规范完善合同管理制度

PAGE规范完善合同管理制度一、总则（一）目的本合同管理制度旨在规范公司各类合同的签订、履行、变更、解除等行为，加强合同管理，防范合同风险，维护公司合法权益，促进公司依法经营和健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和相关政策的规定，确保合同合法有效。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同的内容应当公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则合同双方应当诚实守信，履行合同约定的义务，不得擅自变更或者解除合同。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，作为合同管理的决策机构。合同管理委员会由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。其主要职责如下：1.审议合同管理制度、流程和重大合同文本；2.研究决定合同管理工作中的重大事项；3.协调解决合同管理工作中的重大问题。（二）合同管理部门公司设立合同管理部门，作为合同管理的归口部门。合同管理部门负责合同管理制度的制定、修订和组织实施，对合同签订、履行、变更、解除等全过程进行管理和监督。其主要职责如下：1.负责合同文本的起草、审核、签订、登记、归档等工作；2.对合同履行情况进行跟踪、检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题；3.负责合同纠纷的处理和诉讼、仲裁等法律事务的办理；4.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议；5.负责与合同管理相关的其他工作。（三）合同承办部门合同承办部门是合同的具体执行部门，负责合同的洽谈、起草、签订、履行等工作。其主要职责如下：1.负责合同项目的前期调研、可行性分析和商务谈判等工作；2.负责合同文本的起草和修改，确保合同内容符合公司要求和法律法规规定；3.负责合同的签订、履行和结算等工作，及时向合同管理部门报告合同履行情况；4.负责合同纠纷的处理和协调工作，积极采取措施解决合同履行过程中出现的问题；5.配合合同管理部门做好合同管理的其他工作。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同承办部门根据业务需要，开展合同项目的前期调研、可行性分析和商务谈判等工作，形成合同草案。2.合同承办部门将合同草案提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应当对合同草案的合法性、合规性、完整性等进行审核，并提出审核意见。3.合同承办部门根据合同管理部门的审核意见，对合同草案进行修改完善后，提交公司领导审批。4.公司领导根据合同的性质、金额等情况进行审批。重大合同应当提交合同管理委员会审议。5.合同承办部门根据公司领导的审批意见，与合同对方当事人签订合同。合同签订应当采用书面形式，并由双方当事人签字（章）确认。6.合同承办部门将签订后的合同文本原件一份交合同管理部门进行登记、归档，同时将合同副本分发给相关部门和人员。（二）合同文本审核合同管理部门应当对合同文本进行严格审核，重点审核以下内容：1.合同主体是否合法有效，是否具备签订合同的资格和能力；2.合同内容是否符合法律法规和公司政策的规定，是否公平合理，是否存在重大风险；3.合同条款是否完整、明确，是否存在歧义或者漏洞；4.合同的签订、履行、变更、解除等程序是否符合规定；5.合同的违约责任是否明确，是否具有可操作性。（三）合同签订授权公司实行合同签订授权制度。合同承办部门应当根据公司领导的授权，代表公司签订合同。未经授权，任何人不得擅自签订合同。合同签订授权书应当明确授权范围、授权期限等内容，并由公司法定代表人签字（章）确认。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪合同承办部门应当对合同履行情况进行跟踪，及时掌握合同履行进度和质量，确保合同按照约定履行。合同管理部门应当定期对合同履行情况进行检查和监督，发现问题及时督促合同承办部门采取措施解决。（二）合同变更管理合同履行过程中，如需要变更合同内容，合同承办部门应当及时与合同对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应当作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同承办部门应当将变更协议提交合同管理部门进行登记、归档。（三）合同解除管理合同履行过程中，如需要解除合同，合同承办部门应当及时与合同对方当事人协商一致，并签订书面解除协议。解除协议应当明确解除合同的原因、时间、双方权利义务等内容。合同承办部门应当将解除协议提交合同管理部门进行登记、归档。（四）合同结算管理合同履行完毕后，合同承办部门应当及时办理合同结算手续。合同结算应当按照合同约定的结算方式和时间进行，确保结算金额准确无误。合同管理部门应当对合同结算情况进行审核，确保结算符合合同约定和公司规定。五、合同纠纷管理（一）纠纷预防合同承办部门应当加强合同履行过程中的管理，积极采取措施预防合同纠纷的发生。合同管理部门应当定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题，避免纠纷的扩大。（二）纠纷处理合同发生纠纷时，合同承办部门应当及时与合同对方当事人进行沟通协商，寻求解决方案。如协商不成，应当及时向合同管理部门报告，并按照公司规定的程序办理纠纷处理手续。合同管理部门应当会同法律事务部门等相关部门，对合同纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案，积极采取措施解决纠纷。（三）诉讼与仲裁合同纠纷需要通过诉讼或者仲裁解决的，合同管理部门应当会同法律事务部门等相关部门，及时收集证据，起草诉讼文书或者仲裁申请书，办理立案、出庭等相关手续。在诉讼或者仲裁过程中，应当严格遵守法律法规和诉讼、仲裁程序的规定，维护公司合法权益。六、合同档案管理（一）档案收集合同承办部门应当在合同签订后及时将合同文本原件一份交合同管理部门进行登记、归档。合同履行过程中形成的与合同有关的文件、资料等，如补充协议、变更协议、往来信函、会议纪要、验收报告等，也应当及时交合同管理部门进行归档。（二）档案整理合同管理部门应当对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间、保管期限等进行分类编号，建立合同档案目录。合同档案应当装订成册，编制页码，确保档案的完整性和规范性。（三）档案保管合同管理部门应当设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，对合同档案进行妥善保管。合同档案的保管期限应当根据合同的性质、重要程度等因素确定，一般分为短期、中期和长期。合同档案应当按照保管期限进行分类存放，便于查阅和管理。（四）档案查阅公司内部人员查阅合同档案，应当填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅合同档案应当在合同档案室进行，不得将档案原件带出档案室。查阅人员应当遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。七、合同信息化管理（一）信息化系统建设公司应当建立合同信息化管理系统，实现合同管理的信息化、规范化和科学化。合同信息化管理系统应当具备合同起草、审核、签订、履行、变更、解除、结算、档案管理等功能，能够实时跟踪合同履行情况，及时预警合同风险。（二）数据录入与维护合同承办部门应当按照合同信息化管理系统的要求，及时将合同相关信息录入系统。合同管理部门应当对录入的信息进行审核，确保信息的准确性和完整性。合同履行过程中发生的变更、解除等情况，合同承办部门应当及时在系统中进行更新维护。（三）系统使用与管理公司内部人员应当按照规定使用合同信息化管理系统，不得擅自修改、删除系统数据。合同管理部门应当定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。同时，应当加强对系统的安全管理，设置不同的用户权限，防止信息泄露。八、监督与考核（一）监督检查公司应当建立合同管理监督检查制度，定期对合同管理工作进行监督检查。合同管理部门应当对合同签订、履行、变更、解除等情况进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。公司审计部门应当定期对合同管理工作进行审计，重点审计合同管理制度的执行情况、合同签订的合法性和合规性、合同履行的真实性和效益性等。（二）考核评价公司应当建立合同管理考核评价制度，对合同管理部门和合同承办部门的合同管理工作进行考核评价。考核评价内容包括合同签订质量、合同履行情况、合同纠纷处理情况、合同档案管理情况等。考核评价结果