档案纸质管理制度规范

PAGE档案纸质管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司档案纸质管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保存，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案纸质管理方面的活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项业务活动的实际情况。2.完整性原则：全面收集与公司相关的各类档案资料，确保档案的系统性和连贯性。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据记录清晰、规范。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。5.保密性原则：对涉及公司机密的档案严格保密，限制查阅和使用范围。二、档案纸质管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案纸质管理制度规范，并监督执行。2.集中统一管理公司各类档案纸质资料，包括收集、整理、分类、编号、装订、存储等工作。3.建立档案纸质检索工具，方便档案的查找和利用。4.定期对档案纸质进行清查、盘点，确保档案的完整和安全。5.对档案管理人员进行培训和业务指导。（二）各部门职责1.负责本部门档案纸质资料的收集、整理和初步分类，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责档案纸质管理工作，确保本部门档案资料的及时归档和妥善保管。3.在档案管理部门的指导下，做好本部门档案的查阅、借阅登记等工作。4.配合档案管理部门完成档案的鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案纸质管理制度规范，认真履行档案管理职责。2.做好档案的日常管理工作，包括档案的接收、登记、整理、存储、查阅、借阅等。3.对档案进行定期检查，发现问题及时报告并采取措施解决。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。5.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案纸质的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司各项业务活动中产生的文件，包括合同协议、招投标文件、项目计划与报告、财务报表等。3.公司内部管理文件，如规章制度、会议纪要、人事档案、培训资料等。4.公司对外宣传资料，如宣传册、海报、宣传片等。5.其他与公司相关的具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门产生的各类档案纸质资料，并进行分类整理。2.档案资料应保持原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造或损毁。3.对于电子文件，应及时进行打印或刻录成光盘等纸质载体形式，并按照档案管理要求进行整理归档。（三）整理方法1.分类：根据档案的来源、内容、形式等因素，将档案分为不同的类别，如行政管理类、业务管理类、财务类、人事类等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，以便于管理和查找。编号应具有系统性和逻辑性，可采用年份+类别+流水号的方式。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存。4.装订：对档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于查阅和保管。装订时应注意保持档案内容的完整性，不得压盖重要信息。四、档案纸质的分类与编号（一）分类标准1.行政管理类：包括公司行政事务、办公文件、会议纪要、规章制度、印章管理等方面的档案。2.业务管理类：涵盖公司各类业务活动的相关档案，如市场营销、项目管理、客户服务、生产运营等。3.财务类：包含财务预算、会计凭证、财务报表、审计报告、税务资料等档案。4.人事类：涉及员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、离职手续等方面的档案。5.其他类：不属于上述分类的其他档案，如公司荣誉证书、资质证书、对外交流合作资料等。（二）编号规则1.行政管理类档案编号格式为：XG+年份+流水号，如XG2023001。2.业务管理类档案编号格式为：YW+年份+业务类别代码+流水号，业务类别代码可根据实际业务情况进行细分，如市场营销类为SY，项目管理类为XM等，示例：YW2023SY001。3.财务类档案编号格式为：CW+年份+流水号，如CW2023001。4.人事类档案编号格式为：RS+年份+流水号，如RS2023001。5.其他类档案编号格式为：QT+年份+流水号，如QT2023001。（三）编号管理1.档案管理人员应按照编号规则对档案进行编号，并确保编号的唯一性和连续性。2.在档案整理过程中，应及时将编号标注在档案封面、目录及相关页面上。3.若档案发生增加、减少或变更等情况，应及时调整编号，并做好相应记录。五、档案纸质的存储与保管（一）存储环境要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、防盗窗、挡鼠板等。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。档案架应与墙壁保持一定距离，以利于通风和维护。（二）档案存放方式1.按照档案的类别、年份、编号顺序进行存放，同一类别的档案应集中存放于同一档案架或档案柜中。2.不同保管期限的档案应分别存放，便于管理和鉴定。3.对于重要的、珍贵的档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）保管期限规定1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，如公司章程、营业执照、重要合同协议等，应永久保管。2.定期保管：定期保管的档案期限分为3年、5年、10年、15年、20年等。具体保管期限根据档案的性质和重要程度确定。例如，一般性的行政管理文件保管期限为3年，业务合同保管期限为10年等。3.保管期限的起始日期为档案形成的次年1月1日。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。清查过程中应详细记录档案的实际情况，发现问题及时查明原因并采取措施解决。3.对清查中发现的丢失、损坏档案，应及时报告并进行登记，按照相关规定进行处理。4.盘点结果应形成书面报告，上报公司领导，并作为档案管理工作考核的依据。六、档案纸质的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案纸质资料的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，应安排专人陪同查阅，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应在指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅公司档案纸质资料的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，并填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息。2.《档案借阅申请表》经公司分管领导签字批准后，档案管理部门方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、伪造或损毁档案。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，借阅人员应承担相应的赔偿责任。5.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时与借阅人员沟通解决。七、档案纸质的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门负责人及相关业务骨干。鉴定工作小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（二）鉴定标准1.依据档案的保管期限规定，对到期档案进行鉴定。2.审查档案的内容是否已失去保存价值，如文件已过时效、业务活动已结束且无后续利用价值等。3.考虑档案的完整性和准确性，对于残缺不全或信息错误严重的档案，可进行鉴定销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对达到保管期限的档案进行清理，列出拟销毁档案清单。2.将拟销毁档案清单提交档案鉴定工作小组进行鉴定。鉴定工作小组应逐份审查档案，根据鉴定标准确定档案的存毁。3.对鉴定通过的拟销毁档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。《档案销毁清册》一式三份，一份留存档案管理部门，一份交公司财务部门，一份报公司领导备案。（四）销毁实施1.