或不再需要的数据，以减少存储空间占用。2.清理数据时，应遵循数据的生命周期管理原则，确保数据的清理符合业务需求和法律法规要求。3.对清理的数据进行记录和审计，以便追溯数据清理的过程和结果。（二）销毁流程1.建立数据销毁申请流程，数据所有者或使用部门如需销毁数据，应填写销毁申请单，注明销毁的数据内容、原因、方式等信息。2.数据所有者对销毁申请进行审批，审批通过后的数据销毁申请单应提交给管理部门备案。3.管理部门根据数据销毁申请单，选择合适的数据销毁方式，如物理销毁、数据擦除等，并监督销毁过程。4.在数据销毁过程中，应记录销毁的时间、人员、方式等信息，并形成销毁记录，保存一定期限。九、监督与检查（一）内部审计1.定期开展数据资料管理内部审计工作，检查数据资料管理活动是否符合本制度的规定。2.审计内容包括数据的准确性、完整性、安全性、保密性等方面，以及数据管理流程的执行情况。3.对审计发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。（二）外部评估1.定期委托专业机构对公司的数据资料管理进行外部评估，了解公司数据管理水平与行业标准的差距。2.根据外部评估报告，制定改进措施，不断完善公司的数据资料管理制度。十、培训与宣传（一）培训计划1.制定数据资料管理培训计划，根据不同岗位和人员需求，开展针对性的培训课程。2.培训内容包括数据管理基础知识、操作技能、安全保密意识等方面。3.定期组织培训考核，确保员工掌握必要的数据资料管理知识和技能。（二）宣传活动1.通过内部刊物、宣传栏