建筑合同规范管理制度

PAGE建筑合同规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司建筑合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有建筑工程项目涉及的各类合同，包括但不限于工程承包合同、工程分包合同、材料设备采购合同、租赁合同、劳务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规及行业规范，确保合同合法有效。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商订立合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理职责（一）合同管理部门及职责1.法务部门负责合同文本的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规要求进行把关。参与重大合同的谈判、起草工作，提供法律意见和建议。处理合同纠纷，维护公司合法权益，必要时代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。2.工程管理部门负责合同的起草、修订工作，根据工程实际情况制定合理的合同条款。参与合同谈判，负责与合同对方就工程相关条款进行沟通、协商。负责合同的履行跟踪，及时掌握工程进度、质量等情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。负责收集、整理合同履行过程中的相关资料，建立合同档案。3.采购部门负责材料设备采购合同的起草、谈判、签订工作。对供应商进行考察、评估和选择，确保所采购的材料设备符合合同要求。负责采购合同的履行跟踪，协调解决采购合同履行过程中出现的交货、质量等问题。4.财务部门参与合同的起草、审核工作，对合同的付款方式、结算条款等进行审查。负责合同款项的支付审核，按照合同约定及时、准确地支付款项。对合同执行情况进行财务分析，为公司决策提供财务数据支持。（二）合同承办人职责1.负责合同的具体经办工作，包括合同的起草、谈判、签订、履行等环节。2.对合同条款的真实性、准确性、完整性负责，确保合同内容符合公司利益和要求。3.及时向合同管理部门及相关领导汇报合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。4.负责保管合同履行过程中的相关资料，并按要求及时归档。（三）审批人员职责1.按照公司规定的审批流程对合同进行审批，对合同的合法性、合理性、可行性进行审查。2.提出明确的审批意见，对合同的签订和履行负责。3.监督合同的履行情况，发现问题及时督促承办人解决。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同立项业务部门根据项目需求，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、金额、履行期限、对方当事人等基本情况，并附上相关背景资料。合同立项申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。2.合同起草合同承办人根据合同立项申请及相关业务要求，起草合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。涉及重大合同或复杂业务的，合同承办人应会同法务部门、工程管理部门等相关人员共同起草。3.合同审核合同承办人将起草好的合同文本提交本部门负责人进行初审，重点审查合同条款是否符合业务实际、文字表述是否准确等。初审通过后，合同承办人将合同文本送法务部门进行合法性审查，法务部门应从法律角度对合同条款进行全面审查，确保合同合法有效。法务部门审查通过后，合同承办人将合同文本送工程管理部门、采购部门、财务部门等相关部门进行专业审查，各部门应根据自身职责对合同条款进行审查，提出修改意见。合同承办人根据各部门的审查意见对合同文本进行修改完善，形成送审稿。4.合同审批送审稿提交公司领导进行审批，审批流程根据合同金额大小、重要程度等确定。一般合同由分管领导审批，重大合同需经总经理办公会或董事会审议通过。审批人员应认真审查合同内容，签署审批意见。同意签订的，签署“同意”；不同意签订的，应明确指出原因及修改意见。5.合同签订合同承办人根据审批意见，与合同对方当事人进行合同签订。合同签订应采用书面形式，由双方当事人签字（或盖章）确认。合同签订过程中，应确保合同文本的一致性，不得擅自修改已审批通过的合同条款。如因特殊情况需要修改的，应重新履行审批程序。（二）合同主体资格审查1.在签订合同前，合同承办人应对合同对方当事人的主体资格进行审查，确保对方具有合法的经营资格和履约能力。2.审查内容包括对方当事人的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关文件，核实其经营范围、注册资本、经营状况等情况。3.对于涉及重大项目或长期合作的合同对方当事人，必要时可进行实地考察，了解其实际经营情况和信誉状况。（三）合同条款审查1.合同条款应符合法律法规及行业标准的要求，明确、具体、合理，避免模糊不清或歧义条款。2.重点审查合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。合同标的应明确具体，避免使用模糊或不确定的表述。数量条款应准确无误，计量单位应符合国家规定。质量条款应明确质量标准、验收方式等内容，确保合同履行过程中有明确的质量依据。价款或报酬条款应明确具体金额、支付方式、结算时间等内容，避免出现价格争议。履行期限、地点和方式条款应明确具体，确保双方对合同履行的时间、地点和方式有清晰的约定。违约责任条款应明确双方违约的情形及相应的违约责任承担方式，具有可操作性。争议解决方式条款应明确选择的争议解决途径，如协商、仲裁或诉讼等，并约定具体的管辖机构。3.对于格式合同，应重点审查格式条款是否存在免除或限制己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利等不公平格式条款。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同承办人负责合同履行的跟踪工作，及时掌握合同履行情况，确保合同双方按照合同约定履行各自的义务。2.建立合同履行台账，详细记录合同的签订时间、履行期限、履行进度、付款情况、质量验收情况等信息，定期对合同履行情况进行检查和分析。3.在合同履行过程中，如发现对方当事人有违约行为或可能影响合同履行的情况，合同承办人应及时向本部门负责人汇报，并采取相应的措施，如要求对方限期整改、追究违约责任等，以维护公司的合法权益。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办人应及时与合同对方当事人协商，达成一致意见后签订书面变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，并按照合同签订流程进行审批。3.合同变更后，合同承办人应及时通知相关部门，确保各部门掌握合同变更情况，并相应调整工作安排。（三）合同转让管理1.合同一方当事人如需将合同权利义务转让给第三方的，应事先通知对方当事人，并经对方当事人书面同意。2.合同转让应签订书面转让协议，明确转让的内容、双方的权利义务等条款，并按照合同签订流程进行审批。3.合同转让后，原合同当事人的权利义务由受让方承担，合同承办人应及时跟踪受让方的履行情况，确保合同的顺利履行。（四）合同终止管理1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同自动终止。合同承办人应及时通知相关部门，并对合同履行情况进行总结和评价。2.合同终止后，合同承办人应负责清理合同履行过程中的相关资料，按照公司档案管理规定进行归档保存。3.如合同终止后存在遗留问题或纠纷的，合同承办人应及时与合同对方当事人协商解决，必要时可通过法律途径维护公司的合法权益。五、合同档案管理（一）合同档案的收集1.合同承办人在合同签订、履行过程中应及时收集与合同相关的各种资料，包括合同文本、补充协议、变更协议、往来信函、会议纪要、验收报告、付款凭证等。2.合同履行完毕后，合同承办人应将合同档案整理齐全，移交公司档案管理部门统一保管。（二）合同档案的整理与归档1.档案管理部门应按照合同类别、时间顺序等对合同档案进行整理，编制档案目录，确保档案资料的完整性和规范性。2.合同档案应分类存放，便于查阅和管理。对于电子档案，应建立相应的电子索引，方便快速检索。3.档案管理部门应定期对合同档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。（三）合同档案的查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅合同档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出或复制。如需复制合同档案的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理复制手续。3.公司外部人员因特殊原因需要查阅合同档案的，应经公司领导批准，并按照公司相关规定办理查阅手续。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案资料的安全。4.合同档案一般不得外借，如因特殊情况需要外借的，应经公司领导批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应按时归还档案，不得擅自转借他人。六、合同风险管理（一）风险识别与评估1.建立合同风险识别与评估机制，定期对合同进行风险排查，识别可能存在的风险因素。2.风险评估应根据合同的性质、金额、履行期限、对方当事人信誉等因素，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。3.对于高风险合同，应制定专门的风险应对措施，加强监控和管理。（二）风险应对措施1.针对不同类型的合同风险，采取相应的风险应对措施。如对于市场价格波动风险，可通过签订价格调整条款、套期保值等方式进行防范；对于对方当事人违约风险，可要求对方提供担保、增加违约责任条款等。2.加强合同履行过程中的风险监控，及时发现和处理潜在风险。如发现对方当事人出现经营困难、信誉下降等可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，如要求对方提供补充担保、调整付款方式等。3.建立合同风险预警机制，当合同风险达到一定程度时，及时发出预警信号，提醒相关部门和人员采取应对措施。七、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，严格按照合同签订流程和审批制度签订合同，确保合同条款合法、合理、明确，避免因合同漏洞或条款不清引发纠纷。2.在合同履行过程中，加强与合同对方当事人的沟通与协调，及时解决出现的问题，避免矛盾激化。3.定期对合同履行情况进行总结和分析，发现潜在纠纷隐患及时采取措施加以防范。（二）纠纷处理流程1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办人应及时向本部门负责人汇报，并会同法务部门等相关人员进行分析研究，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案应根据纠纷的性质、程度等因素确定，可采取协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决。3.如选择协商解决纠纷的，合同承办人应与合同对方当事人进行沟通协商，争取达成一致意见，解决纠纷。协商过程中应注意保留相关证据，如协商记录、往来信函等。4.如协商不成，可选择调解方式解决纠纷。调解可由双方当事人共同委托第三方调解机构进行，也可由相关行政部门或行业协会组织调解。调解过程中应遵循自愿、合法、公正的原则，达成调解协议。5.如调解不成，可根据合同约定的仲裁条款或事后达成的仲裁协议，向仲裁机构申请仲