用人方位公章制度规范

PAGE用人方位公章制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司用人方位公章的使用，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的正常运营秩序和合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及所有涉及使用公司用人方位公章的人员。（三）定义用人方位公章是指公司在用人相关事务中使用的具有法律效力的印章，包括但不限于招聘、录用、调动、离职等环节涉及的各类文件盖章。二、公章的保管（一）保管部门用人方位公章由公司人力资源部门指定专人负责保管。（二）保管人员职责1.负责公章的日常保管，确保公章存放安全，防止丢失、被盗或损坏。2.严格按照本制度规定的程序使用公章，对每一次公章使用进行详细登记。3.定期检查公章的使用情况，发现异常及时报告并采取相应措施。4.不得擅自将公章转借他人或带出公司使用。（三）保管环境要求公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，确保存放环境干燥、通风、防火、防盗。三、公章的使用流程（一）用章申请1.各部门或个人因工作需要使用用人方位公章时，应填写《用人方位公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称及份数、用章时间等信息。2.申请部门负责人或个人签字确认后，提交至人力资源部门审核。（二）审核人力资源部门对用章申请进行审核，重点审查用章事由是否符合公司规定和相关法律法规要求，用章文件内容是否真实合法、准确完整。审核通过后，由人力资源部门负责人签字批准。（三）用章登记经审核批准的用章申请，保管人员应在《用人方位公章使用登记簿》上进行详细登记，记录用章时间、用章部门、用章事由、用章文件名称及份数、批准人等信息。（四）用章保管人员凭审核批准的《用人方位公章使用申请表》在用章文件上加盖公章，并确保盖章位置准确、清晰。盖章完成后，在申请表上加盖“已用章”戳记，并将申请表存档保管。（五）用章后的文件管理用章后的文件由申请部门或个人负责按照公司档案管理规定进行妥善保管，确保文件的完整性和可追溯性。四、特殊情况用章规定（一）紧急情况用章如遇紧急情况需要立即使用用人方位公章，无法按照正常流程办理申请手续时，申请部门或个人应通过电话或其他紧急方式向人力资源部门负责人说明情况，经同意后可先行用章，但事后应及时补办申请手续，并详细说明紧急情况的原因和处理结果。（二）异地用章因工作需要在异地使用用人方位公章时，申请部门或个人应提前与人力资源部门沟通协调，按照以下方式办理：1.将用章申请材料通过传真、电子邮件等方式发送至人力资源部门审核。2.审核通过后，人力资源部门通过快递等方式将公章及相关授权文件寄送至异地指定人员。3.异地指定人员在收到公章及授权文件后，按照本制度规定的用章流程进行用章，并及时将用章情况反馈至人力资源部门。（三）联合用章涉及多个部门联合使用用人方位公章的情况，由主办部门负责填写《用人方位公章使用申请表》，经各联合部门负责人签字确认后，提交至人力资源部门审核。审核通过后，按照本制度规定的用章流程进行用章。五、公章使用的监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对用人方位公章的使用情况进行审计检查，重点审查用章审批程序是否合规、用章登记是否完整、用章文件是否真实合法等。2.人力资源部门应定期对公章保管人员的工作进行检查，确保公章保管安全、使用规范。（二）外部监督接受上级主管部门、政府相关部门以及其他外部机构对公司用人方位公章使用情况的监督检查。对于外部监督检查提出的问题和意见，公司应认真整改落实，并及时反馈整改情况。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用用人方位公章。2.超越审批权限使用公章。3.在空白文件或纸张上加盖公章。4.故意隐瞒用章真实情况，提供虚假用章申请材料。5.因保管不善导致公章丢失、被盗或损坏。6.其他违反本制度规定的公章使用行为。（二）处理措施1.对于违规使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降职、撤职、解除劳动合同等。2.因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规人员应承担相应的赔偿责任。3.构成违法犯罪的，将依法追究其法律责任。七、附则（一）制度解释权本制度由公司人力资源部门负