机关档案利用制度规范

PAGE机关档案利用制度规范一、总则（一）目的为了加强机关档案的管理与利用，充分发挥档案在机关工作中的作用，提高机关工作效率和服务水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及所属单位在档案形成、整理、保管、利用等方面的活动。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.集中统一原则：机关档案实行集中统一管理，由专门的档案管理机构或人员负责，保证档案的完整性、系统性和安全性。3.方便利用原则：优化档案利用流程，提高档案利用效率，为机关各项工作提供及时、有效的档案信息支持。4.保密安全原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露，同时保障档案实体和信息的安全。二、档案利用范围（一）机关内部工作1.为机关日常办公提供文件依据，如查阅政策文件、会议记录、工作计划等，以支持决策制定、工作部署和执行。2.协助处理机关内部事务，如解决工作中的争议、查证历史事实、办理各类审批手续等。3.作为机关工作人员培训、学习的参考资料，帮助了解机关历史沿革、工作流程和业务知识。（二）对外服务1.应上级机关、其他相关部门或单位的要求，提供档案资料用于工作指导、检查、调研等活动。2.在法律法规允许的范围内，为社会公众提供档案信息服务，如查阅公开档案资料、办理档案证明等，以满足公众对机关工作信息的知情权。三、档案利用流程（一）利用申请1.机关内部人员因工作需要利用档案，应填写《档案利用申请表》，详细说明利用目的、所需档案内容及利用时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.外单位人员或社会公众申请利用档案，需提交单位介绍信或有效身份证件，填写《档案利用申请表》，明确利用范围和用途，经档案管理机构负责人审批。（二）档案检索与调阅1.档案管理人员根据利用申请，在档案管理系统中进行检索，查找所需档案。对于纸质档案，需在档案库房中进行查找。2.确定档案后，档案管理人员填写《档案调阅登记表》，记录调阅档案的名称、数量、调阅时间、调阅人姓名等信息，并将档案从库房中调出，交予利用人。（三）档案利用1.利用人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定场所。如需复印、拍照、摘录档案内容，应提前向档案管理人员提出申请，经批准后按照规定的方式进行操作。2.利用人在利用档案过程中应爱护档案，不得涂改、污损、抽取、撤换档案材料。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理人员。（四）档案归还1.利用完毕后，利用人应及时将档案归还档案管理人员。档案管理人员核对档案数量、完整性等信息无误后，在《档案调阅登记表》上注明归还时间，并将档案归还原位。2.对于外借的档案，档案管理人员应按照约定时间及时催还。如遇特殊情况需延长借阅时间，利用人应提前办理续借手续。四、档案利用权限与限制（一）利用权限1.机关内部人员在其工作职责范围内，有权查阅、利用与其工作相关的档案资料。2.经机关负责人批准，涉及特定工作或项目的人员可查阅、利用相关的专项档案。3.外单位因工作需要，经档案管理机构负责人同意，并履行相应手续后，可查阅、利用本机关与其业务相关的档案。（二）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，未经批准，不得对外提供利用。2.档案原件原则上不得外借，确因工作需要必须外借的，需经机关主要领导批准，并办理严格的外借手续，限定归还时间。外借期间，档案管理人员应跟踪档案去向，确保档案安全。3.对于重要、珍贵的档案，如需利用，应采用数字化副本提供利用，避免原件受损。五、档案利用登记与统计（一）利用登记1.档案管理人员应建立完善的档案利用登记制度，对每一次档案利用申请、调阅、归还等情况进行详细记录。2.《档案利用申请表》、《档案调阅登记表》等应妥善保存，作为档案利用工作的重要凭证。（二）利用统计1.定期对档案利用情况进行统计分析，包括利用档案的种类、数量、利用部门、利用目的等方面的数据。2.通过统计分析，了解档案利用的规律和趋势，为档案管理工作的优化提供依据，如合理调整档案保管期限、优化档案整理方式等。六、档案利用安全与保密（一）安全管理1.档案利用场所应具备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案实体安全。2.利用人在利用档案过程中，不得进行可能危及档案安全的行为，如在档案利用场所吸烟、使用明火等。（二）保密管理1.档案管理人员应严格遵守保密规定，对档案利用过程中涉及的机密信息予以保密。2.利用人在利用档案时，应签订保密承诺书，承诺对所接触到的档案信息严格保密，不得泄露给无关人员。3.加强对档案利用场所的管理，限制无关人员进入，防止档案信息泄露。七、档案利用监督与检查（一）内部监督1.机关内部应建立档案利用监督机制，定期对档案利用工作进行检查，确保档案利用制度的执行情况。2.档案管理机构负责人应对档案利用申请审批、档案调阅登记、档案归还等环节进行监督，发现问题及时纠正。（二）外部监督1.接受上级档案管理部门的监督检查，按照要求提供档案利用工作情况报告，积极配合上级部门的工作。2.对于社会公众对档案利用工作的投诉和建议，应认真对待，及时处理，并将处理结果反馈给相关方八、附则（一）解释权本制度